招标内控制度设计规范

PAGE招标内控制度设计规范一、总则（一）目的本招标内控制度旨在规范公司招标活动，确保招标过程合法合规、公平公正、高效有序，提高资金使用效益，防范招标风险，维护公司利益。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各子公司涉及的各类货物、工程和服务的招标采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：招标活动必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保各项操作合法合规。2.公平公正原则：对待所有潜在投标人一视同仁，不偏袒、不歧视，保证招标过程和结果的公正性。3.公开透明原则：招标信息、程序、结果等应向社会公开，接受监督，增强透明度。4.竞争择优原则：通过充分竞争，选择最符合公司需求、性价比最高的供应商、承包商或服务提供商。5.诚实守信原则：参与招标活动的各方应诚实守信，履行各自的义务，不得弄虚作假、欺诈舞弊。二、招标组织与职责（一）招标决策机构公司设立招标决策委员会，负责对重大招标项目进行决策。招标决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议招标项目的必要性、可行性和预算安排。2.审定招标方案、招标文件等重要文件。3.对招标过程中的重大事项进行决策，如中标候选人的确定等。（二）招标执行部门公司指定专门的部门作为招标执行部门，负责具体的招标组织实施工作。其职责包括：1.制定招标工作计划，明确招标项目的时间节点和工作要求。2.编制招标文件，包括招标公告、投标文件格式、评标标准等。3.发布招标信息，组织潜在投标人报名、购买招标文件。4.接收投标文件，组织开标、评标活动。5.整理招标资料，建立招标档案。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出招标项目的需求，包括技术规格、数量、质量要求等，协助招标执行部门编制招标文件。2.财务部门：参与招标预算的审核与控制，负责对招标项目的资金支付进行监督管理。3.法务部门：对招标活动的合法性进行审查，提供法律咨询和支持，处理招标过程中的法律纠纷。三、招标流程（一）招标计划制定1.需求部门根据公司业务发展需要和实际工作需求，提前向招标执行部门提交招标项目申请，详细说明项目名称、内容、预算、时间要求等。2.招标执行部门对需求部门提交的申请进行审核，结合公司资源状况和工作安排，制定招标工作计划，明确招标项目的实施步骤、时间节点和责任人。3.招标工作计划经公司领导审批后实施。（二）招标文件编制招标执行部门按照相关法律法规和行业标准，结合招标项目特点和需求，编制招标文件。招标文件应包括以下主要内容：1.招标公告：明确招标项目的基本信息，如项目名称、招标范围、投标人资格要求、报名时间、地点、方式等。2.投标文件格式：规定投标文件应包含的内容和格式要求，如商务部分、技术部分、价格部分等。3.评标标准：制定明确、具体、客观的评标标准，包括技术指标、商务条款、价格因素等，确保评标过程的公正性和科学性。4.合同条款：拟定合同的主要条款，如标的、数量、质量、价格、付款方式、交货时间、售后服务等，为签订合同提供依据。5.其他说明：对招标项目的特殊要求、注意事项等进行说明。（三）招标信息发布1.招标执行部门通过公司官网、招标平台、行业媒体等渠道发布招标公告，确保招标信息广泛传播，吸引潜在投标人参与。2.招标公告应明确规定报名时间、地点和方式，以及获取招标文件的途径和费用等。（四）潜在投标人报名与资格审查1.潜在投标人按照招标公告要求，在规定时间内报名并提交相关资格证明文件。2.招标执行部门对潜在投标人的资格进行审查，核实其是否符合招标文件规定的资格要求。资格审查内容包括营业执照、资质证书、业绩证明、信誉状况等。3.对通过资格审查的潜在投标人，招标执行部门发放招标文件；对未通过资格审查的，应及时通知其原因。（五）投标文件接收与开标1.潜在投标人按照招标文件要求编制投标文件，并在规定时间内送达指定地点。2.招标执行部门接收投标文件，对投标文件的密封情况、完整性等进行检查。3.在规定的开标时间和地点，组织开标会议。开标会议应邀请所有投标人代表参加，当众开启投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。（六）评标1.招标执行部门组建评标委员会，评标委员会由公司内部相关专业人员和外部专家组成。评标委员会成员应具备相应的专业知识和经验，且与投标人无利害关系。2.评标委员会按照招标文件规定的评标标准，对投标文件进行评审。评审过程中，评标委员会成员应独立评审，不得相互串通或受外界干扰。3.评标委员会根据评审结果，推荐中标候选人，并编写评标报告。评标报告应包括评标过程、评标标准、投标人得分情况、中标候选人推荐意见等内容。（七）中标候选人公示与中标通知1.招标执行部门将中标候选人名单在公司官网或其他指定媒体上进行公示，公示期不得少于规定天数。公示期间，接受社会监督，如有异议，应及时进行调查处理。2.公示无异议后，招标执行部门向中标人发出中标通知书，并通知未中标人。中标通知书应明确中标项目名称、中标价格、中标工期等主要内容，是签订合同的依据。（八）合同签订1.中标人在收到中标通知书后规定时间内，与公司按照招标文件和投标文件的内容签订合同。合同签订应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，明确双方的权利和义务。2.合同签订后，招标执行部门将合同副本送相关部门备案，作为后续支付款项、验收等工作的依据。四、招标监督与风险管理（一）招标监督1.公司内部审计部门负责对招标活动进行全过程监督，检查招标程序是否合规、文件是否齐全、评标过程是否公正等。2.设立举报邮箱和电话，接受公司员工、供应商及社会公众对招标活动的举报和投诉。对举报和投诉事项，应及时进行调查核实，并将处理结果反馈给举报人。3.定期对招标活动进行总结和分析，评估招标内控制度的执行效果，发现问题及时整改完善。（二）风险管理1.风险识别：对招标过程中可能存在的风险进行识别，如法律风险、商业风险、操作风险等，并分析其产生的原因和可能造成的影响。2.风险评估：采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和优先级。3.风险应对：针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。如对于法律风险，加强法律法规学习，确保招标活动合法合规；对于商业风险，加强市场调研，合理设置评标标准，降低采购成本等。五、招标档案管理（一）档案内容招标档案应包括以下资料：1.招标项目申请文件。2.招标工作计划。3.招标文件（包括招标公告、投标文件格式、评标标准、合同条款等）。4.潜在投标人报名资料及资格审查文件。5.投标文件。6.开标记录、评标报告。7.中标候选人公示资料、中标通知书。8.合同文件。9.其他与招标活动相关的文件资料。（二）档案整理与归档招标执行部门应在招标活动结束后及时对相关资料进行整理，按照档案管理要求进行分类、编号、装订，并移交公司档案管理部门归档保存。档案管理部门应建立健全档案管理制度，确保档案的安全、完整和有效利用。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅招标档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.因特殊