规范合同回签管理制度

PAGE规范合同回签管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，确保合同的有效履行，维护公司的合法权益，特制定本规范合同回签管理制度。本制度旨在明确合同回签的流程、责任和要求，提高合同管理的效率和质量，防范合同风险。（二）适用范围本制度适用于公司各部门签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同回签管理应严格遵守国家法律法规和行业标准，确保合同的合法性和有效性。2.全面履行原则：合同各方应按照合同约定全面履行各自的义务，确保合同目的的实现。3.风险防控原则：加强合同回签过程中的风险识别、评估和防控，及时发现和解决潜在的合同风险。4.责任明确原则：明确合同回签各环节的责任主体，确保责任落实到人。二、合同回签流程（一）合同起草与审核1.合同起草：业务部门根据业务需求起草合同文本，明确合同双方的权利义务、标的、价款、履行期限、违约责任等主要条款。2.合同审核：合同起草完成后，应提交至公司内部的审核部门进行审核。审核部门应从法律合规、商业条款、风险防控等方面对合同进行全面审核，并提出修改意见。业务部门应根据审核意见对合同进行修改完善，确保合同内容符合公司利益和法律法规要求。（二）合同签订1.合同签署：经审核通过的合同，由业务部门与合同对方当事人进行签署。签署过程中，应确保合同双方当事人的身份真实、有效，合同签署的形式符合法律法规要求。2.合同盖章：合同签署完成后，应按照公司印章管理制度的规定进行盖章。盖章过程中，应确保印章的真实性和有效性，合同盖章的位置应符合法律法规要求。（三）合同回签1.回签要求：合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交至合同对方当事人进行回签。回签要求合同对方当事人在合同副本上签字、盖章，并注明回签日期。2.回签期限：合同回签期限应在合同约定的履行期限内，具体期限由业务部门根据实际情况确定。业务部门应在回签期限届满前及时跟踪合同回签情况，确保合同回签按时完成。3.回签方式：合同回签方式可根据实际情况选择邮寄、传真、电子邮件等方式，但应确保回签文件的真实性和有效性。业务部门应妥善保存合同回签文件的原件或复印件，作为合同履行的重要依据。（四）合同归档1.归档要求：合同回签完成后，业务部门应及时将合同正本、副本及回签文件等相关资料整理归档。归档资料应包括合同文本、审核意见、签署记录、回签文件等，确保资料的完整性和准确性。2.归档期限：合同归档期限应在合同履行完毕后[X]个工作日内完成。业务部门应按照公司档案管理制度的规定，将合同资料移交至公司档案室进行统一保管。3.档案查阅：公司内部人员如需查阅合同档案，应按照公司档案查阅制度的规定办理查阅手续。查阅过程中，应确保档案资料的安全和保密，并不得擅自复制、涂改、销毁档案资料。三、合同回签责任（一）业务部门责任1.合同起草与审核：业务部门负责合同的起草工作，确保合同内容符合业务需求和法律法规要求。同时，业务部门应积极配合审核部门的审核工作，及时修改完善合同文本。2.合同签订与回签：业务部门负责与合同对方当事人进行合同签署工作，并及时跟踪合同回签情况，确保合同回签按时完成。如因业务部门原因导致合同回签延误或无法完成，业务部门应承担相应的责任。3.合同履行与监督：业务部门负责按照合同约定履行合同义务，并对合同履行情况进行监督检查。如发现合同对方当事人存在违约行为，业务部门应及时采取措施，维护公司的合法权益。同时，业务部门应及时向公司内部相关部门通报合同履行情况，确保公司内部信息畅通。（二）审核部门责任1.合同审核：审核部门负责对合同进行全面审核，从法律合规、商业条款、风险防控等方面提出审核意见。审核部门应确保审核意见的准确性和客观性，为公司决策提供参考依据。2.风险提示：审核部门在审核过程中如发现合同存在风险隐患，应及时向业务部门进行风险提示，并提出相应防范措施建议。审核部门应跟踪业务部门对风险提示的落实情况，确保合同风险得到有效防控。3.审核档案管理：审核部门应妥善保存合同审核过程中的相关资料，包括审核意见、沟通记录等，作为合同管理的重要档案资料。审核部门应按照公司档案管理制度的规定，将审核档案资料移交至公司档案室进行统一保管。（三）其他部门责任1.印章管理部门：印章管理部门负责按照公司印章管理制度的规定，对合同进行盖章。印章管理部门应确保印章的真实性和有效性，严格控制印章的使用范围和程序。