煤矿印章管理制度规范

PAGE煤矿印章管理制度规范一、总则（一）目的为加强煤矿印章管理，规范印章使用流程，保障煤矿运营安全、有序、高效进行，维护煤矿合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于煤矿内部各部门、各分支机构以及全体员工在与煤矿经营管理活动相关的各类事务中使用印章的行为。（三）印章种类及定义1.行政公章：代表煤矿法人意志，具有最高法律效力，用于对外签订合同、协议、出具重要文件、证明等涉及煤矿重大事项的场合。2.财务专用章：专门用于煤矿财务核算、资金收付、票据开具等财务相关业务。3.合同专用章：用于签订各类经济合同，明确合同双方权利义务，保障合同的法律效力。4.部门印章：各部门根据工作需要设立的印章，用于部门内部文件往来、业务联系等相对特定范围内的事务。（四）管理原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及行业标准，确保印章使用合法合规。2.分级负责原则：明确各级管理人员在印章管理中的职责，实行分级管理，各负其责。3.专人专管原则：指定专人负责印章的保管、使用登记等工作，确保印章管理的专业性和安全性。4.严格审批原则：印章使用必须经过严格的审批流程，未经批准不得擅自使用。二、印章刻制与启用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章时，由相关部门提出书面申请，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经煤矿主要负责人批准。2.申请获批后，由煤矿办公室统一办理印章刻制手续，选择具有合法资质的印章制作单位进行刻制。3.印章刻制完成后，制作单位应提供印章印模，煤矿办公室负责将印模留存备案，并将印章移交至指定保管人。（二）印章启用1.新印章启用前，煤矿办公室应发布启用通知，明确印章启用日期、使用范围、审批流程等相关事项。2.启用通知应发送至煤矿内部各部门、各分支机构以及相关外部单位，确保相关人员知晓新印章启用信息。3.新印章启用后，原相关印章同时废止，废止印章应及时上缴煤矿办公室封存或销毁。三、印章保管（一）保管人员职责1.行政公章、财务专用章、合同专用章由煤矿办公室指定专人保管，部门印章由各部门指定专人保管。2.印章保管人员应具备高度责任心，严格遵守印章管理制度，妥善保管印章，确保印章安全。3.印章保管人员不得擅自将印章交予他人保管或使用，如因特殊情况需要委托他人代管，必须经煤矿主要负责人批准，并办理书面委托手续。4.印章保管人员应定期检查印章保管情况，如发现印章损坏、遗失等情况，应及时报告，并采取相应措施进行处理。（二）保管设施与环境1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并放置在有安全防护措施的房间。2.保管印章的房间应配备必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施，确保印章存放环境安全适宜。3.严禁将印章存放在不安全的场所，如无人值守的办公室、易受损坏或丢失的地方等。四、印章使用（一）使用范围1.行政公章用于煤矿对外签订合同、协议、出具重要文件、证明等涉及煤矿重大事项的场合；对内用于发布重要通知、决定、决议等文件。2.财务专用章用于煤矿财务核算、资金收付、票据开具等财务相关业务。3.合同专用章用于签订各类经济合同，明确合同双方权利义务，保障合同的法律效力。4.部门印章用于部门内部文件往来、业务联系等相对特定范围内的事务，不得用于对外签订合同、出具重要文件等涉及煤矿重大事项的场合。（二）使用流程1.申请：使用印章时，申请人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、使用部门、申请人等信息，并按照审批权限提交相关领导审批。2.审批：一般事项用印，由部门负责人审批；重要事项用印，经部门负责人审核后，报分管领导审批；重大事项用印，经分管领导审核后，报煤矿主要负责人审批。3.登记：印章保管人员在印章使用前，应对《印章使用申请表》进行审核，确认审批手续齐全后，进行印章使用登记，记录用印时间、用印事项、用印文件名称、份数、使用部门、申请人、批准人等信息。4.用印：印章保管人员应严格按照审批内容和范围用印，确保印章使用准确无误。用印时，应将印章端正、清晰地加盖在文件规定位置，并在骑缝处加盖印章。5.留存：用印完成后，印章保管人员应将《印章使用申请表》及用印文件复印件留存归档，以备查阅。（三）特殊情况用印1.如遇紧急情况，无法按照正常审批流程用印时，申请人应电话请示相关领导同意后，先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.对于涉及金额较大、风险较高的经济合同等重要文件，在用印前应进行法律审核，确保文件内容合法合规。五、印章停用与销毁（一）停用情形1.因煤矿机构调整、名称变更等原因，相关印章不再使用。2.印章损坏、遗失或被盗，无法继续正常使用。3.根据法律法规、行业标准或煤矿内部规定，需要停用的其他情形。（二）停用程序1.印章保管人员发现印章需要停用时，应及时报告煤矿办公室，并填写《印章停用申请表》，说明停用原因、停用印章名称等信息。2.煤矿办公室审核《印章停用申请表》后，报煤矿主要负责人批准。3.经批准后，煤矿办公室发布印章停用通知，明确停用日期、停用印章名称等相关事项，并将停用通知发送至煤矿内部各部门、各分支机构以及相关外部单位。（三）销毁程序1.对于停用的印章，除因工作需要留存备查的外，应及时进行销毁。2.印章销毁前，由煤矿办公室组织相关部门对拟销毁印章进行清点、核对，确保印章数量准确无误。3.印章销毁应采用适当方式进行，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。4.印章销毁过程中，应安排专人负责监督，并填写《印章销毁登记表》，记录销毁印章名称、数量、销毁时间、销毁方式、监督人等信息。5.《印章销毁登记表》应经相关人员签字确认后，留存归档。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.煤矿办公室负责定期对印章管理情况进行监督检查，检查内容包括印章保管情况、使用登记情况、审批流程执行情况等。2.监督检查可采取定期检查与不定期抽查相结合的方式进行，确保印章管理工作规范有序。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关部门或人员限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）责任追究1.对于违反印章管理制度，擅自使用印章、违规用印、印章保管不善导致印章损坏、遗失或被盗等行为，将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。2.如因印章管理不当给煤矿造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应