行政单位档案管理流程规范

行政单位档案管理流程规范行政单位档案是政务运行、决策执行及公共服务活动的原始记录，其规范管理关乎行政效能提升、历史文脉传承及合规风险防控。科学的档案管理流程需贯穿“收集-整理-保管-利用-鉴定销毁”全周期，结合制度约束与技术赋能，方能实现档案资源的安全留存与高效利用。一、档案收集：夯实管理基础档案收集是管理流程的起点，需以“全、准、时”为原则，确保应归尽归。（一）收集范围界定行政单位档案涵盖文书档案（公文、会议记录、请示批复等）、业务档案（行政审批、执法检查、项目管理等专业文件）、音像档案（照片、视频、录音）、实物档案（奖牌、证书、印章模）及电子档案（邮件、系统数据、电子公文）。需重点关注“办毕文件”与“过程性材料”的区分，如会议纪要需随会议文件一并收集，项目验收材料需包含立项、实施、结项全流程文档。（二）收集要求与方式1.材料完整性：文件需具备签发手续（如公文的“签发人”签字、用印）、附件齐全（如请示的批复文件），复印件需注明“与原件一致”并加盖公章。2.时间节点控制：年度文书档案于次年第一季度完成收集；专项工作（如巡察、审计）档案于工作结束后30日内归档；电子档案实行“随办随归”，通过OA系统或档案管理平台在线移交。3.特殊载体处理：音像档案需标注拍摄时间、内容、人物，实物档案需附文字说明（如奖牌颁发单位、时间、事由），电子档案需留存元数据（如创建时间、修改记录）。二、档案整理：构建有序体系整理是将零散档案转化为有机整体的关键，核心在于“分类科学、组卷合理、编目清晰”。（一）分类方法选择推荐采用“年度-机构（或问题）-保管期限”分类法：年度：以文件形成或办结年度划分（跨年度办结的文件，归入办结年度）；机构/问题：按职能部门（如办公室、财务科）或业务类型（如党建、人事）归类；保管期限：区分永久、30年、10年（依据《机关档案管理规定》判定）。（二）组卷与编目实操1.组卷：将同类文件按“问题-时间-重要程度”排序，如“2023年党组会议记录”作为一卷，包含全年会议纪要、签到表、议题材料。案卷题名需简明（如“2023年财务审计报告及整改材料”），避免笼统表述。2.编号与编目：档号采用“年度+类别代码+案卷号”（如“2023-WS-001”，WS为文书档案代码）；卷内文件需逐页编号（空白页不编），填写《卷内文件目录》（含文号、题名、日期、页号），并在案卷末页附《备考表》（记录档案缺损、修改情况）。三、档案保管：筑牢安全防线保管环节需平衡“安全防护”与“长期可读”，重点管控环境、期限与存放秩序。（一）保管环境建设档案库房应独立设置，远离水源、热源，配备：温湿度调控：温度14-24℃、相对湿度45%-60%（安装温湿度计，超标时启动空调、除湿机）；安防设施：防火（灭火器、烟感报警器）、防盗（门禁、监控）、防虫（定期投放樟脑丸，避免与档案直接接触）、防光（避光窗帘、无紫外线灯具）。（二）期限管理与存放规范1.保管期限执行：永久档案需长期留存（如机构沿革、章程），30年档案（如干部任免文件）、10年档案（如一般性通知）按期限保管，到期后启动鉴定程序。2.存放秩序：档案柜按“年度-类别-保管期限”排列，编制《柜架目录》；定期（每半年）检查档案，发现霉变、虫蛀立即抢救（如冷冻杀虫、修复破损纸张）。四、档案利用：释放资源价值档案利用需兼顾“便捷服务”与“安全管控”，建立分级利用机制。（一）利用流程与权限查阅：内部人员填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批（涉密档案需分管领导审批），在档案阅览室现场查阅，禁止涂改、抽换档案。电子档案利用：通过档案管理系统检索，权限由管理员按需分配（如普通员工仅可查阅10年档案，中层可查阅30年档案）。（二）利用登记与反馈建立《档案利用登记薄》，记录利用人、时间、内容、用途；定期统计利用频次（如“党建档案年度利用200次”），具体），分析高频利用需求，优化档案编目与存放位置。五、鉴定与销毁：优化资源配置鉴定与销毁是“去芜存菁”的过程，需严格遵循法定程序。（一）鉴定组织与标准每10年组建鉴定小组（档案员、业务骨干、纪检人员），对照《机关文件材料归档范围和保管期限规定》，审查档案价值：永久档案：确无保存价值的（如重复文件、草稿），提出降级意见；定期档案：到期后评估是否延长保管（如涉及信访、法律纠纷的档案）。（二）销毁程序合规性1.编制清册：列明档案编号、题名、期限、数量，经鉴定小组签字后报单位领导审批。2.监督销毁：销毁时由2人以上监销（含纪检人员），销毁后在清册上注明“已销毁”，监销人签字存档。*注：涉密档案需送指定机构销毁，禁止自行处理。*六、制度保障与信息化赋能（一）制度体系建设制定《档案管理制度》《电子档案管理办法》《档案保密细则》，明确：职责分工：档案员负责日常管理，业务部门承担“归档前审核”责任，分管领导审批重大利用事项；考核机制：将档案管理纳入部门绩效考核（如归档及时率、利用满意度），对违规行为（如逾期归档、擅自销毁）追责。（二）信息化管理升级1.电子档案全流程管理：采用“前端控制”模式，OA系统生成的电子文件自动归档，确保“元数据完整、格式合规（如PDF、XML）”；2.数字备份与迁移：定期（每半年）备份电子档案至离线存储设备，每5年迁移数据（如从旧系统转至新系统），确保长期可读；3.智能检索与共享：通过关键词、文号、日期检索档案，搭建单位内部档案共享平台（如与政务公开系统对接，开