2026年样品管理实施细则

2026年样品管理实施细则一、总则（一）目的为了规范2026年样品管理工作，确保样品在整个生命周期内的完整性、有效性和可追溯性，保障相关业务活动的顺利开展，为科研、生产、销售等环节提供可靠的样品支持，特制定本实施细则。（二）适用范围本细则适用于公司内部所有涉及样品管理的部门和人员，样品涵盖原材料、半成品、成品、研发样品、市场推广样品等各类样品。（三）管理原则1.科学性原则：采用科学的方法和技术对样品进行分类、存储、使用和处置，确保样品质量不受影响。2.规范性原则：严格按照规定的流程和标准进行样品管理操作，保证各项工作的规范化和标准化。3.安全性原则：在样品管理过程中，充分考虑安全因素，确保人员和环境的安全。4.可追溯性原则：建立完善的样品信息记录和追溯体系，能够随时查询样品的来源、流转、使用等情况。二、样品的接收与登记（一）样品接收1.样品来源可以是供应商提供的原材料样品、生产过程中的半成品样品、成品检验样品、研发部门自制的样品以及市场推广所需的样品等。2.接收人员在接收样品时，应检查样品的包装是否完好，标识是否清晰，包含样品名称、规格型号、数量、生产批次、生产日期等必要信息。3.对于有特殊保存条件要求的样品，如冷藏、避光等，接收人员应确认样品在运输过程中是否满足相应条件。（二）样品登记1.接收人员在确认样品无误后，应及时进行登记。登记内容包括样品接收日期、来源单位或部门、样品名称、规格型号、数量、用途、检验要求等详细信息。2.采用信息化管理系统进行样品登记，确保信息的准确性和可查询性。对于纸质版本的登记记录，应妥善保存，以备查阅。3.为每个样品赋予唯一的编号，编号规则应具有系统性和可识别性，方便后续的管理和追溯。三、样品的分类与标识（一）样品分类1.按样品用途分类-检验样品：用于质量检测和验证的样品，包括原材料检验、半成品检验、成品检验等。-研发样品：用于新产品研发、工艺改进的样品。-市场推广样品：用于市场宣传、客户展示和试用的样品。-留样：根据相关法规和公司规定保留的具有代表性的样品，用于质量追溯和复查。2.按样品性质分类-化学样品：如各种化学试剂、化工原料等。-物理样品：如金属材料、塑料制品等。-生物样品：如细胞、组织、微生物等。（二）样品标识1.所有样品都应进行清晰的标识。标识内容应包括样品编号、名称、规格型号、状态（如待检、合格、不合格、已用等）、日期等信息。2.标识方式可根据样品的特点和性质选择合适的方法，如标签粘贴、悬挂标识牌、电子标签等。对于不易粘贴标签的样品，应采用其他适当的标识方式，确保标识的牢固性和持久性。3.不同状态的样品应采用不同颜色的标识进行区分，以便于识别和管理。例如，待检样品可用黄色标识，合格样品用绿色标识，不合格样品用红色标识。四、样品的存储与保管（一）存储环境要求1.根据样品的性质和保存要求，设置不同的存储区域和环境条件。如常温库、冷藏库、冷冻库、阴凉库、避光库等。2.常温库温度应保持在10℃-30℃之间，相对湿度应控制在40%-70%之间。冷藏库温度应控制在2℃-8℃之间，冷冻库温度应低于-20℃。3.存储区域应保持清洁、干燥、通风良好，避免阳光直射和灰尘污染。对于有特殊要求的样品，如易燃易爆、有毒有害等样品，应设置专门的存储区域，并采取相应的安全防护措施。（二）样品存放规范1.样品应按照分类、编号等顺序进行存放，确保摆放整齐、有序。对于相似的样品，应进行隔离存放，避免混淆。2.对于体积较大或较重的样品，应存放在下层或靠近通道的位置，以便于搬运和取用。对于易碎、易损的样品，应采取相应的防护措施，如使用泡沫、海绵等进行包装。3.存储区域应设置明显的标识牌，标明样品的类别、存放位置等信息，方便查找和管理。（三）库存管理1.建立完善的样品库存管理制度，定期对样品进行盘点，确保账物相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次。2.对于接近保质期或有效期的样品，应及时进行预警，并根据情况进行处理。如进行重新检验、降级使用、报废等。3.严格控制样品的库存数量，避免积压和浪费。根据实际需求合理确定样品的采购和留存数量。五、样品的使用与发放（一）样品使用申请1.部门或人员需要使用样品时，应填写样品使用申请表，注明样品编号、名称、规格型号、使用数量、使用目的、使用时间等信息。