档案实名登记制度规范

PAGE档案实名登记制度规范一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案信息的真实性、完整性和安全性，规范档案实名登记工作，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案管理的部门、岗位及人员，包括但不限于档案的形成、收集、整理、保管、利用等环节。（三）基本原则1.真实性原则：档案实名登记信息应如实反映档案形成者、档案内容等真实情况，不得虚假登记。2.完整性原则：确保登记信息涵盖档案的关键要素，无遗漏，保证档案信息的全面性。3.安全性原则：采取必要措施保障登记信息的安全，防止信息泄露、篡改等情况发生。4.及时性原则：档案形成或变动后，应及时进行实名登记，保证信息的时效性。二、档案实名登记的主体与内容（一）档案形成者登记1.个人：对于以个人名义形成的档案，如员工个人工作记录、科研成果等，应登记个人姓名、性别、身份证号、所在部门、岗位、联系方式等基本信息。2.部门：部门形成的档案，登记部门名称、负责人姓名、联系电话等。3.外部机构或个人：涉及与外部机构或个人合作产生的档案，登记对方机构名称、法定代表人、联系人姓名、联系方式、合作项目名称等。（二）档案内容登记1.文件类档案：登记文件标题、文号、发文日期、密级、保管期限等。2.合同类档案：登记合同名称、合同编号、签订日期、合同双方主体信息、合同主要条款摘要、保管期限等。3.项目类档案：登记项目名称、项目编号、项目起止时间、项目负责人、项目内容简介、保管期限等。4.证照类档案：登记证照名称、证照编号、颁发机关、颁发日期、有效期、保管期限等。（三）档案变动登记1.档案移交：记录移交时间、移交部门、接收部门、移交档案清单等。2.档案借阅：登记借阅人姓名、所在部门、借阅档案名称及编号、借阅日期、归还日期等。3.档案销毁：记录销毁时间、销毁档案清单、审批人等信息。三、档案实名登记流程（一）档案形成阶段1.档案形成者在档案产生后，应及时填写档案实名登记表，确保信息准确无误。2.将填写好的登记表提交至所在部门档案管理人员进行初步审核。审核内容包括信息完整性、准确性、与档案内容的一致性等。如发现问题，及时反馈给档案形成者进行修正。（二）档案整理阶段1.部门档案管理人员对收集到的档案进行整理时，再次核对实名登记信息，确保信息与档案实体相符。2.按照档案分类标准，对档案进行分类编号，并将实名登记信息与档案编号对应，建立准确的索引关系。（三）档案入库阶段1.整理后的档案移交至档案保管部门时，保管部门档案管理人员根据移交清单，对档案实名登记信息进行最终审核。2.审核通过后，将档案入库，并在档案管理系统中录入实名登记信息，建立电子档案目录，实现档案实体与电子信息的关联存储。（四）档案利用阶段1.借阅：借阅人填写借阅申请表，注明借阅档案名称、编号、借阅目的等信息，经所在部门负责人审批后，提交至档案保管部门。2.档案保管部门根据审批后的申请表，进行实名登记，记录借阅相关信息，并按照规定办理借阅手续，提供档案借阅服务。3.归还：借阅人归还档案时，档案保管部门检查档案是否完好无损，核对归还时间，并在实名登记记录中注明归还情况。（五）档案变动阶段1.移交：移交部门填写档案移交申请表，详细列出移交档案清单及实名登记信息，经双方部门负责人审批后，办理档案移交手续。档案保管部门接收后，更新实名登记信息及档案管理系统记录。2.销毁：档案保管部门定期对已到保管期限且无保存价值的档案进行鉴定，提出销毁意见。填写档案销毁申请表，注明销毁档案清单及实名登记信息，经公司/组织主管领导审批后，组织实施销毁，并在实名登记记录中注明销毁情况。四、档案实名登记信息管理（一）信息存储1.建立专门的档案实名登记信息数据库，采用安全可靠的存储设备和存储方式，确保信息的长期保存。2.对数据库进行定期备份，备份数据存储在异地，以防止数据丢失。（二）信息维护1.档案管理人员定期对实名登记信息进行检查，发现信息变更或错误时，及时进行更新和修正。2.对于离职、岗位变动等人员信息变化情况，所在部门应及时通知档案管理部门，以便及时更新实名登记信息。（三）信息安全1.设定不同的用户权限，严格控制对实名登记信息的访问。只有经过授权的人员才能查询、修改相关信息。2.采取数据加密、防火墙、入侵检测等安全技术手段，防止信息泄露、被篡改或遭受网络攻击。3.对涉及个人隐私的实名登记信息，严格按照国家相关法律法规进行管理，确保信息安全。五、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对档案实名登记制度的执行情况进行审计检查，重点检查登记信息的真实性、完整性、及时性，以及登记流程的合规性。2.档案管理部门定期开展自查自纠工作，对本部门档案实名登记工作进行全面梳理，发现问题及时整改。（二）外部监督1.接受上级主管部门、行业监管机构等的监督检查，积极配合提供相关档案实名登记资料。2.根据外部监督意见和建议，及时完善档案实名登记制度规范，改进工作流程。（三）违规处理1.对于违反档案实名登记制度的行为，如虚假登记、信息泄露、未及时登记等，视情节轻重给予相应的纪律处分。2.因违规行为给公司/组织造成损失的，依法追究相关人员的经济赔偿责任。构成犯罪的，移交司法机关依法处理。六、培训与宣传（一）培训1.定期组织档案实名登记制度培训，针对不同岗位人员开展有针对性的培训内容。培训对象包括档案形成者、档案管理人员、利用档案的相关人员等。2.培训内容涵盖制度规范解读、登记流程操作、信息安全知识等，通过案例分析、实际操作演示等方式，提高培训效果。3.对新入职员工进行档案实名登记制度的入职培训，使其尽快熟悉并掌握相关要求。（二）宣传1.通过公司/组织内部网站、宣传栏、工作手册等多种渠道，宣传档案实名登记制度的重要性和具体要求。2.制作宣传海报、宣传视频等资料，直观展示档案实名登记的流程和注意事项，提高全体员工对制