电力公司采购制度规范

PAGE电力公司采购制度规范一、总则（一）目的为了规范电力公司采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于电力公司及所属各部门、各单位的物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.科学高效原则：运用科学的采购方法和流程，提高采购效率，降低采购成本，保证采购项目按时完成。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保采购物资和服务符合电力公司要求。5.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝腐败行为，维护公司利益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由公司领导、相关部门负责人等组成。负责审议采购战略、重大采购项目、采购政策等，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行部门设立采购部门，负责具体采购业务的实施。其职责包括：1.制定采购计划和采购方案。2.组织采购招标、询价、谈判等采购活动。3.对供应商进行选择、评估和管理。4.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.处理采购过程中的各项事务，协调与其他部门的关系。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，提供技术规格、质量标准等要求，并参与采购过程中的技术评审、验收等工作。（四）监督部门审计、监察等部门负责对采购活动进行监督检查，确保采购行为合法合规、公正透明，对违规行为进行查处。三、采购计划管理（一）采购需求预测1.各需求部门应根据公司生产经营计划、项目建设进度等，提前对所需物资和服务进行需求预测，填写采购需求预测表。2.采购部门应定期收集、汇总各需求部门的采购需求预测信息，结合库存情况，进行综合分析，为制定采购计划提供依据。（二）采购计划编制1.采购部门根据采购需求预测结果，结合库存状况、采购周期等因素，编制年度、季度和月度采购计划。2.采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并经相关部门审核后报采购领导小组批准。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因生产经营计划变更、项目调整、市场变化等原因需要调整采购计划，需求部门应及时提出申请。2.采购部门对申请进行审核后，报采购领导小组批准。采购计划调整后，应及时通知相关部门和供应商。四、采购方式选择（一）招标采购1.对于符合下列条件之一的采购项目，应采用招标采购方式：采购金额较大的物资和服务。技术复杂、专业性强的采购项目。涉及公共利益、国家安全的采购项目。法律法规规定必须招标的采购项目。2.招标采购应按照国家有关法律法规和公司规定的程序进行，包括招标公告发布、资格预审、招标文件编制、投标、开标、评标、定标等环节。（二）询价采购1.对于采购金额较小、技术规格简单、市场货源充足的采购项目，可采用询价采购方式。2.询价采购应向多家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价。采购部门对各供应商的报价进行比较分析，选择报价合理、信誉良好的供应商成交。（三）谈判采购1.对于采购项目具有特殊性、供应商数量有限或采用招标、询价采购方式不适用的情况，可采用谈判采购方式。2.谈判采购应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组应根据采购需求和供应商情况，制定谈判策略，明确谈判要点，确保谈判结果符合公司利益。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照公司规定的程序进行审批，确保采购过程合法合规。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商准入条件。供应商应具备合法经营资质、良好的信誉、较强的生产能力和质量保证能力等。2.采购部门负责收集供应商信息，对申请准入的供应商进行资格审查。审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩情况等。3.经资格审查合格的供应商，列入公司供应商名录。（二）供应商评估与考核1.定期对供应商进行评估与考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等。2.采购部门应制定供应商评估与考核标准和办法，采用定量与定性相结合的方式进行评估。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.根据供应商评估与考核结果，对供应商进行分类管理。对于优秀供应商，可给予优先采购、扩大采购份额等奖励；对于不合格供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。（三）供应商动态管理1.建立供应商动态管理机制，及时更新供应商信息。对于供应商的重大变化，如经营范围变更、法定代表人变更、生产地址变更等，采购部门应及时进行调查核实，并调整供应商管理档案。2.加强与供应商的沟通与合作，定期召开供应商座谈会，了解供应商需求和意见，共同解决合作中存在的问题，促进双方共同发展。六、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据采购计划或实际需要，填写采购申请表。采购申请表应详细说明采购项目名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、申请采购时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表提交给采购部门后，采购部门对其进行形式审查。如申请表内容不完整或不符合要求，采购部门应要求需求部门补充完善。（二）采购审批1.采购部门根据采购申请表的内容，按照公司规定的采购审批权限进行审批。对于金额较小的采购项目，可由采购部门负责人审批；对于金额较大的采购项目，应报采购领导小组审批。2.审批通过的采购申请表，由采购部门下达采购任务书，明确采购项目的具体要求、采购方式、时间节点等，并将采购任务书发送给相关采购人员。（三）采购实施1.采购人员根据采购任务书的要求，按照选定的采购方式组织采购活动。招标采购：采购人员负责编制招标文件，发布招标公告，组织资格预审，接收投标文件，组织开标、评标、定标等工作。询价采购：采购人员向多家供应商发出询价函，收集供应商报价，进行比较分析，选择成交供应商，并签订采购合同。谈判采购：采购人员成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定采购价格、交货期、质量标准等条款，并签订采购合同。单一来源采购：采购人员按照公司规定的程序进行审批后，与单一供应商进行谈判，签订采购合同。2.在采购过程中，采购人员应严格遵守采购流程和相关规定。如发现供应商存在违规行为或采购项目存在问题，应及时报告采购部门负责人，并采取相应措施进行处理。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购人员应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购人员应将合同文本提交给法律部门进行审核。法律部门应对合同条款的合法性、合规性进行审查，提出修改意见。采购人员根据法律部门的意见，对合同文本进行修改完善后，报采购部门负责人签字确认。3.采购合同签订后，采购人员应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，并跟踪合同执行情况。（五）验收付款1.采购项目到货后，需求部门应组织相关人员按照采购合同和技术要求进行验收。验收内容包括产品数量、规格型号、质量标准、外观等。验收合格后，需求部门应填写验收报告，并签字确认。2.采购部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。付款方式应按照采购合同约定执行。财务部门在审核付款申请时，应严格把关，确保付款依据充分、手续齐全。3.对于验收不合格的采购项目，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决。如供应商拒绝承担责任或无法解决问题，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任，并采取相应措施减少公司损失。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立采购风险识别与评估机制，定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估。风险识别应涵盖采购计划、采购方式选择、供应商管理、合同签订、验收付款等各个环节。2.采用定性与定量相结合的方法对采购风险进行评估，确定风险等级。风险等级分为高、中、低三个等级。对于高风险事项，应制定专项应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，加强市场调研和分析，及时掌握市场价格波动、供应情况等信息。合理安排采购计划，优化采购时机，采用套期保值等方式降低市场风险。2.供应商风险应对：加强供应商管理，严格供应商准入和评估考核制度。与供应商签订详细的合同条款，明确双方权利义务和违约责任。建立供应商应急管理机制，确保在供应商出现问题时能够及时采取替代措施。3.法律风险应对：加强采购人员法律法规培训，提高法律意识。在采购过程中，严格遵守法律法规和公司规定，确保采购行为合法合规。对于重大采购项目，应咨询专业法律意见，防范法律风险。4.内部管理风险应对：完善采购内部控制制度，加强采购流程各环节的监督和管理。明确各部门职责权限，加强沟通协调，避免出现职责不清、推诿扯皮等问题。加强对采购人员的廉洁教育，防范腐败风险。八、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门应建立内部监督机制，加强对采购过程的自我监督。定期对采购项目进行自查，检查采购流程是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等。2.审计、监察等部门应定期对采购活动进行专项监督检查，重点检查采购行为的合法性、合规性、公正性和效益性。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.主动接受政府有关部门、行业协会等的监督检查，积极配合相关部门的工作。2.对于涉及公共利益、社会关注度高的采购项目，应按照规定进行信息公开，接受社会监督。