行政事务提醒制度规范

PAGE行政事务提醒制度规范一、总则（一）目的为了加强公司行政事务管理，提高工作效率，确保各项行政工作按时、准确完成，避免因疏忽或遗忘导致工作延误或失误，特制定本行政事务提醒制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括各部门、各岗位涉及行政事务处理的相关人员。（三）基本原则1.准确性原则：提醒信息应准确无误，确保接收者能够清楚了解所提醒的行政事务内容、要求和时间节点。2.及时性原则：根据行政事务的重要程度和时间要求，及时发出提醒，避免因提醒不及时而影响工作进展。3.责任明确原则：明确提醒者和接收者的责任，确保行政事务得到有效跟进和处理。二、提醒内容及方式（一）提醒内容1.会议安排提醒：包括会议名称、时间、地点、参会人员、会议议程等信息。2.文件提交提醒：提醒相关人员按时提交各类行政文件，如报告、报表、申请等，并明确文件的格式、内容要求和提交截止日期。3.工作任务提醒：针对各项行政工作任务，提醒责任人工作内容、完成标准、时间要求等，确保工作按计划推进。4.重要事项提醒：如公司重大活动、节假日安排、行政规章制度更新等重要信息的提醒。（二）提醒方式1.邮件提醒：通过公司内部邮件系统发送提醒信息，邮件主题应明确提醒事项，正文详细说明提醒内容和要求。2.即时通讯工具提醒：利用公司常用的即时通讯工具，如企业微信、钉钉等，发送提醒消息。提醒消息应简洁明了，必要时可附上相关文件或链接。3.手机短信提醒：对于重要且紧急的行政事务，可通过手机短信发送提醒，但应确保短信内容准确、规范，避免引起误解。4.当面提醒：对于一些重要或复杂的行政事务，提醒者可与接收者进行当面沟通，确保接收者清楚了解提醒内容，并解答其疑问。三、提醒流程（一）提醒发起1.行政事务负责人根据工作安排和时间要求，确定需要提醒的事项，并填写《行政事务提醒申请表》，详细说明提醒事项的内容、提醒对象、提醒时间、提醒方式等信息。2.《行政事务提醒申请表》经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。（二）提醒审核行政部门收到《行政事务提醒申请表》后，对提醒事项进行审核。审核内容包括提醒信息的准确性、完整性、合理性以及提醒方式的适用性等。如发现问题，及时与提醒发起部门沟通并进行修改。（三）提醒发送经审核通过的提醒信息，由行政部门按照预定的提醒方式及时发送给相关人员。发送后，行政部门应记录提醒发送的时间、方式、接收人员等信息，以便跟踪和查询。（四）提醒跟进1.接收提醒的人员应及时查看提醒信息，并按照要求进行相应的行政事务处理。如对提醒内容有疑问或异议，应及时与提醒发起部门或行政部门沟通。2.提醒发起部门负责对提醒事项的处理情况进行跟进，确保行政事务按时、高质量完成。对于未能按时完成的事项，应及时查明原因，并采取相应的措施进行督促和协调。（五）提醒记录与存档行政部门负责对所有行政事务提醒进行记录和存档，建立《行政事务提醒台账》。台账应详细记录提醒事项的编号、提醒内容、提醒对象、提醒时间、提醒方式、处理情况等信息，以便查询和统计分析。四、会议安排提醒规范（一）会议计划制定1.各部门应提前制定本部门的会议计划，明确会议的主题、时间、地点、参会人员、会议议程等信息，并提交至行政部门汇总。2.行政部门根据各部门的会议计划，结合公司整体工作安排，制定公司月度会议计划，并发布至全体员工。（二）会议通知发送1.行政部门应在会议召开前[X]个工作日，按照预定的提醒方式向参会人员发送会议通知。会议通知应包含会议的详细信息，如会议名称、时间、地点、参会人员、会议议程、会议要求等。2.对于重要会议，行政部门可提前电话或当面提醒参会人员，确保其按时参加会议。