国企档案管理工作指引

档案管理工作指引指引概述指引目的为加强公司档案的管理，进一步提高档案的管理水平，更好地为公司的发展和经营管理服务。适用范围本指引适用于金晖公司的档案管理工作。定义档案：指公司在房地产开发、经营等活动中直接形成的，具有利用保存价值的文字、图、表、声像、电子数据等各种形式的文件资料的总和，是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。职责办公室档案管理主责部门，负责公司档案工作的统筹规划、组织协调，开展文件、档案、图书、资料、情报信息的整体化、数字化建设，以达到信息资源共享。负责对各部门合同管理工作进行指导、监督、考评。人力资源部负责公司人事档案的管理。财务部负责财务档案的管理。其他部门指定兼职档案人员，积累、整理本部门应归档的资料，按要求及时交公司办公室统一归档。

工作程序档案收集和归档公司档案管理工作以谁经办谁归档为原则，在各项活动中形成的档案，必须由经办部门负责其业务过程中产生的文件档案的收集整理。各部门指定档案管理人员，负责本部门档案的归档和暂时保管，填写《部门暂存档案登记表》，并在规定时间内把档案移交办公室集中管理，资料移交时填写《档案移交收进登记表》。任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档，工作变动或因故离职时应将形成的档案向本部门档案管理人员移交清楚，部门经理签字确认，不得擅自带走或销毁任何档案。多个部门共同参与事项所形成的档案材料，由组织、主办部门负责档案的收集、整理、归档。归档的文件材料，必须满足以下要求：业务活动已经办理完毕；文件材料应能长久保存；文件材料应完整、准确、系统，具有保存、利用价值；经过系统整理，符合档案规范的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。档案的分类外部行政档案：政府机关发来与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；公司对外的正式发文与有关单位往来的文书；公司的请示与上级机关的批复。由董事会办公室负责收发的文件由董事会进行整理、保存，其他部门的收发文件由办公室进行收集工作，并由经办人员预整理后交档案管理人员保管。内部行政档案：公司各职能部门的行政、事务管理活动中产生的档案材料，包括收发文、资质、法律事务等档案，收集与归档规定如下：办公室负责收集公司的大事记、工商登记、资质证照、商标、专利和公司的会议材料，工作计划、总结，各类收发文，法律事务、机构设置文件等，由经办人员在办理完成后进行预整理交档案管理人员统一管理。经营决策档案：公司战略发展规划、经营计划与指标文件，各种重大会议决议等档案。董事会办公室负责公司战略规划文件的收集、办公室负责日常经营决策文件的收集工作，并由经办人员预整理后交档案管理人员保管。设计类档案：前期规划部负责收集所有设计任务书、设计图纸、设计平时记录、设计变更、设计单位合格供应商等文件，并由经办人员预整理后交档案管理人员保管。营销档案：包括市场调查、产品策划、营销策划、广告宣传、销售文件、客户调查资料，以及其他有保存和利用价值的营销策划资料等，收集与归档规定如下：销售客服部负责市场调查、产品策划、营销策划、客户调查资料、销售计划、统计台账以及其他有保存和利用价值的营销策划资料的收集与归档，并在销售期内保存相关档案。营销策划文件形成后，由营销人员预整理后交部门档案管理人员，系统整理后统一移交办公室归档保管。销售文件（包括销售计划、定价等）形成后将正本交由办公室保管，所有销售档案在项目结束后3个月内统一移交办公室归档保管。销售合同类档案由销售客服部负责收集与归档，合同经办人在销售合同签署生效后移交部门档案管理人员，由其负责在统一移交办公室归档保管。财务管理档案：指财务制度、国家、省、市财务税收等方面的政策、规定和办法，融资合同、审计报告、固定资产管理台账、会计凭证类、会计账簿、财务报告等，由财务部档案管理人员负责收集、整理和保管。人事档案：包括人事工作各种规程、计划、总结，以及关于人事、组织架构等方面的各种文件，以及员工入职后形成的劳动合同、福利保险、职务晋升、奖惩等材料，由人力资源部负责收集、归档和保管。工程档案：包括前期立项审批、勘测、设计、施工、监理、竣工等档案材料，收集与归档规定如下：项目管理部负责收集工程项目立项文件、建设用地、拆迁文件、开工审批文件，在文件办理完成后预整理后将复印件归档。预算合约部负责合同收集、整理，生效后即移交办公室归档保管。招标文件归档范围：①招标文件原件（包括：招标计划、供方选择意见书、招标文件、评分表、中标通知书等）整理、装订成册，与投标文件一同交办公室归档，投标文件正本（中标、未中标）应在招标会议结束后及时交办公室存档。预算合约部负责收集项目工程投资估算、工程设计概算、施工、施工图预算，工程决算等工程文件，并在项目竣工后整理移交办公室保管。