规范原始台账记录制度

PAGE规范原始台账记录制度一、总则（一）目的为加强公司原始台账记录管理，确保原始记录真实、准确、完整、及时，为公司各项管理决策提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所有涉及原始台账记录的工作环节。（三）基本原则1.真实性原则：原始台账记录应如实反映实际发生的业务活动，不得虚构、篡改。2.准确性原则：记录内容应准确无误，数据计算、文字表述等应符合规范。3.完整性原则：涵盖业务活动的各个方面，不得遗漏重要信息。4.及时性原则：在业务活动发生后及时进行记录，不得拖延。二、原始台账记录的内容与要求（一）业务活动记录1.生产业务原材料采购：记录采购日期、供应商名称、原材料名称、规格型号、数量、单价、总价等信息。生产过程：详细记录生产批次、生产日期、生产设备、生产人员、产量、质量检验情况等。产品销售：包括销售日期、客户名称、产品名称、规格型号、数量、单价、总价、销售方式等。2.财务业务收入记录：明确收入来源、收入日期、金额、收入性质等。支出记录：详细记录支出项目、支出日期、金额、支付对象、支付方式等。资产变动：如固定资产购置、折旧、处置，无形资产的增减等，记录相关日期、资产名称、价值变动情况等。3.人力资源业务员工入职：记录入职日期、姓名、性别、年龄、学历、岗位、薪资待遇等。员工考勤：包括出勤、请假、旷工等情况，按日期详细记录。员工培训：培训日期、培训内容、培训人员、培训效果评估等。员工离职：离职日期、离职原因、工作交接情况等。（二）记录要求1.书写规范：使用蓝黑墨水或黑色中性笔书写，字迹清晰、工整，不得潦草、模糊。2.数据填写：数字填写要规范，不得随意涂改。如有错误，应按规定方法更正，如划线更正法、红字更正法等，并加盖更正人员印章。3.内容完整：各项记录应包含必要的要素，不得缺项。对于重要事项，应进行详细说明。4.签名盖章：涉及人员签字确认的记录，必须由相关责任人签字，确保责任明确。对于需要加盖印章的，应加盖公司公章或部门专用章。三、原始台账记录的流程（一）记录发起1.业务活动发生后，相关业务人员应及时发起原始台账记录。对于常规业务，应在规定时间内完成记录；对于紧急业务，应立即记录。2.记录发起人员应确保记录内容的真实性和完整性，对记录信息的准确性负责。（二）审核1.原始台账记录完成后，应提交给上级主管或指定的审核人员进行审核。2.审核人员应仔细核对记录内容，检查是否符合要求，数据是否准确，签字盖章是否齐全等。如发现问题，应及时反馈给记录发起人员进行更正。（三）存档1.经审核无误的原始台账记录，应按照规定的分类和编号进行存档。2.存档方式可采用纸质档案和电子档案相结合的方式，确保档案的安全、完整和可查阅。（四）查询与调阅1.公司内部人员因工作需要查询原始台账记录的，应填写查询申请表，注明查询目的、查询内容等，经部门负责人批准后，到档案管理部门进行查询。2.外部单位或人员需要调阅原始台账记录的，应按照国家法律法规和公司相关规定办理手续，经公司领导批准后，方可调阅。调阅过程中，应确保记录的安全，不得擅自复制、泄露记录内容。四、原始台账记录的保管（一）保管期限1.原始台账记录的保管期限应根据国家法律法规和公司相关规定执行。一般情况下，财务类记录保管期限为[X]年，生产经营类记录保管期限为[X]年，人力资源类记录保管期限为[X]年等。2.对于涉及重要事项、法律纠纷或有特殊要求的记录，应适当延长保管期限。（二）保管方式1.纸质档案保管：应存放在专用的档案柜中，按照类别、年份、月份等进行有序排列，便于查找。档案柜应具备防火、防潮、防虫等功能。2.电子档案保管：应存储在专用的服务器或存储设备上，进行定期备份。备份数据应存放在不同的物理位置，以防数据丢失。同时，应设置严格的访问权限，确保电子档案的安全。（三）保管责任1.档案管理部门负责原始台账记录的保管工作，制定档案管理制度，明确保管人员的职责。2.保管人员应定期对档案进行检查、整理和维护，发现问题及时处理，确保档案的完好。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对原始台账记录制度的执行情况进行审计监督，检查记录的真实性、准确性、完整性和及时性。2.各部门负责人应加强对本部门原始台账记录工作的日常监督，确保本部门人员严格按照制度要求进行记录。（二）外部检查1.接受政府相关部门、行业监管机构等的检查时，应积极配合，如实提供原始台账记录资料。2.根据外部检查意见，及时整改存在的问题，完善原始台账记录制度。（三）违规处理1.对于违反原始台账记录制度的行为，如虚构记录、篡改数据、未及时记录等，应视情节轻重给予相应的处罚。2.处罚方式包括警告、罚款、降职、辞退等，同时对造成公司损失的，应依法追究其赔偿责任。六、附则（一）解释权本制度由公司[具体部门]负责解释。（二）修订与补充1.本制度如有未尽事宜，或因国家法律法规、政