法务部门协同规范制度

PAGE法务部门协同规范制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司内部法务部门协同工作流程，确保法务工作的高效、有序开展，有效防范法律风险，维护公司合法权益，保障公司各项业务的顺利进行。（二）适用范围本制度适用于公司内部法务部门及其工作人员，以及与法务工作协同相关的其他部门和人员。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规章制度，确保法务工作合法合规。2.协同合作原则：强调法务部门与各部门之间的协同配合，形成工作合力，共同应对法律事务。3.风险防控原则：以预防为主，提前识别、评估和控制法律风险，将风险化解在萌芽状态。4.高效服务原则：在合法合规的前提下，追求法务工作的高效性，为公司提供优质、及时的法律服务。二、法务部门职责（一）法律咨询与建议1.为公司各部门提供日常法律咨询服务，解答法律问题，提供专业法律意见。2.关注法律法规和政策变化，及时向公司管理层汇报，并提出应对建议，协助公司调整经营策略，防范法律风险。（二）合同管理1.参与公司各类合同的起草、审核、修订工作，确保合同条款合法合规、明确清晰，避免合同纠纷。2.建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行全程跟踪管理，及时发现和处理合同履行中的法律问题。（三）法律风险防控1.定期开展法律风险排查工作，对公司业务流程、管理制度等进行全面梳理，识别潜在法律风险，并提出防控措施。2.针对重大决策、重要业务活动等，进行专项法律风险评估，出具法律风险评估报告，为公司决策提供法律依据。（四）诉讼与非诉讼法律事务处理1.代表公司参与各类诉讼、仲裁活动，维护公司合法权益。制定诉讼策略，组织证据收集、庭审辩论等工作，确保诉讼结果符合公司利益。2.处理公司的非诉讼法律事务，如律师函发送、协商谈判、调解等，妥善解决法律纠纷，避免矛盾激化。（五）知识产权保护1.负责公司知识产权的申请、维护和管理工作，包括商标、专利、著作权等。2.开展知识产权培训，提高公司员工的知识产权意识，防范知识产权侵权风险。（六）合规管理1.建立健全公司合规管理制度，明确合规标准和流程，确保公司运营符合法律法规和监管要求。2.开展合规检查和监督工作，对发现的违规行为及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。三、协同部门职责（一）业务部门1.在业务开展过程中，及时向法务部门通报涉及法律事务的相关信息，包括业务背景、合作方情况、合同条款等，确保法务部门能够提前介入，提供专业支持。2.配合法务部门开展法律风险排查和防控工作，按照要求提供相关资料和数据，协助制定风险防控措施。3.在合同签订、履行过程中，严格按照合同约定和法务部门的法律意见执行，及时反馈合同履行情况，发现问题及时与法务部门沟通协调。（二）财务部门1.协助法务部门审核涉及财务事项的合同条款，确保财务收支的合法性和合规性。2.提供与法律事务相关的财务数据和信息，如诉讼费用、赔偿金额等，配合法务部门进行财务核算和管理。3.在处理法律纠纷涉及财务赔偿时，按照法务部门的要求进行资金支付和账务处理。（三）人力资源部门1.协助法务部门审核涉及劳动人事的合同、规章制度等文件，确保劳动用工的合法性和合规性。2.提供与劳动人事相关的法律事务支持，如劳动纠纷处理、员工权益保护等，配合法务部门维护公司和员工的合法权益。3.在法务部门处理涉及员工的法律事务时，协助做好员工沟通和安抚工作，避免矛盾激化。（四）其他部门根据法务工作需要，配合提供相关资料和信息，协助法务部门完成法律事务处理工作。在涉及跨部门法律事务时，积极协调本部门与其他部门之间的工作，共同推进法务工作的顺利开展。四、协同工作流程（一）信息共享与沟通机制1.建立定期沟通会议制度，法务部门与各协同部门每月至少召开一次工作沟通会议，通报法律事务工作进展情况，协调解决工作中存在的问题，共同商讨下一阶段工作计划。2.设立法务工作联络邮箱和工作群，各部门在工作中发现涉及法律事务的问题或需要法务部门提供支持时，应及时通过联络邮箱或工作群向法务部门发送相关信息，并说明情况。法务部门应及时回复，提供法律意见和建议。3.对于重大法律事务或紧急法律问题，各部门应立即与法务部门进行面对面沟通，确保法务部门能够第一时间了解情况，制定应对措施。（二）合同协同管理流程1.合同起草阶段业务部门负责合同初稿的起草工作，在起草过程中应充分考虑合同涉及的法律问题，并与法务部门进行沟通。法务部门从法律专业角度对合同初稿进行审核，提出修改意见，业务部门根据法务意见对合同进行修订完善。2.合同审核阶段合同初稿修订完成后，业务部门将合同提交给法务部门进行正式审核。