监理专户存储制度规范

PAGE监理专户存储制度规范一、总则（一）目的为加强监理项目资金管理，规范监理专户存储行为，确保资金安全、专款专用，提高资金使用效益，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本公司承接的各类监理项目，包括但不限于房屋建筑、市政工程、公路桥梁、水利水电等领域的监理服务。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、行业监管要求以及公司内部财务制度，确保专户存储操作合法合规。2.安全性原则：保障监理专户资金的安全，防止资金被盗用、挪用或流失，采取必要的安全防护措施。3.专款专用原则：监理专户资金应专项用于监理项目相关的费用支出，不得挪作他用。4.透明性原则：专户存储信息应保持透明，便于公司内部管理、监督以及相关部门的检查。二、专户开设与管理（一）专户开设1.根据监理项目合同要求及实际资金管理需要，由公司财务部门负责统一开设监理专户。2.专户开设应选择具有良好信誉、资金安全保障能力的银行，并与银行签订相关账户管理协议，明确双方权利义务。3.专户名称应规范统一，包含公司名称、项目名称及“监理专户”字样，以便于识别和管理。（二）账户信息管理1.财务部门应妥善保管监理专户的开户许可证、银行账户账号、密码等重要信息，确保信息安全。2.建立账户信息变更登记制度，如账户名称、账号、开户行等信息发生变更时，应及时办理相关手续，并在公司内部进行备案。（三）账户日常监控1.财务人员应定期对监理专户进行监控，核对账户余额、资金收支明细等信息，确保账实相符。2.关注专户资金动态，及时发现异常收支情况，如资金异常大额变动、不明来源款项等，应立即进行调查核实，并向上级报告。三、资金缴存（一）缴存依据1.监理项目业主按照合同约定支付的监理费用，应缴存至监理专户。2.公司按照规定从监理项目收入中提取的相关费用，如质量保证金、风险保证金等，也应缴存至专户。（二）缴存方式1.业主支付监理费用时，应按照合同约定的支付方式和时间，将款项直接支付至监理专户。2.公司提取相关费用时，应通过正规财务流程进行转账操作，确保资金准确缴存至专户。（三）缴存记录1.财务部门应建立详细的资金缴存记录，包括缴存日期、缴存金额、缴存来源、凭证号码等信息。2.缴存记录应妥善保存，以便日后查询和核对，作为资金管理的重要依据。四、资金使用（一）使用范围1.监理人员薪酬，包括工资、奖金、津贴、补贴等。2.监理业务费用，如办公费、差旅费、通讯费、检测费、设备租赁费等。3.项目成本支出，如监理设施购置、维护费用等。4.按照合同约定应支付的其他与监理项目相关的费用。（二）使用审批1.监理项目资金使用实行审批制度，由项目负责人根据实际业务需求填写资金使用申请表。2.申请表应详细说明资金用途、金额、支付对象等信息，并附上相关证明材料，如发票、合同协议等。3.资金使用申请表按照公司内部审批流程进行流转，依次经过项目负责人、部门主管、财务负责人、公司领导审批签字。4.审批通过后的资金使用申请表作为支付凭证，财务部门据此办理资金支付手续。（三）支付方式1.对于符合支付条件的款项，财务部门应根据审批意见，选择合适的支付方式进行支付。2.支付方式包括银行转账、支票支付、网上支付等，应优先采用安全、便捷、合规的支付方式。3.支付时应确保收款人信息准确无误，避免因信息错误导致资金支付失败或延误。（四）使用记录1.财务部门应建立资金使用记录，详细记录每一笔资金支出的日期、金额、用途、支付对象、支付凭证号码等信息。2.资金使用记录应定期进行核对和整理，与资金缴存记录、银行对账单等进行比对，确保资金收支清晰、准确。五、资金核算与报表（一）核算要求1.财务部门应按照国家统一的会计制度和公司内部财务核算办法，对监理专户资金进行独立核算。2.准确记录专户资金的收入、支出、结余情况，确保会计信息真实、完整、准确。3.定期对专户资金进行账务处理，编制记账凭证，登记账簿，进行成本核算和效益分析。（二）报表编制1.每月末，财务部门应根据专户资金核算情况，编制监理专户资金月报。2.月报内容包括专户资金收支明细、余额情况、资金使用分析等，应数据准确、内容清晰、分析合理。3.月报经财务负责人审核后，报送公司领导及相关部门，为公司决策提供资金管理依据。（三）财务审计1.公司定期对监理专户资金进行内部审计，检查资金缴存、使用、核算等情况是否符合本制度规范及相关法律法规要求。2.内部审计应形成审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，督促相关部门及时整改。3.接受外部审计机构的审计监督，积极配合审计工作，提供真实、完整的财务资料和相关信息。六、监督与检查（一）内部监督1.公司建立健全内部监督机制，财务部门负责对监理专户资金进行日常监督管理。2.审计部门定期对专户资金进行审计监督，检查资金管理的合规性、安全性和效益性。3.各部门应配合财务、审计部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。（二）外部检查1.积极接受行业主管部门、财政部门等外部机构的检查监督，按照要求及时提供专户资金管理资料。2.对于外部检查提出的问题，应认真对待，及时整改，并将整改情况报告上级主管部门。（三）违规处理1.对于违反本制度规范的行为，如挪用专户资金、违规开设账户、虚假报账等，一经查实，将严肃追究相关责任人的责任。2.责任人应承担相应的经济赔偿责任，情节严重的，将依法追究法律责任。3.对违规行为进行通报批评，以起到警示作用，防止类似问题再次发生。七、信息沟通与档案管理（一）信息沟通1.建立监理专户资金管理信息沟通机制，加强财务部门与项目部门、公司领导及其他相关部门之间的信息交流。2.定期召开资金管理工作会议，通报专户资金收支情况、存在问题及解决措施，共同研究解决资金管理中的重大事项。3.项目部门应及时向财务部门反馈项目资金需求及使用情况，以便财务部门合理安排资金。（二）档案管理1.监理专户资金管理相关档案包括开户资料、缴存记录、使用审批文件、支付凭证、会计凭证、账簿、报表、审计报告等。2.档案管理部门应按照档案管理规定，对上述档案进行分类整理、装订成册，并妥善保