规范会计账簿管理制度

PAGE规范会计账簿管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司会计账簿的管理，确保会计信息的真实、准确、完整，加强财务管理，维护公司正常经济秩序，为公司的决策提供可靠依据。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构的会计账簿管理工作。（三）依据本制度依据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》、《会计基础工作规范》以及国家其他相关法律法规和行业标准制定。二、会计账簿的设置（一）账簿种类1.总账：总账是根据会计科目开设的账簿，用于分类登记企业的全部经济业务，提供资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润等总括核算资料。2.明细账：明细账是根据总账科目所属的明细科目设置的，用于分类登记某一类经济业务，提供有关明细核算资料。明细账应根据企业的具体情况，按照资产、负债、所有者权益、收入、费用等类别分别设置，如应收账款明细账、应付账款明细账、原材料明细账、库存商品明细账等。3.日记账：日记账是按照经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔登记的账簿。公司应设置现金日记账和银行存款日记账，由出纳人员负责登记，以加强对货币资金的管理和监督。4.备查账：备查账是对某些在序时账和分类账中未能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。如租入固定资产备查账、受托加工材料备查账等。备查账应根据企业的实际需要设置，其格式可由企业自行确定。（二）账簿启用1.新成立的公司或新设立的会计年度开始时，应及时启用新的会计账簿。2.启用会计账簿时，应在账簿封面上写明单位名称和账簿名称，并在账簿扉页上附启用表，内容包括启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人（会计主管人员）姓名，并加盖名章和单位公章。记账人员或会计机构负责人（会计主管人员）调动工作时，应注明交接日期、接办人员和监交人员姓名，并由交接双方签名或盖章。3.启用订本式账簿，应从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。使用活页式账页，应按账户顺序编号，并须定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页码，另加目录，记明每个账户的名称和页次。三、会计账簿的登记（一）登记依据会计账簿应根据审核无误的会计凭证进行登记。记账凭证是登记账簿的直接依据，包括收款凭证、付款凭证和转账凭证。（二）登记要求1.记账人员应按照规定的记账方法，根据审核无误的记账凭证，逐笔、连续地登记账簿，不得隔页、跳行。如发生隔页、跳行现象，应在空页、空行处用红色墨水划对角线注销，或者注明“此页空白”或“此行空白”字样，并由记账人员签名或者盖章。2.账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格，一般应占格距的二分之一。3.登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。下列情况，可以用红色墨水记账：按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。4.凡需要结出余额的账户，结出余额后，应在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样。没有余额的账户，应在“借或贷”栏内写“平”字，并在余额栏内用“θ”表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。5.每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。对需要结计本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数；对需要结计本年累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数；对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。（三）登记时间1.现金日记账和银行存款日记账应根据收付款凭证，随时逐笔顺序登记，每日终了，应结出余额。2.总账应根据记账凭证汇总表定期登记，一般每旬或每月登记一次。3.明细账应根据记账凭证和原始凭证或原始凭证汇总表逐笔登记，或定期汇总登记。各种明细账的登记时间，应根据业务量的大小和经营管理的需要确定，但一般应在会计凭证编制后及时登记。四、会计账簿的核对（一）账证核对账证核对是指将账簿记录与会计凭证进行核对，核对账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额是否一致，记账方向是否相符。账证核对一般在日常编制记账凭证和登记账簿过程中进行，发现问题应及时更正。（二）账账核对账账核对是指核对不同会计账簿之间的账簿记录是否相符。账账核对的内容包括：1.总分类账簿有关账户的余额核对。将全部总分类账户的借方期末余额合计数与贷方期末余额合计数核对相符。2.总分类账簿与所属明细分类账簿核对。