成都市档案局制度规范

PAGE成都市档案局制度规范一、总则（一）目的为加强成都市档案局的管理，确保档案工作的规范化、科学化、制度化，提高档案管理水平和服务质量，依据国家有关法律法规和档案行业标准，结合本局实际情况，制定本制度规范。（二）适用范围本制度规范适用于成都市档案局全体工作人员以及本局开展的各项档案管理工作。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家法律法规，依法开展档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.统一领导原则：实行局党组统一领导，明确各部门职责，确保档案工作协调一致。3.科学管理原则：运用现代科学技术和管理方法，提高档案管理的效率和质量。4.安全保密原则：确保档案的安全，严格保密制度，防止档案信息泄露。二、档案管理职责分工（一）局办公室1.负责全局档案工作的统筹协调和指导，制定档案工作计划和规章制度。2.负责局机关各类文件材料的收集、整理、归档和保管工作。3.指导和监督各部门档案工作，组织档案业务培训和考核。（二）各业务部门1.负责本部门业务文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的齐全、完整、准确。2.按照档案管理要求，定期向局档案室移交应归档的文件材料。3.负责本部门档案的日常管理和利用工作，配合局档案室做好相关档案的查询、借阅等服务。（三）档案室1.集中统一管理全局各类档案，建立健全档案管理制度和业务流程。2.负责档案的整理、编目、上架、保管等工作，确保档案实体安全。3.开展档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息资源共享。4.提供档案查阅、借阅等利用服务，依法依规做好档案开放鉴定和利用审批工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.反映本局主要职能活动和历史面貌的文件材料，包括党组文件、行政文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。2.本局形成的各类业务文件，如档案业务指导文件、档案接收与征集文件、档案整理与编目文件等。3.本局在各项工作中产生的重要资料，如调研成果、大事记、荣誉证书、照片、音像资料等。4.上级机关下发的与本局工作相关的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应保持原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造。3.对于重要文件材料，应及时进行备份，防止丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于计算机管理和信息检索。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类整理，编制归档文件目录。2.业务档案：根据不同业务类型，制定相应的分类方案，进行分类整理。3.专门档案：如照片档案、音像档案、电子档案等，按照相关标准进行整理编目。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案室应保持清洁、通风、干燥，温度和湿度符合国家规定标准。（二）档案上架1.按照档案分类方案，将整理好的档案依次上架存放，确保排列有序，便于查找。2.建立档案存放索引，标明档案的类别、年度、保管期限等信息。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要是反映本局主要职能活动和历史面貌的重要文件材料；长期保管的档案一般是在较长时间内对本局工作有查考利用价值的文件材料；短期保管期限为10年以下。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案保管场所的安全防范，防止火灾、水灾、盗窃等事故发生。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.严格执行档案借阅、归还登记制度，确保档案实体安全。五、档案利用（一）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅档案资料。2.外单位因工作需要，按照规定程序查阅本局相关档案。3.社会公众依法申请查阅开放档案。（二）利用方式1.查阅：本局工作人员可直接到档案室查阅档案；外单位查阅档案需提前提交查阅申请，经批准后在档案室查阅。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，明确借阅期限，按时归还。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（三）利用审批1.本局工作人员查阅档案，由所在部门负责人审批。2.外单位查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容范围等，经本局相关业务部门负责人审核，报局领导审批。3.社会公众查阅开放档案，按照国家有关规定办理申请手续，经审核批准后在指定场所查阅。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用目的、查阅或借阅档案内容等。2.档案利用登记记录应妥善保存，以备查询。六、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化、智能化。2.提高档案信息资源共享水平，为档案利用提供便捷高效的服务。（二）数据录入1.按照档案整理要求，将纸质档案信息录入档案信息化管理系统，确保数据准确、完整。2.对新形成的电子文件，应及时进行归档，纳入档案信息化管理系统。（三）系统维护1.安排专人负责档案信息化管理系统的日常维护，确保系统正常运行。2.定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。3.及时更新系统软件和硬件，保障系统的安全性和稳定性。（四）信息安全1.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止非法访问和数据泄露。2.对涉及国家机密和敏感信息的档案，应采取加密存储、传输等安全措施。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关规定和档案保管期限表，对到期档案进行鉴定。2.坚持全面审查、准确判定档案价值的原则，确保鉴定结果客观、公正。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由局办公室、档案室及相关业务部门人员组成。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组对到期档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、年度、保管期限、数量等信息。3.《档案销毁清册》经局领导审批后，方可进行销毁。（四）销毁方式1.对纸质档案，采用焚烧或粉碎等方式进行销毁。2.对电子档案，应进行彻底删除，并做好记录。（五）监销制度1.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁过程符合规定要求。2.监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。八、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计，包括各类档案的年度归档数量、累计库存数量等。2.档案利用情况统计，如查阅、借阅档案的人次、卷次等。3.档案鉴定与销毁情况统计，如鉴定档案数量、销毁档案数量等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案相关数据进行记录和汇总。2.利用档案信息化管理系统，自动