2.申请表应经相关部门负责人审批同意后方可使用。对于重要或特殊的样品，还需经公司高层领导审批。（二）样品发放1.样品管理人员在收到审批通过的申请表后，应及时按照要求发放样品。发放时应核对样品的编号、名称、规格型号、数量等信息，确保准确无误。2.对于需要领用的样品，应办理相应的领用手续，领用人员应在领用记录上签字确认。3.对于发放到外部单位或客户的样品，应签订相关的协议或合同，明确样品的使用范围、保密要求、归还期限等事项。（三）样品使用管理1.使用人员应严格按照规定的用途和方法使用样品，不得擅自改变样品的使用方式和范围。2.使用过程中应做好记录，包括使用时间、使用人员、使用情况等信息。对于因使用不当导致样品损坏或失效的，使用人员应承担相应的责任。3.对于使用后的样品，应根据情况进行处理。如可重复使用的样品，应进行清洁、整理后放回原存储位置；不可重复使用的样品，应按照规定进行报废处理。六、样品的检验与测试（一）检验计划1.质量部门应根据公司的生产计划和质量控制要求，制定年度、季度和月度检验计划。检验计划应包括样品的检验项目、检验方法、检验标准、检验时间等内容。2.检验计划应明确责任人和检验部门，确保检验工作的顺利进行。对于关键工序和重要质量特性的样品，应增加检验频次和检验项目。（二）检验实施1.检验人员应按照规定的检验方法和标准对样品进行检验。检验设备和仪器应定期进行校准和维护，确保检验结果的准确性和可靠性。2.在检验过程中，应严格遵守操作规程和安全规定，做好记录和数据处理工作。对于检验结果不符合标准的样品，应及时进行标识和隔离，并按照不合格品处理程序进行处理。3.对于新研发的产品或工艺改进后的产品，应进行全面的检验和测试，确保产品质量符合要求。同时，应将检验结果及时反馈给研发部门，以便进行改进。（三）检验报告1.检验完成后，检验人员应及时出具检验报告。检验报告应包括样品信息、检验项目、检验结果、结论等内容，并由检验人员和审核人员签字确认。2.检验报告应及时发送给相关部门和人员，作为质量控制和决策的依据。对于重要的检验报告，还应进行存档保存，以备查阅和追溯。七、样品的处置（一）合格样品处置1.对于检验合格的样品，如为原材料，可办理入库手续，投入生产使用；如为成品，可办理出库手续，进入销售环节。2.对于研发用合格样品，可根据研发进度和需求进行进一步的研究或保存。3.对于市场推广用合格样品，可按照市场推广计划进行发放和使用。（二）不合格样品处置1.对于检验不合格的样品，应进行隔离存放，并做好标识。质量部门应组织相关人员进行原因分析，制定整改措施。2.不合格的原材料应及时通知供应商进行处理，如退换货、补货等。对于不合格的半成品和成品，应根据情况进行返工、降级使用或报废处理。3.对于报废的样品，应填写报废申请表，经相关部门负责人审批同意后，按照规定的程序进行处理。报废处理应符合环保要求，避免对环境造成污染。（三）过期样品处置1.定期对样品进行检查，对于超过保质期或有效期的样品，应及时进行清理和处置。2.过期样品的处置方式应根据样品的性质和特点选择合适的方法，如销毁、降解等。在处置过程中，应做好记录和安全防护工作。八、样品的追溯与查询（一）追溯体系建立1.建立完善的样品追溯体系，通过样品编号、登记信息、检验报告、使用记录等数据，实现对样品从接收、存储、使用到处置全过程的追溯。2.利用信息化管理系统对样品信息进行实时记录和更新，确保追溯信息的准确性和及时性。（二）查询与应用1.相关部门和人员可根据工作需要，通过信息化管理系统或纸质记录查询样品的相关信息。查询内容包括样品的基本信息、检验结果、使用情况、处置记录等。2.在出现质量问题或其他需要追溯的情况时，能够快速准确地查询到样品的相关信息，为问题的分析和解决提供依据。同时，追溯信息还可用于质量统计和分析，为公司的质量改进和管理决策提供支持。九、监督与考核（一）监督机制1.公司应建立样品管理监督小组，定期对样品管理工作进行检查和监督。监督内容包括样品接收、登记、分类、标识、存储、使用、检验、处置等各个环节。2.监督小组应制定详细的监督检查计划，采用定期检查和不定期抽查相结合的方式，确保样品管理工作符合规定要求。（二）考核指标与方法1.制定样品管理工作考核指标，包括样品信息登记准确率、样品存储合格率、检验报