政府文件格式规范制度

PAGE政府文件格式规范制度一、总则（一）目的为了确保政府文件格式的统一、规范与标准化，提高文件的质量和处理效率，增强文件的严肃性和权威性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于各级政府部门、直属机构、派出机构以及法律法规授权的具有管理公共事务职能的组织所制发的各类文件，包括但不限于命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要等。（三）基本原则1.合法性原则：文件格式应符合国家法律法规以及相关行业标准的规定，确保文件的法律效力和规范性。2.准确性原则：文件内容表达准确、清晰，格式规范应准确反映文件的性质、用途和结构，避免产生歧义。3.一致性原则：同一政府部门或同一类型文件的格式应保持一致，不同层级政府部门之间的文件格式应相互衔接、协调统一。4.实用性原则：文件格式应便于文件的起草、审核、印发、存档和查阅，提高工作效率，降低行政成本。二、文件格式规范（一）页面设置1.纸张规格：一般采用A4纸（210mm×297mm），特殊情况可根据文件内容和用途选用其他规格纸张，但应在文件首页明确标注。2.页边距：上、下页边距为2.54cm，左、右页边距为3.17cm。3.页眉页脚：页眉一般为文件制发机关名称，采用宋体小五号字，居中排列；页脚一般为页码，采用宋体小五号字，居右排列。（二）字体字号1.标题：一般采用宋体二号字，加粗，居中排列。标题应准确概括文件的主要内容，简洁明了，避免冗长复杂。2.主送机关：一般采用宋体三号字，顶格书写，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。3.正文：一般采用宋体小四号字，行距一般为固定值28磅。正文应层次分明，段落清晰，每自然段首行缩进2个汉字。4.附件说明：一般采用宋体小四号字，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.[附件名称1]”）。5.发文机关署名：一般采用宋体三号字，署发文机关全称或者规范化简称，以机关名义制发的文件，应加盖发文机关印章。6.成文日期：一般采用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），在发文机关署名下一行，右空四字编排。7.附注：一般采用宋体小四号字，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。附注主要用于对文件的发放范围、使用注意事项等进行说明。（三）段落格式1.标题与正文：标题与正文之间应空一行，以区分层次。2.不同层次标题：一级标题一般用“一、”“二、”“三、”……标注；二级标题一般用“（一）”“（二）”“（三）”……标注；三级标题一般用“1.”“2.”“3.”……标注；四级标题一般用“（1）”“（2）”“（3）”……标注。各级标题应按照顺序依次使用，不得越级使用。3.段落间距：除标题、主送机关、正文等之间有明确规定的间距外，其他段落之间一般应保持适当的间距，避免过于紧密或松散。（四）编号与页码1.文号：文号一般由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，如“国发〔2023〕1号”。发文机关代字应简洁明了，能够准确反映发文机关的性质和职能；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。文号应编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。2.签发人：上行文应当标注签发人姓名。签发人姓名一般用楷体三号字，编排在发文机关标志下空二行位置，居右空一字，与发文字号同行。3.页码：页码应编排在页面底部居中位置，数字左右各放一条一字线；空白页和空白页以后的页不编排页码。（五）印章1.印章的种类：政府文件印章分为行政印章和专用印章。行政印章是代表政府行使职权的法定凭证，专用印章是在特定业务范围内使用的印章。2.印章的使用：文件盖章应确保印章清晰、端正、完整，不得模糊、歪斜或重叠。印章应加盖在发文机关署名处，上不压正文，下压成文日期，骑年盖月。联合行文时，印章之间互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。3.印章的管理：印章的刻制、启用、停用、销毁等应严格按照相关规定办理，建立印章使用登记制度，记录印章的使用时间、用途、批准人等信息，确保印章使用安全、规范。（六）附件1.附件的定义：附件是指附属于文件正文的其他文件、图表、数据等材料，与正文具有同等效力。2.附件的格式：附件应与正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。附件的标题应与正文标题保持一致的格式要求，字体字号等应与正文协调统一。3.附件的标注：在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.[附件名称1]”）。附件名称后不加标点符号。三、文件起草与审核（一）起草要求1.内容准确：文件起草应深入调查研究，广泛收集资料，确保文件内容真实、准确、完整，符合法律法规和政策要求。2.逻辑清晰：文件结构应合理，层次分明，逻辑严谨，表述简洁明了，避免出现前后矛盾、条理不清的情况。3.格式规范：起草过程中应严格按照本制度规定的文件格式要求进行排版，确保文件格式的一致性和规范性。（二）审核流程1.初审：文件起草完成后，应由起草部门负责人进行初审，重点审核文件内容的准确性、完整性、逻辑性以及格式的规范性等，提出修改意见并签字确认。2.复审：初审通过后的文件，应提交本部门的综合办公机构或专门的审核机构进行复审。复审人员应从文件的政策依据、文字表述、格式规范等方面进行全面审核，提出复审意见并签字确认。3.终审：复审通过后的文件，应提交本部门的主要领导或分管领导进行终审。终审领导应对文件的内容、格式、印发范围等进行最终审定，签署审批意见并签字确认。（三）审核要点1.合法性审核：审核文件内容是否符合国家法律法规、政策规定以及上级文件精神，是否存在违法违规或与政策相悖的条款。2.准确性审核：审核文件表述是否准确无误，数据是否真实可靠，概念是否清晰明确，避免出现歧义或模糊不清的表述。3.规范性审核：审核文件格式是否符合本制度规定的要求，字体字号、段落格式、编号页码、印章使用等是否规范统一。4.协调性审核：审核文件与其他相关文件之间是否协调一致，避免出现政策冲突或重复规定的情况。四、文件印发与存档（一）印发流程1.排版校对：文件审核通过后，由专门的排版人员按照审核确定的格式进行排版，并进行严格的校对，确保文件内容与格式准确无误。2.印制分发：排版校对后的文件应及时交付印制，印制过程中应严格控制质量，确保文件印刷清晰、装订整齐。文件印制完成后，应按照规定的印发范围进行分发，并做好分发记录。（二）存档要求1.纸质存档：文件印发后，应及时将纸质文件整理归档，按照文件的类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查阅和管理。2.电子存档：同时，应将文件的电子版本进行备份存档，建立电子文件档案库，确保电子文件的安全存储和有效利用。电子文件应按照规范的命名规则进行命名，并与纸质文件相对应，便于查找和核对。3.存档期限：文件的存档期限应根据文件的性质、重要程度和保管价值等确定，一般分为永久保存、长期保存和短期保存。具体存档期限应按照国家有关档案管理规定执行。五、监督与检查（一）监督机制建立健全政府文件格式规范监督机制，明确监督职责和分工，确保文件格式规范制度的有效执行。各级政府部门应加强对本部门及所属单位文件格式规范工作的监督检查，定期对文件格式进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。（二）检查内容1.文件格式合规性：检查文件是否符合本制度规定的页面设置、字体字号、段落格式、编号页码、印章使用等格式要求。2.文件起草与审核程序执行情况：检查文件起草、审核流程是否严格按照规定执行，各级审核意见是否得到落实。（三）问题处理对检