规范教辅资料征订制度

PAGE规范教辅资料征订制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织对教辅资料征订工作的管理，规范征订流程，确保征订工作的公开、公平、公正，提高教辅资料的质量和适用性，满足教学需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及教辅资料征订的部门、人员及相关活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及教育主管部门的相关规定，确保教辅资料征订工作合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量高、内容准确、符合教学大纲和学生实际需求的教辅资料。3.公开公正原则：征订过程应公开透明，接受各方监督，确保公平公正，杜绝不正当利益输送。4.按需征订原则：根据教学实际需要，合理确定教辅资料的种类和数量，避免盲目征订和浪费。二、征订计划制定（一）需求调研1.各教学部门应定期开展教辅资料使用需求调研，广泛征求教师、学生的意见和建议。2.调研内容包括但不限于现有教辅资料的使用情况、存在的问题、对新资料的需求方向、不同学科和年级的特殊需求等。3.根据调研结果，形成详细的需求调研报告，为征订计划的制定提供依据。（二）征订计划编制1.各教学部门根据需求调研报告，结合教学大纲和课程安排，编制本部门的教辅资料征订计划。2.征订计划应明确教辅资料的名称、版本、适用学科和年级、预计数量等详细信息。3.对于首次征订或更换版本的教辅资料，应提供相关的资料介绍、评价等参考材料。4.征订计划需经部门负责人审核签字后，提交至公司/组织的教辅资料管理部门。（三）计划审核与汇总1.教辅资料管理部门收到各教学部门的征订计划后，应进行统一审核。2.审核内容包括计划的合理性、合规性、与教学实际需求的匹配度等。3.对于不符合要求的征订计划，及时与相关部门沟通，提出修改意见，直至审核通过。4.审核通过后的征订计划进行汇总，形成公司/组织整体的教辅资料征订计划。三、供应商选择与管理（一）供应商资质要求1.具有合法的营业执照、出版物经营许可证等相关资质证书。2.具备良好的商业信誉，无不良经营记录。3.有较强的供货能力和售后服务能力，能够保证教辅资料的及时供应和质量保障。（二）供应商筛选与评估1.教辅资料管理部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商名录。2.对潜在供应商进行实地考察或资质审核，了解其经营状况、产品质量、价格水平、服务承诺等情况。3.定期对现有供应商进行评估，评估内容包括供货质量、交货期、价格变动、售后服务等方面。4.根据评估结果，对表现优秀的供应商给予优先合作机会，对不符合要求的供应商进行淘汰或整改。（三）合作协议签订1.确定合作供应商后，应与其签订详细的合作协议。2.合作协议应明确双方的权利和义务，包括教辅资料的品种、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等条款。3.协议中应约定违约责任和争议解决方式，以保障双方的合法权益。4.合作协议签订后，双方应严格按照协议履行各自的职责。四、征订流程（一）征订申请1.各教学部门根据审核通过后的征订计划，填写教辅资料征订申请表。2.申请表应详细注明教辅资料的名称、版本、适用学科和年级、数量、预计到货时间等信息。3.申请表需经部门负责人签字确认后，提交至教辅资料管理部门。（二）审批流程1.教辅资料管理部门收到征订申请表后，进行初审。2.初审内容包括申请表信息的完整性、准确性，征订计划的执行情况等。3.初审通过后，将申请表提交至财务部门进行预算审核。4.财务部门根据公司/组织的财务预算和资金状况，对征订费用进行审核。5.预算审核通过后，申请表提交至公司/组织的主管领导进行最终审批。6.主管领导根据教辅资料的必要性、征订计划的合理性等因素进行审批，审批通过后方可进行征订。（三）合同签订与执行1.教辅资料管理部门根据审批通过的征订申请表，与选定的供应商签订采购合同。2.采购合同应严格按照合作协议的条款执行，明确双方的权利和义务。3.在合同执行过程中，教辅资料管理部门应及时跟踪供应商的供货进度，确保按时、按质、按量到货。4.如遇供应商无法按时交货、产品质量问题等情况，应及时与供应商沟通协商，采取相应的解决措施，并按照合同约定追究供应商的违约责任。(四)验收与付款1.教辅资料到货后，由教辅资料管理部门组织相关人员进行验收。2.验收内容包括资料的品种、数量、版本、质量等是否与采购合同一致。3.验收合格后，填写验收报告，并将验收报告提交至财务部门。4.财务部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。5.付款方式应按照合同约定执行，确保资金支付的安全和合规。五、征订过程中的监督与管理（一）内部监督1.公司/组织设立专门的监督小组，对教辅资料征订工作进行全程监督。2.监督小组由公司/组织内部的纪检、审计、财务等部门人员组成。3.监督内容包括征订计划的制定、供应商选择、征订流程执行、合同签订与执行、验收与付款等环节。4.监督小组定期对征订工作进行检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）信息公开1.建立教辅资料征订信息公开制度，定期公布征订计划、供应商选择结果、采购合同、验收情况等信息。2.信息公开渠道包括公司/组织内部网站、公告栏等，方便教职工和学生查阅和监督。3.对于涉及学生利益的重要信息，应及时通知学生及其家长，保障其知情权。（三）投诉处理1.设立投诉举报渠道，接受教职工、学生及家长对教辅资料征订工作的投诉和举报。2.对收到的投诉举报进行及时调查核实，对于违规行为依法依规严肃处理。3.将投诉举报处理结果及时反馈给投诉举报人，并向公司/组织内部公开。六、资料使用与管理（一）资料发放1.教辅资料到货验收合格后，由教辅资料管理部门按照各教学部门的需求进行发放。2.发放过程中应做好记录，包括发放时间、资料名称、数量、领取人等信息。3.确保资料及时、准确地发放到各教学部门和教师手中，满足教学需要。（二）使用跟踪1.各教学部门应定期对教辅资料的使用情况进行跟踪，了解教师和学生对资料的使用反馈。2.跟踪内容包括资料的适用性、质量问题、使用效果等方面。3.根据跟踪结果，及时调整教辅资料的使用策略，提高资料的使用效益。（三）库存管理1.教辅资料管理部门应建立库存管理制度，对未发放的教辅资料进行妥善保管。2.库存管理应做到分类存放、标识清晰、账物相符，确保资料的安全和完整。3.定期对库存资料进