项目部负责监督、指导勘察、监理、施工单位完成各自管理范围内档案文件的收集整理，编制建设、施工、监理等单位、负责人名单，在工程建设过程中的联系单、记录和相关文件，整理后移交项目部档案管理人员暂时保管，项目管理部进行监督。在项目竣工时项目部组织相关部门向项目管理部移交归档所有档案资料。项目竣工验收资料由项目管理部档案管理人员整理并保管。项目竣工验收后3个月内，项目管理部将完整成套的工程档案移交办公室归档保管，周期过长的，可分阶段归档。设备管理档案：办公室负责办公设备、生产设备的技术文件的收集与保管。公司内部的安全档案：项目安全会议记录、安全检查记录、安全教育培训记录；监理安全月报、监理方案、监理单位资质证明、监理从业人员岗位证书；各项施工方案及专家论证审查报告的复印件；项目安全(月)分析记录复印件；施工单位负责人的安全责任书复印件；事故隐患整改记录及事故隐患反馈记录复印件；项目安全检查记录及安全周报；项目安全事故记录复印件；施工前向承包人提供现场及相邻区域地下管线、地下建筑物、构筑物、地下工程的有关资料，以及施工现场的地质勘察报告的移交证明；项目安全措施专项资金使用计划；交地和竣工备案(责任单位合同或协议)复印件；项目安全协议，与总包、直接分包的安全委托协议和承诺书；施工许可证复印件；施工单位管理人员、特殊工种的岗位证书复印件；施工现场各类安全措施平面布置图；拆除施工单位资质等级证明；拟拆除建筑物、构筑物及可能危及毗邻建筑的说明；拆除施工组织方案；堆放、清除废弃物的措施；拆除项目合同、安全协议；拆除场地、拆除现场安全检查记录；拆除单位管理人员、特殊工种的岗位证书复印件项目合同、协议；安全措施费的相关手续。招标图、施工图、竣工图(公司档案管理)；地下建筑物、构筑物、地下工程的有关资料，以及施工现场的地质勘察报告的资料(公司档案管理)。与上级公司华融信息沟通的文件：华融需备案文件及其安全信息公司安全生产制度；公司安全生产管理人员构成；安全事故报告(按规定时间要求)；重大安全隐患排查情况(每月底报)；安全情况(每月15日、30日前报)；拆除工程；项目开工手续；重大方案审核；项目竣工移交；建设工程安全生产重大监控环节。华融下发文件：传达政府相关文件；传达华融系统安全会议通知；传达华融安全生产检查通知。其他档案：包括照片、录音录像、磁光介质、电子文件、实物、证书等由各部门负责与文字材料对应收集并归档。列为公司保密文件材料或价值重大的材料，包括各种证照的正本以及合同原件，应由经办部门随时将原件归档，公司档案管理人员有责任随时监督、收集重要档案材料原件。归档时间文件归档按自然月进行。各部门应于当月最后一个工作日将应归档的当月文件、资料，经办公室验收后统一整理归档。办公室应按照相关规定，次月最后一个工作日前完成上月接收档案的系统录入工作。基建工程项目档案或市政档案在其项目竣工验收后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。外购设备材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。任何部室及个人必须将收到的外来文件或外出参加公务活动带回的文件交到办公室进行统一登记、上报、转发或归档。会计档案应由财务部门按照《会计档案管理办法》的要求在会计年度终了后由财务部整理归档，保管一年后向档案室移交。下列文件资料应随时归档：政府职能部门的各种批准、批复文件；各种许可证及其他重要证照；变更、修改、补充的文件材料；企业产权变动过程中形成的文件材料。盖章存档文件须一周内交档案室归档。党群类文件应于次年三月底前向档案室移交归档。档案管理整理：归档的文件材料必须确保归档的每份文件、每个事由的文件其内容完整无缺，各项签字手续完备。归档的文件材料须为原件，各职能部室应自行留存复印件备用。如因特殊情况归档文件为复印件的，必须注明原因及原件的去向，归档具有凭证作用的文件材料，并有经办人签字。各类文件材料归档份数一般为一式一份，具有重大意义的文件应同时保存历次修改稿，重要的或利用频繁的或有专门需要的可复制若干份归档；照片、录音、录像带等档案可在工作或活动结束后随时归档，但必须附文字说明，其内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。电子文件的归档实行“双套制”，即纸质档案与电子文件同时归档。电子文件还应做好网络归档和脱机载体同时归档，即电子文件进行网络归档的同时，必须将电子文件拷贝（刻录）至耐久性好的载体（如只读光盘或移动硬盘）上进行脱机载体归档。归档的光盘至少一式两份，一套封存保管，一套异地保存。装订：档案文件应该按卷装订，装订时，每份文件正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；文件在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。分类：档案文件采用年度——保管期限进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。