法务部门应在规定时间内完成审核工作，并出具审核意见。审核意见应明确指出合同存在的法律问题及修改建议，业务部门根据审核意见再次对合同进行修改，确保合同合法合规。3.合同签订阶段合同审核通过后，业务部门负责与合作方进行合同签订工作。签订前，业务部门应确保合作方已对合同条款进行充分理解和认可，并在合同上加盖公司公章或合同专用章。法务部门对合同签订过程进行监督，确保签订程序合法合规。4.合同履行阶段合同签订后，业务部门负责合同履行工作，并及时向法务部门反馈合同履行情况。法务部门对合同履行过程进行跟踪，定期检查合同履行情况，发现问题及时与业务部门沟通协调，共同采取措施解决问题。5.合同变更与终止阶段如合同履行过程中需要变更或终止合同，业务部门应及时与法务部门沟通，提供相关资料和信息。法务部门从法律角度对变更或终止合同的必要性、合法性进行审查，并出具法律意见。业务部门根据法务意见办理相关手续，确保合同变更或终止合法合规。（三）法律风险防控协同流程1.风险排查阶段法务部门制定法律风险排查计划，明确排查范围、内容和方法。各协同部门按照排查计划要求，组织本部门人员开展风险自查工作，填写风险排查登记表，梳理本部门存在的法律风险点，并将排查结果及时反馈给法务部门。2.风险评估阶段法务部门对各部门反馈的风险排查结果进行汇总分析，运用专业方法对法律风险进行评估，确定风险等级。对于重大法律风险，法务部门组织相关部门召开风险评估会议，共同商讨风险应对措施。3.风险防控措施制定与实施阶段根据风险评估结果，法务部门会同各协同部门制定风险防控措施，并明确责任部门和责任人。各责任部门按照防控措施要求，认真组织实施，确保风险得到有效控制。法务部门对风险防控措施的执行情况进行跟踪检查，及时发现和解决执行过程中存在的问题。（四）诉讼与非诉讼法律事务协同流程1.案件受理阶段当公司面临诉讼或非诉讼法律事务时，相关部门应及时向法务部门报告，并提供详细的案件情况说明和相关证据材料。法务部门对案件进行初步审查，判断是否属于法务部门职责范围，并决定是否受理。2.案件处理阶段法务部门受理案件后，成立案件处理工作小组，明确小组成员职责分工。工作小组开展案件调查、证据收集、法律研究等工作，制定案件处理策略。在处理过程中，法务部门与各协同部门保持密切沟通，根据需要协调相关部门提供支持和配合。3.案件决策阶段案件处理工作小组根据案件调查和分析结果，提出案件处理建议，提交公司管理层进行决策。公司管理层根据法务部门的建议，结合公司实际情况，做出最终决策。法务部门按照公司决策意见，组织实施案件处理工作。4.案件执行阶段对于诉讼案件的生效判决或非诉讼案件的处理结果，法务部门负责监督执行情况。各协同部门按照法务部门的要求，配合做好执行工作，确保公司合法权益得到实现。五、工作保障（一）人员保障1.法务部门应配备足够数量的专业法务人员，确保能够满足公司日常法务工作需求。法务人员应具备扎实的法律专业知识、丰富的实践经验和良好的沟通协调能力。2.加强法务人员培训，定期组织内部培训和外部培训，不断提升法务人员业务水平和综合素质。鼓励法务人员参加法律职业资格考试、专业培训课程等，提高专业技能。3.建立法务人员考核评价机制，对法务人员的工作业绩、专业能力、职业素养等进行全面考核评价，激励法务人员积极工作，提高工作质量和效率。（二）技术保障1.建立法务工作信息化管理系统，实现合同管理、法律风险防控、诉讼案件管理等法务工作流程的信息化操作，提高工作效率和管理水平。2.利用信息化技术手段，加强对法律法规、案例等法律资源的收集、整理和分析，为法务工作提供有力的信息支持。3.配备必要的办公设备和软件，如电脑、打印机、复印机、法律检索软件等，满足法务工作日常需要。（三）经费保障1.公司应设立法务专项经费，保障法务工作的正常开展。法务专项经费主要用于法律咨询、合同审核、诉讼费用、培训费用、法律资源购买等方面。2.建立法务经费预算管理制度，法务部门根据年度工作计划和实际工作需要，编制法务经费预算，经公司管理层审核批准后执行。3.加强对法务经费的管理和监督，确保经费使用合理、合规，提高经费使用效益。六、监督与考核（一）监督机制1.建立法务工作监督检查制度，定期对法务部门协同工作情况进行监督检查，重点检查协同工作流程执行情况、法律风险防控措施落实情况、合同管理情况等。2.设立监督举报邮箱和电话，鼓励公司员工对法务工作中存在的问题进行监督举报。对于举报内容，公司应及时进行调查核实，并根据调查结果进行处理。3.法务部门定期向公司管理层汇报协同工作情况，接受公司管理层的监督和指导。公司管理层对法务工作提出的意见和建议，法务部门应认真落实，及时改进工作。（二）考核机制1.制定法务部门协同工作考核办法，明确考核指标、考核标准和考核方式。考核指标应包括工作业绩、工作质量、协同配合、法律风险防控等方面。2.考核方式采用定期考核与不定期考