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文档简介

公文告知函写作规范及回执管理指南2.清晰易填回执格式简洁，预留填写空间，避免复杂设计。若为电子回执，可设计为可编辑PDF或在线表单，方便对方填写后回传。（二）回执回收流程1.送达与确认纸质函件：通过邮政特快专递（EMS）、专人送达等方式，要求对方当场签收回执；若为邮寄，需在快递单备注“请签收人填写回执后回邮至XX地址”，并留存快递底单。电子函件：通过企业邮箱、政务平台发送，同时附电子回执，要求对方填写后以邮件、平台私信等方式反馈，邮件主题需标注“XX告知函回执-XX单位”。2.台账管理建立《告知函回执管理台账》，记录发函日期、文号、接收单位、回执签收日期、反馈意见等信息，便于定期核对。台账示例：发函日期文号接收单位回执签收日期反馈意见备注------------------------------------------------------------------------2024.3.1XX函〔2024〕1号XX局2024.3.3已知悉无异议..................（三）常见问题及应对1.回执未按时反馈发函后3个工作日内未收到回执，需通过电话、短信（公务短信平台）等方式提醒，说明“回执是确认权责的必要凭证，请尽快反馈”。若对方确有困难，可协商延长反馈期限，并在台账备注“协商延长至X月X日”。2.回执信息不完整若回执未盖章或未填写签收人，需退回重填，说明“回执需加盖公章、填写签收人信息，否则无法作为有效凭证”。电子回执若存在格式错误（如乱码、信息缺失），可重新发送模板并指导对方填写。三、实操建议与总结1.模板化与个性化结合建立告知函与回执模板库，针对不同场景（如政策告知、会议通知、风险提示）设计模板，使用时根据实际情况调整内容，既提升效率又保证规范。2.培训与自查机制定期组织文书写作培训，重点讲解告知函与回执的易错点（如日期表述、语气得体性）；发函前执行“三查”：查格式是否规范、查内容是否准确、查风险是否提示，降低失误率。3.数字化管理工具利用OA系统、电子签章平台实现告知函与回执的线上流转，自动记录收发时间、反馈状态，减少人工台账的疏漏。规范的告知函写作与回执管理，是政务与商务沟通的“基本功”。通过严谨的格式设计、精准的内容表达，辅以全流程的回执

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