将总分类账各账户的期末余额与其所属明细分类账各账户的期末余额之和核对相符。3.总分类账簿与序时账簿核对。将现金日记账和银行存款日记账的期末余额与总分类账中“库存现金”和“银行存款”账户的期末余额核对相符。4.明细分类账簿之间的核对。将会计部门财产物资明细分类账期末余额与财产物资保管和使用部门的有关财产物资明细分类账期末余额核对相符。（三）账实核对账实核对是指各项财产物资、债权债务等账面余额与实有数额之间的核对。账实核对的内容包括：1.现金日记账账面余额与库存现金数额是否相符。每日终了，应由出纳人员自行盘点库存现金，并与现金日记账的余额核对相符；月份终了，现金日记账的余额必须与库存现金总账的余额核对相符。2.银行存款日记账账面余额与银行对账单的余额是否相符。银行存款日记账应定期与银行对账单核对，至少每月核对一次。月份终了，企业账面余额与银行对账单余额之间如有差额，必须逐笔查明原因进行处理，并按月编制“银行存款余额调节表”调节相符。3.各项财产物资明细账账面余额与财产物资的实有数额是否相符。企业应定期组织财产清查，将各项财产物资明细账的余额与财产物资的实际数量、价值进行核对，确保账实相符。如有不符，应及时查明原因，调整账簿记录，并按规定进行相应的账务处理。4.有关债权债务明细账账面余额与对方单位的账面记录是否相符。企业应定期与债权债务单位核对账目，确保债权债务的真实性和准确性。如有不符，应及时查明原因，进行相应的处理。五、会计账簿的结账（一）结账的含义结账是指在一定时期终了时，为了编制会计报表，对账簿记录所进行的结算工作。结账工作包括以下内容：1.将本期发生的经济业务全部登记入账，并保证其正确性。2.根据权责发生制的要求，调整有关账项，合理确定本期应计的收入和应计的费用。3.将损益类科目转入“本年利润”科目，结平所有损益类科目。4.结算出资产、负债和所有者权益科目的本期发生额和余额，并结转下期。（二）结账的程序1.在结账前，必须将本期内所发生的各项经济业务全部登记入账。2.按照权责发生制的要求，调整有关账项，合理确定本期应计的收入和应计的费用。例如，计提固定资产折旧、摊销无形资产、预提或待摊费用等。3.将损益类科目转入“本年利润”科目，结平所有损益类科目。具体分录如下：结转各项收入时：借：主营业务收入其他业务收入公允价值变动损益投资收益营业外收入贷：本年利润结转各项费用时：借：本年利润贷：主营业务成本其他业务成本营业税金及附加销售费用管理费用财务费用资产减值损失营业外支出所得税费用4.结算出资产、负债和所有者权益科目的本期发生额和余额，并结转下期。年度终了，还应将各账户的余额结转下年，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下一会计年度新建有关会计账簿的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。（三）结账的时间1.月结：每月终了时进行月结。月结时，应在各账户本月份最后一笔记录下面划一条通栏红线，表示本月结束；然后，在红线下面结出本月发生额和月末余额，并在摘要栏内注明“本月合计”字样，最后再在下面划一条通栏红线，表示完成月结工作。2.季结：每季度终了时进行季结。季结时，应在本季度最后一个月的月结下面划一条通栏红线，表示本季度结束；然后，在红线下面结出本季度发生额和季末余额，并在摘要栏内注明“本季合计”字样，最后再在下面划一条通栏红线，表示完成季结工作。3.年结：年度终了时进行年结。年结时，应在12月份月结下面划一条通栏红线，表示年度结束；然后，在红线下面结出全年发生额和年末余额，并在摘要栏内注明“本年合计”字样，最后再在下面划一条通栏红线，表示完成年结工作。对于有余额的账户，应将其余额结转下年，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下一会计年度新建有关会计账簿的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。六、会计账簿的保管（一）保管期限会计账簿的保管期限应按照国家有关规定执行。一般情况下，总账、明细账、日记账等主要账簿应保存15年；库存现金和银行存款日记账的保管期限为25年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年；辅助账簿的保管期限为15年。（二）保管要求1.会计账簿应指定专人负责保管，未经批准，任何人不得擅自查阅或外借。2.会计账簿应存放在安全、干燥、通风的地方，防止受潮、虫蛀、鼠咬等损坏。3.会计账簿应定期进行检查和核对，确保账簿的完整和准确。如发现账簿有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并按规定进行处理。4.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项（如超过会计档案保管期限但尚未报废的固定资产购买凭证等）的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。（三）销毁程序会计账簿保管期满需要销毁时，应由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计账簿的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。销毁会计账簿时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计账簿时，应当由同级财