财务共享规范制度流程

PAGE财务共享规范制度流程一、总则（一）目的本规范制度流程旨在建立和完善公司财务共享服务体系，规范财务操作流程，提高财务工作效率，加强财务风险管控，确保财务信息的准确性、及时性和完整性，为公司的稳定发展提供有力的财务支持。（二）适用范围本规范适用于公司总部及各分子公司的财务共享业务处理，涵盖财务核算、资金管理、费用报销、财务报表编制等各项财务工作。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、会计准则以及相关行业标准，确保财务工作合法合规。2.准确性原则：财务数据的记录、处理和报告应准确无误，如实反映公司财务状况和经营成果。3.及时性原则：及时处理各项财务业务，保证财务信息的时效性，满足公司决策和管理的需要。4.效率性原则：优化财务流程，采用先进的信息技术手段，提高财务工作效率，降低运营成本。5.保密性原则：严格保护公司财务信息安全，防止信息泄露，确保财务数据的保密性和完整性。二、财务共享组织架构及职责（一）财务共享中心1.核算组负责公司各类经济业务的会计核算，按照会计准则和公司财务制度进行账务处理。审核原始凭证的真实性、合法性和完整性，确保记账凭证编制准确。定期核对账目，编制财务报表，及时反映公司财务状况和经营成果。2.资金组负责公司资金的收付、结算和管理，合理安排资金，确保资金安全和高效运作。监控资金流动情况，进行资金预算编制和执行分析，及时发现和解决资金问题。与银行等金融机构保持良好沟通，办理各类资金业务，维护公司资金信用。3.费用报销组制定和完善费用报销管理制度和流程，指导员工正确填写费用报销单据。审核费用报销申请，核实报销事项的真实性、合理性和合规性，杜绝不合理费用支出。定期统计和分析费用报销情况，为公司成本控制提供数据支持。4.财务报表组负责编制公司合并财务报表及各类管理报表，确保报表数据准确、格式规范。对财务报表进行分析，为公司管理层提供财务分析报告，为决策提供依据。配合内外部审计工作，提供相关财务报表资料，解释报表数据和财务情况。（二）各分子公司财务部门1.负责本单位财务基础工作，包括原始凭证的收集、整理和传递至财务共享中心。2.协助财务共享中心进行财务数据的核对和确认，提供必要的业务支持和解释。3.参与公司财务管理制度的执行和监督，反馈本单位财务工作中的问题和建议。（三）财务共享中心与各分子公司财务部门的协作关系1.财务共享中心负责集中处理各分子公司的共性财务业务，各分子公司财务部门负责本单位的个性化财务工作及与财务共享中心的沟通协调。2.建立定期沟通机制，及时解决财务工作中出现的问题，确保财务业务处理的顺畅和高效。3.财务共享中心应加强对各分子公司财务工作的指导和培训，提高整体财务工作水平。三、财务共享业务流程规范（一）财务核算流程1.经济业务发生各分子公司业务部门在经济业务发生时，应及时取得或填制原始凭证，确保凭证内容真实、完整、准确。2.原始凭证审核业务部门将原始凭证提交至本单位财务部门进行初步审核，审核内容包括凭证的真实性、合法性及与业务的关联性。财务部门审核通过后，将原始凭证传递至财务共享中心核算组。3.记账凭证编制核算组收到原始凭证后，按照会计准则和公司财务制度进行账务处理，编制记账凭证。记账凭证应注明经济业务摘要、会计科目、金额、凭证编号等信息，并确保借贷平衡。4.账务审核编制完成的记账凭证由核算组内部进行交叉审核，检查凭证编制的准确性和合规性。审核通过后的记账凭证登记入账，形成公司财务账簿。（二）资金管理流程1.资金收入管理销售部门负责与客户沟通收款事宜，确保款项及时足额收回。收到客户款项后，销售部门应及时将收款信息传递至财务共享中心资金组，并提交相关收款凭证。资金组核对收款信息与销售合同等相关文件一致后，办理收款入账手续，更新资金台账。2.资金支出管理各部门根据业务需要填写资金支出申请单，注明支出事由、金额、支付方式等信息，并按规定流程进行审批。审批通过后的资金支出申请单提交至财务共享中心资金组。资金组审核支出申请的真实性、合理性和合规性，审核通过后办理资金支付手续，确保资金安全准确支付。3.资金预算管理各分子公司财务部门负责编制本单位年度资金预算，经公司总部审批后执行。财务共享中心资金组汇总各分子公司资金预算，形成公司整体资金预算，并监控预算执行情况。定期对资金预算执行情况进行分析，及时调整预算，确保资金合理使用。（三）费用报销流程1.费用报销申请员工发生费用支出后，按照公司费用报销制度填写费用报销申请单，详细注明费用明细、报销金额、报销事由等信息。将费用报销申请单及相关原始凭证提交至本单位财务部门进行初审。2.初审各分子公司财务部门对费用报销申请进行初审，审核内容包括报销事项是否符合公司规定、凭证是否齐全合规等。初审通过后，将费用报销申请单及原始凭证传递至财务共享中心费用报销组。