项目项下如果文件较多，可以再分项进行编目整理。基建工程档案或市政档案，具体归档范围及要求见《建筑工程资料管理规程》和《市政基础设施工程资料管理规程》。排列：归档文件应在分类方案的最低一类内，按事由结合时间、重要程度排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置项目选择项。编目：归档文件应逐件编目，来文与复文（包括请示与批复、报告与批示、来函与复函等）作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。件号：文件的排列顺序号责任者：制发文的组织或个人，即文件的发文机关或署名者文号：文件的发文字号题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日页数：每一件归档文件的页数。备注：注释文件需说明的情况。归档文件目录应装订成册并编制封面，归档文件目标封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构等项目。装盒：将归档文件按件号顺序装入文档盒，并填写文档合封面、盒脊及备考表项目。备考表：备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况整理人：负责整理归档文件的人员姓名检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名日期：归档文件整理完毕的日期档案保管办公室对归档文件进行集中管理，对各类档案，应按照档案管理制度，业务标准和技术规范进行审核、鉴定、分类、整理、编目。档案管理人员应研究和改进档案保护技术，做好档案保护工作，定期对历史档案进行监控，要及时修补、修复破损档案，建立健全档案室管理制度，加强温度湿度控制，落实防火、防水、防盗、防虫、防霉、防光、防尘、防有害气体和安全措施，确保档案的安全，延长档案的寿命。办公室档案管理人员要建立档案统计、档案室安全检查体系，定期对档案的收进、移出、整理、保管、库存和档案利用情况与利用效果等各种数据进行统计分析，并按规定每年向相关领导保送档案工作基本情况统计报表，每半年抽查一次各部门档案工作情况，每两年对档案室的档案全面检查一次。档案的移交各部门的专（兼）职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，一式二份，由部门或项目负责人签字核准后向公司办公室移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明，填写《档案移交收进登记表》。公司办公室接收时应全面检查归档文件材料的质量。专兼职档案管理人员易职或调出时，其部门领导必须亲自组织档案材料的交接工作，做到手续齐全。撤消、合并部门时，必须将本部门的全部档案认真保管，妥善处理，不得随意分散和销毁。没有处理完毕的文件材料，可以移交给接收单位继续处理，并列为该单位的档案保存。档案的保密保密范围公司重大决策中的秘密事项。公司为付诸实施的经验战略、经营方向、经营规划、经营项目、经营决策和核心技术、新技术、新工艺、新产品等。公司内部的合同、协议、意见书、可行性研究报告及重要的会议记录等。公司财务决算报告、各类财务报表及统计报表等。公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。公司员工人事档案、工资、劳务收入及其相关资料。其它经公司确定应保密的事项。密级绝密：是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害，在经营发展中，直接影响到公司的权益、利益的重要决策的相关文件资料，如公司重大决策、经营战略等资料、核心技术资料。机密：是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害，包括公司的财务报表、统计资料、协议、合同、可行性研究报告、重要会议记录、公司经营情况。秘密：是一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受损害，主要包括公司员工档案资料、工资收入及其它未正式公开的各类信息。保密要求：归档文件是公司重要文件，非档案工作人员未经同意不得进入档案库房和擅自抽取档案、资料。借阅者不得在档案室翻阅与自己查阅内容无关的文件材料。借阅者不得擅自复印摘抄属于保密的文件，如因工作需要，经允许摘抄的档案材料必须登记。查阅涉及有关他人内容的档案材料，严禁传播扩散。保密措施：凡属于绝密级的任何文件资料需要由总经理指定专人保管及执行；属于机密和秘密的任何文件资料，由办公室指定专人保管执行；在电脑中存取、处理、传递的秘密文件及信息，由相关人员负责保密。对于密级文书资料，必须采取保密措施。非经总经理批准，不得复制和摘抄；在收发、传递和外出携带的过程中，由指定人员负责保密工作，并采取必要的安全措施，重要的资料必须在设备完善的保险装置中保存。