如因印章管理部门原因导致合同盖章出现问题，印章管理部门应承担相应的责任。2.档案管理部门：档案管理部门负责按照公司档案管理制度的规定，对合同资料进行归档保管。档案管理部门应确保档案资料的完整性和准确性，严格控制档案资料的查阅和使用范围。如因档案管理部门原因导致合同资料丢失或损坏，档案管理部门应承担相应的责任。四、合同回签监督与检查（一）监督机制1.内部监督：公司内部应建立健全合同回签监督机制。由公司审计部门或法务部门定期对合同回签情况进行检查，重点检查合同回签流程是否合规、回签文件是否真实有效、合同履行情况是否符合约定等。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.外部监督：公司可委托专业的律师事务所或会计师事务所对合同回签情况进行外部监督。外部监督机构应具备相应资质和经验，能够独立、客观、公正地对合同回签情况进行评价和建议。公司应积极配合外部监督机构的工作，及时提供相关资料和信息。（二）检查内容1.合同回签流程合规性：检查合同回签是否按照本制度规定的流程进行，包括合同起草、审核、签订、回签、归档等环节是否符合要求。2.回签文件真实性：检查合同回签文件是否真实有效，包括签字、盖章、日期等是否齐全、清晰，是否与合同对方当事人的身份信息一致。3.合同履行情况：检查合同是否按照约定履行，包括标的交付、价款支付、服务提供等方面是否符合合同要求。同时，检查合同履行过程中是否存在违约行为，以及公司是否采取了相应的措施维护自身权益。4.档案管理情况：检查合同档案是否按照本制度规定进行整理归档，档案资料是否完整、准确，查阅手续是否齐全。（三）问题处理1.问题发现：在合同回签监督与检查过程中，如发现存在问题，应及时记录并形成问题清单。问题清单应包括问题描述、发现时间、发现部门、责任主体等信息。2.问题整改：针对发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任主体限期整改。责任主体应制定详细的整改计划，并按照整改计划认真落实整改措施。整改完成后，责任主体应提交整改报告，说明整改情况和结果。3.责任追究：对于因合同回签问题给公司造成损失的，应按照公司相关规定追究责任主体的责任。责任追究方式包括但不限于批评教育、警告、罚款、降职、撤职等。同时，公司应建立健全责任追究档案，记录责任追究情况，为今后的管理工作提供参考。五、合同回签风险防控（一）风险识别与评估1.风险识别：业务部门和审核部门应定期对合同回签过程中可能存在的风险进行识别。风险识别应涵盖合同起草、审核、签订、回签、履行等各个环节，包括但不限于法律风险、商业风险、信用风险、操作风险等。2.风险评估：在风险识别的基础上，应对识别出的风险进行评估。风险评估应从风险发生的可能性和影响程度两个方面进行分析，确定风险等级。风险等级分为高、中、低三个等级，对于高风险等级的风险，应采取重点防控措施。（二）防控措施1.法律风险防控：加强合同审核工作，确保合同内容符合法律法规要求。对于重大合同或法律风险较高的合同，可聘请专业律师进行法律审查。同时，加强对员工的法律培训，提高员工的法律意识和风险防范能力。2.商业风险防控：在合同签订前，应对合同对方当事人的商业信誉、经营状况进行充分调查和了解。对于商业风险较高的合同，可要求对方提供担保或采取其他风险防控措施。同时，加强对合同履行过程的跟踪和监督，及时发现和解决商业风险问题。3.信用风险防控：建立合同对方当事人信用档案，记录其信用状况、交易历史等信息。对于信用风险较高的合同对方当事人，应谨慎签订合同，并加强对其信用状况的跟踪和监测。同时，加强与金融机构的合作，利用信用评级等手段对合同对方当事人进行信用评估。4.操作风险防控：规范合同回签流程，明确各环节的操作要求和责任主体。加强对员工的培训和教育，提高员工的操作技能和风险防范意识。同时，利用信息化手段对合同回签过程进行管理，提高工作效率和准确性。（三）应急预案1.应急响应机制：建立合同回签风险应急预案，明确应急响应机制。当合同回签过程中出现重大风险事件时，应立即启动应急预案，及时采取措施进行处理。应急响应机制应包括应急指挥机构、应急处置流程、信息报告制度等内容。2.应急处置措施：针对不同类型的风险事件，制定相应的应急处置措施。例如，对于法律纠纷事件，应及时聘请律师进行诉讼或仲裁；对于商业违约事件，应及时采取协商、调解、仲裁等方式解决；对于信用风险事件，应及时调整合作策略，减少损失。同时，应加强对风险事件的后续跟踪和评估，总结经验教训，完善风险防控措施。3.应急资源保障：建立应急资源保障体系，确保在风