3.复审费用报销组对报销申请进行复审，重点审核报销事项的真实性、合理性和合规性。通过系统查询、电话核实等方式对报销信息进行核实，如有疑问及时与报销人沟通。4.报销支付复审通过的费用报销申请，财务共享中心费用报销组按照公司规定的支付方式进行支付，将报销款项打入报销人指定账户。定期对费用报销情况进行统计和分析，反馈费用报销中存在的问题，为公司费用控制提供依据。（四）财务报表编制流程1.数据收集财务共享中心各核算组定期将本部门负责的财务数据进行整理和核对，确保数据准确无误。各分子公司财务部门向财务共享中心提供本单位相关财务数据，包括明细账目、资产负债情况等。2.报表编制财务报表组根据收集到的财务数据，按照会计准则和公司财务制度规定的格式和方法编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。在编制过程中，对各项数据进行审核和校验，确保报表数据的准确性和勾稽关系的一致性。3.报表审核编制完成的财务报表由财务报表组内部进行审核，重点审核报表数据的准确性、完整性和合规性。审核通过后的财务报表提交至财务共享中心负责人及公司管理层进行审批。4.报表报送经审批后的财务报表按照规定的时间和格式报送至公司内外部相关部门，包括公司管理层、股东、税务机关、审计机构等。四、财务共享信息系统管理（一）系统建设与维护1.公司应根据财务共享业务需求，选择合适的财务信息系统，并确保系统具备完善的功能模块，满足财务核算、资金管理、费用报销、报表编制等各项工作的要求。2.设立专门的信息系统管理岗位，负责财务信息系统的日常维护、数据备份与恢复、系统安全管理等工作。3.定期对财务信息系统进行评估和优化，根据业务发展和管理需求及时升级系统功能模块，确保系统的稳定性和先进性。（二）系统操作规范1.制定财务信息系统操作手册，明确各模块的操作流程、操作权限和操作要求，确保系统操作人员熟悉系统功能和操作规范。2.系统操作人员应严格按照操作手册进行操作，不得擅自更改系统设置和数据信息。在操作过程中，如发现系统故障或异常情况，应及时报告信息系统管理岗位进行处理。3.加强对系统操作人员的培训和考核，提高其操作技能和业务水平，确保系统操作的准确性和规范性。（三）系统安全管理完善财务信息系统安全管理制度，采取有效的安全防护措施，保障系统数据安全。1.设置用户权限管理，根据岗位职责和业务需求分配不同的系统操作权限，防止未经授权的人员访问系统数据。2.定期对系统进行安全漏洞扫描和风险评估，及时发现并修复系统安全隐患。3.建立数据备份与恢复机制，定期对财务数据进行备份，并存储在安全可靠的介质上。制定数据恢复应急预案，确保在系统故障或数据丢失时能够及时恢复数据。五、财务共享内部控制与监督（一）内部控制制度1.建立健全财务共享内部控制制度，明确各岗位的职责和权限，规范财务业务流程，确保各项财务工作有序进行。2.对财务共享业务流程中的关键环节进行风险识别和评估，制定相应的风险防控措施，防范财务风险。3.加强对财务共享中心与各分子公司财务部门之间的内部控制，确保信息传递准确、业务衔接顺畅，防止出现管理漏洞。（二）内部监督机制1.设立内部审计岗位，定期对财务共享业务进行审计监督，检查财务制度执行情况、业务流程合规性、财务数据准确性等。2.建立财务共享业务定期自查制度，各岗位人员对本岗位工作进行自查，发现问题及时整改。3.加强对财务共享中心与各分子公司财务部门之间的沟通与协作，及时发现和解决财务工作中存在的问题，确保财务工作质量。（三）外部监督与沟通1.积极配合外部审计机构的审计工作，提供真实、完整的财务资料，接受外部审计监督。2.与税务机关保持良好沟通，及时了解税收政策变化，确保公司税务申报和缴纳工作合法合规。3.关注行业动态和监管要求，及时调整和完善财务共享规范制度流程，适应外部环境变化。六、财务共享人员管理与培训（一）人员招聘与配置1.根据财务共享业务需求，制定合理的人员招聘计划，招聘具备专业财务知识和技能、熟悉信息技术应用的人员。2.按照财务共享组织架构和岗位职责要求，合理配置人员，确保各岗位工作有人负责，职责明确。3.建立人员入职培训和试用期考核制度，确保新入职人员能够尽快熟悉公司财务共享业务流程和工作要求，胜任本职工作。（二）人员培训与发展1.制定财务共享人员培训计划，定期组织内部培训和外部培训，提高人员业务水平和综合素质。2.培训内容包括财务专业知识、信息技术应用、财务共享业务流程、内部控制等方面，满足不同岗位人员的培训需求。3.建立员工职业发展通道，鼓励员工不断学习和提升自己，为员工提供晋升机会和发展空间，激发员工工作积极性和创造力。（三）绩效考核与激励1.建立财务共享人员绩效考核制度，明确考核指标和考核标准，对员工工作业绩、工作态度、团队协作等方面进行全面考核。2.根据绩效考核结果，给予员工相应的奖励和激励，