在对外交往中需要提供本公司保密资料的，须经总经理批准。公司秘密内容的会议及其它活动，应采取下列保密措施：选择具备保密条件的会议场所限定参会人员依照保密规定使用会议设备和管理会议文件确定会议内容的传达及传递范围属于公司秘密的文件、资料，应标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。泄密惩罚出现下列情况之一者，按公司相关制度予以处罚：泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；已泄露公司秘密但采取补救措施的。出现下列情况之一的，予以辞退并赔偿相应经济损失：故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；违反公司规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；利用职权强制他人违反保密规定的。档案的利用、借阅建立健全档案借阅制度，档案管理员应根据不同载体的特点和机密程度，制定不同的利用范围和借阅审批手续。对档案进行加工整理，汇编专题资料或编辑档案文件汇集、基建工程简介、运营工程简介、文摘和数据手册、图表手册等。文件正式下发或盖章之日起一个月内，可到公司档案管理员处借阅文件原件。超过一个月时，文件将完成电子档案录入，文件原件原则上不外借，只可通过档案系统查阅电子档案。各部室的人员可直接借阅本部门业务工作范围的档案资料。借阅非本部门文件时，需填写《档案借阅审批单》，经借阅人所在部门经理同意后，再按不同的档案类别分别进行审批：调阅公司一般档案时，须办公室负责人同意后调阅；调阅重要档案，如公司《营业执照》、《产权证》、董事会文件时，须经办公室负责人、主管经理同意后调阅。调阅会计档案时，须经财务部经理同意并在相关财务人员带领下调阅会计档案。党群类文件需党办负责人审批。借阅时间，一般档案最长不超过一个月，密级档案最长不超过一周，因工作需要延期使用的，在《档案借阅申请单》的备注栏加以注明，并经办公室负责人同意后到档案管理员处办理续借手续。借阅者不得转借、拆卸、调换、污损、所借的档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印档案。各部室对利用率高、查阅频繁的文件需留存复印件，以备查阅，并严格执行公司保密制度，确保文件资料的安全。档案资料原则上不外借，因特殊情况外单位确需调阅档案时，必须持单位介绍信，在本公司相关部门的配合下，经公司主管领导批准后，在公司经办人的带领下方可调阅。借阅人确因工作需要复印、拍照、摘抄一般档案材料，须经档案管理人员审核同意后进行。复印、拍照、摘抄重要档案，须经办主室负责人审核同意后方可进行。文件资料和档案的鉴定与销毁根据国家和有关部门的规定，根据档案价值、作用，档案保管期限分为永久、定期（30年）、定期（10年）三种。鉴定档案的基本原则凡是反映公司主要工作活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案应永久保存。凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对本公司有查考利用价值的档案，列为定期（30年）保管。对于定期30年保管的基本建设项目档案资料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。凡是在较短时间内对于本公司有参考价值的档案，列为定期（10年）保管。凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。在鉴定保存与销毁档案时，保管从宽、销毁从严，副本从宽、孤本从严。档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，质量达到标准规定的要求，鉴定中发现档案不准确、不完整，档案管理员应及时通知有关部门和人员负责修改补充。对保管期满但没有了结债权债务的财务档案，要适当延长保管期限，待了结后再销毁。销毁会计档案须经财政局批准并备案。销毁档案必须严格掌握，慎重从事。对已经超过保管期限和失去保存价值的档案资料必须鉴定，销毁前要登记造册，提出销毁报告，经主管领导审批后，有2人负责监销，并在销毁清册上签名。经公司总经理批准后报区档案局备案，得到区档案局批准后方可到指定地点进行销毁。销毁档案资料严格执行保密规定，防止失密、泄密。销毁清册一式两份，并永久保存。支持性文件无相关记录《档案借阅审批单》(2.8.1)档案借阅审批单编号借用日期[部门经办人]借用部门[部门经办人]印件名称[部门经办人]借用事由[部门经办人]使用地点[部门经办人]拟使用时间[部门经办人]拟归还时间[部门经办人]经办人[部门经办人]部门负责人审批意见[部门负责人]办公室主任总经理（绝密、机密）实际借出时间[管理员]实际