规范基层资料管理制度

PAGE规范基层资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司基层资料管理，确保资料的完整性、准确性、规范性和安全性，提高工作效率，为公司各项决策提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司基层各部门、各岗位在工作中形成的各类资料的管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保资料管理合法合规。2.真实准确原则：资料应如实反映工作实际情况，数据准确无误，信息完整可靠。3.及时归档原则：工作完成后应及时将相关资料进行整理归档，避免积压和丢失。4.安全保密原则：对涉及公司机密的资料要严格保密，防止信息泄露。二、资料分类与编号（一）资料分类1.行政文件类：包括公司下发的各类通知、决定、规章制度等。2.业务报表类：如销售报表、财务报表、生产报表等。3.项目文档类：项目立项报告、可行性研究报告、项目进度记录等。4.客户资料类：客户基本信息、合作协议、往来函件等。5.技术资料类：技术方案、设计图纸、工艺文件等。6.会议纪要类：公司各类会议形成的纪要。（二）编号规则1.采用数字与字母相结合的方式进行编号。2.编号应体现资料类别、年份、顺序号等信息。例如，行政文件类编号为XZ[年份][顺序号]，业务报表类编号为YB[年份][顺序号]等。三、资料收集与整理（一）收集要求1.各岗位工作人员应按照工作职责，及时收集工作中产生的各类资料。2.对于外部接收的资料，如客户提供的文件、政府部门下发的通知等，应在收到后及时进行登记和传递。（二）整理规范1.资料应按照分类进行整理，同类资料应按照时间顺序或重要程度进行排列。2.对资料进行编号，并在每份资料上标注清晰的编号。3.去除资料中的无关信息，如空白页、重复页等，确保资料简洁明了。四、资料归档与存储（一）归档流程1.资料整理完成后，应由专人负责将其归档至相应的档案柜或电子存储系统。2.在归档时，应填写归档清单，注明资料名称、编号、归档日期等信息。（二）存储方式1.纸质存储：设立专门的档案柜，按照资料类别进行分类存放，并建立档案索引，便于查找。2.电子存储：采用服务器存储或云存储等方式，对电子资料进行备份和管理。电子资料应按照分类建立文件夹，命名规则与纸质资料编号相对应。（三）存储环境要求1.纸质档案存储环境应保持干燥、通风，温度和湿度适宜，防止档案发霉、变质。2.电子存储设备应定期进行维护和检查，确保数据安全，防止数据丢失或损坏。五、资料查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅资料的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门进行查阅。2.涉及公司机密的资料，查阅人员应签署保密协议，严格限制查阅范围。（二）借阅流程1.因工作需要借阅资料的，应填写借阅申请表，注明借阅资料名称、编号、借阅期限等信息。2.经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。3.借阅人员应妥善保管借阅的资料，不得转借他人，不得擅自复印、摘抄。4.借阅期限届满，借阅人员应及时归还资料，档案管理部门应对归还的资料进行检查，如有损坏或丢失，应追究借阅人员的责任。六、资料保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司机密的资料，应明确保密级别，并采取相应的保密措施，如加密存储、限制访问权限等。2.接触机密资料的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在资料的传递、使用过程中，应注意保密，防止信息泄露。（二）安全管理1.加强对档案存储场所的安全防范，安装必要的防盗、防火、防潮等设施。2.定期对资料进行清查和盘点，确保资料的安全完整。3.对涉及重要信息的电子资料，应进行数据备份，并异地存储，防止因自然灾害等原因导致数据丢失。七、资料销毁与处置（一）销毁条件1.资料已超过保存期限，且无继续保存价值的。2.资料涉及的事项已完成，且不再需要留存的。3.资料因损坏、变质等原因无法使用的。（二）销毁流程1.由档案管理部门提出资料销毁申请，注明销毁资料名称、编号、数量等信息。2.经公司相关领导批准后，组织专人进行销毁。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息。4.对于电子资料，应采用专业的数据删除工具进行彻底删除，确保数据无法恢复。八、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对基层资料管理工作进行监督检查，检查内容包括资料的收集、整理、归档、存储、查阅、借阅、保密等环节。2.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。（二）考核机制1.将资料管理工作纳入公司绩效考核体系，对资料管理工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励。2.对资料管理工作存在问题的部门和个人，视情节轻重给予相应的处罚，如扣减绩效分数、通报批评等。九、附则（一）