规范办公耗材管理制度

PAGE规范办公耗材管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公耗材管理，规范办公耗材的采购、使用、库存等环节，提高办公耗材使用效率，降低公司运营成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门办公耗材的管理。（三）基本原则1.按需采购原则：根据工作实际需要，合理确定办公耗材的采购数量，避免浪费。2.成本控制原则：在保证办公正常需求的前提下，努力降低办公耗材采购成本和使用成本。3.规范管理原则：严格按照规定的流程和标准进行办公耗材的采购、使用、库存等管理工作。二、职责分工（一）行政部门1.负责制定办公耗材管理制度，并监督制度的执行情况。2.汇总各部门办公耗材需求计划，统一进行采购。3.建立办公耗材库存管理台账，定期盘点库存。4.对办公耗材的使用情况进行统计分析，提出改进建议。（二）各部门1.负责本部门办公耗材需求的统计和上报。2.严格按照规定使用办公耗材，节约使用，杜绝浪费。3.协助行政部门做好办公耗材的库存管理和盘点工作。（三）财务部门1.负责审核办公耗材采购预算和费用报销。2.对办公耗材的成本进行核算和分析。三、采购管理（一）需求计划1.各部门应根据工作实际情况，每月[具体日期]前将下月办公耗材需求计划报行政部门。需求计划应详细列出办公耗材的名称、规格、型号、数量等信息。2.行政部门对各部门上报的需求计划进行汇总和审核，结合库存情况，编制公司月度办公耗材采购计划。（二）采购流程1.行政部门根据月度采购计划，选择合格的供应商进行采购。选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等因素。2.与供应商签订采购合同，明确采购的办公耗材名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。3.采购人员应跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。4.办公耗材到货后，采购人员应及时通知行政部门验收。（三）验收管理1.行政部门组织相关人员对办公耗材进行验收。验收内容包括办公耗材的名称、规格、型号、数量、质量等是否与采购合同一致。2.对验收合格的办公耗材，办理入库手续；对验收不合格的办公耗材，应及时与供应商联系，要求供应商更换或退货。四、使用管理（一）领用规定1.各部门根据工作需要，填写办公耗材领用申请表，经部门负责人签字后，到行政部门领取办公耗材。2.行政部门根据库存情况和各部门领用申请表，发放办公耗材，并在办公耗材领用申请表上签字确认。3.办公耗材领用申请表应妥善保存，作为办公耗材使用记录的依据。（二）使用要求1.各部门应教育员工节约使用办公耗材，提倡双面打印、复印，减少纸张浪费。2.员工应正确使用办公耗材，避免因使用不当造成损坏或浪费。3.对于价值较高的办公耗材，如打印机墨盒、硒鼓等，应建立使用登记制度，记录使用情况和更换时间。（三）废旧办公耗材处理1.对于废旧办公耗材，如纸张、墨盒、硒鼓等，各部门应分类收集，定期交行政部门统一处理。2.行政部门应选择合法的废旧办公耗材回收单位进行处理，并做好处理记录。五、库存管理（一）库存设置1.行政部门应设立专门的办公耗材仓库，用于存放办公耗材。办公耗材仓库应保持通风、干燥、整洁，确保办公耗材的质量不受影响。2.办公耗材仓库应划分不同的区域，分别存放不同种类的办公耗材，并设置明显标识。（二）库存盘点1.行政部门应定期对办公耗材进行盘点，每月[具体日期]前完成上月的库存盘点工作。2.库存盘点应做到账实相符，对于盘盈、盘亏的办公耗材，应查明原因，及时调整库存台账，并报相关领导审批。（三）库存安全1.办公耗材仓库应配备必要的消防器材和安全设施，确保库存安全。2.仓库管理人员应严格遵守仓库管理制度，严禁无关人员进入仓库。3.加强对库存办公耗材的防盗、防潮、防虫等管理措施，确保办公耗材的质量和数量不受损失。六、监督与考核（一）监督检查1.行政部门应定期对各部门办公耗材的采购、使用、库存等情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.公司审计部门应不定期对办公耗材管理情况进行审计，确保办公耗材管理工作规范、透明。（二）考核办法1.建立办公耗材管理考核制度，对各部门办公耗材管理工作进行考核评价。考核内容包括办公耗材采购成本控制、使用效率、库存管理等方面。2.考核结果与部门绩效挂钩，对于办公耗材管理工作优秀的