（三）会议提醒跟进1.在会议召开前[X]小时，行政部门再次向参会人员发送会议提醒，提醒其会议的时间、地点等信息，确保参会人员不会忘记。2.会议开始前，行政部门应检查参会人员的签到情况，对于未按时参会的人员，及时进行电话或短信提醒，了解其原因，并根据情况进行相应的处理。五、文件提交提醒规范（一）文件提交计划制定1.行政部门根据公司各项行政工作的要求，制定文件提交计划，明确各类文件的提交时间、提交对象、文件格式和内容要求等信息，并发布至相关部门和人员。2.各部门应根据文件提交计划，安排专人负责文件的准备和提交工作，确保文件按时、准确提交。（二）文件提交提醒发送1.行政部门应在文件提交截止日期前[X]个工作日，按照预定的提醒方式向相关人员发送文件提交提醒。提醒内容应包括文件的名称、提交截止日期、文件格式和内容要求等。2.对于重要文件或紧急文件，行政部门可提前电话或当面提醒相关人员，确保其按时提交文件。（三）文件提交跟进1.在文件提交截止日期前，行政部门应及时跟进文件提交情况，对于未按时提交的人员，及时进行电话或短信提醒，了解其原因，并督促其尽快提交文件。2.行政部门收到文件后，应及时进行审核和登记，并将审核结果反馈给提交部门和人员。对于不符合要求的文件，应及时通知提交部门和人员进行修改和重新提交。六、工作任务提醒规范（一）工作任务分解与分配1.各部门负责人根据公司年度工作计划和本部门工作目标，将各项行政工作任务进行分解，并分配给具体的责任人。2.工作任务分配应明确任务的内容、完成标准、时间要求、质量要求等信息，并填写《行政工作任务分配表》。（二）工作任务提醒发送1.行政部门根据《行政工作任务分配表》，在任务开始前[X]个工作日，按照预定的提醒方式向责任人发送工作任务提醒。提醒内容应包括任务的详细信息，如任务名称、任务内容、完成标准、时间要求、质量要求等。2.对于重要或紧急的工作任务，行政部门可提前电话或当面提醒责任人，确保其清楚了解任务要求，并按时开展工作。（三）工作任务跟进1.责任人在完成工作任务过程中，应及时向部门负责人汇报工作进展情况。部门负责人应定期对工作任务的完成情况进行检查和督促，确保工作任务按时、高质量完成。2.行政部门对各项工作任务的完成情况进行跟踪和统计，对于未能按时完成的任务，及时与相关部门和责任人沟通，了解原因，并协调解决问题。七、重要事项提醒规范（一）重要事项收集与整理1.行政部门负责收集公司内部的重要事项，如公司重大活动安排、节假日安排、行政规章制度更新等，并进行整理和分类。2.各部门应及时向行政部门报送本部门涉及的重要事项，确保重要信息的及时收集和传达。（二）重要事项提醒发送1.行政部门根据重要事项的性质和时间要求，确定提醒对象和提醒方式，并在适当的时间向相关人员发送重要事项提醒。2.重要事项提醒应明确事项的内容、时间、要求等信息，确保接收者能够清楚了解重要事项的相关情况。（三）重要事项跟进1.对于重要事项，行政部门应跟踪其执行情况，确保各项工作按计划推进。如发现问题，及时与相关部门和人员沟通协调，采取措施解决问题。2.行政部门应定期对重要事项的提醒效果进行评估和总结，不断完善重要事项提醒制度，提高提醒工作的准确性和有效性。八、监督与考核（一）监督机制1.行政部门负责对行政事务提醒制度的执行情况进行监督检查，定期检查提醒信息的发送情况、接收人员的反馈情况以及行政事务的处理进度等。2.公司设立监督举报邮箱和电话，鼓励员工对行政事务提醒制度执行过程中存在的问题进行举报和反馈。行政部门对收到的举报和反馈信息进行及时处理，并将处理结果反馈给举报人。（二）考核办法1.将行政事务提醒制度的执行情况纳入员工绩效考核体系，对提醒发起部门和接收人员的工作进行考核。2.对于提醒发起及时、准确，行政事务处理按