规范会议保密管理制度

PAGE规范会议保密管理制度一、总则（一）目的为加强公司会议保密管理，确保公司商业秘密、敏感信息等在会议期间及相关过程中得到妥善保护，防止信息泄露，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部召开的各类会议，包括但不限于董事会会议、管理层会议、部门会议、专项工作会议等，以及与外部机构或个人召开的涉及公司保密信息的会议。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关保密规定，确保会议保密管理活动合法合规。2.预防为主原则：强化会议保密意识教育，采取有效防范措施，从源头上防止保密信息的泄露。3.全程管控原则：对会议筹备、召开、结束后的各个环节进行全面保密管理，确保保密措施落实到位。4.责任明确原则：明确各相关人员在会议保密管理中的职责，对违反保密制度的行为追究责任。二、会议保密管理职责（一）公司高层管理团队1.负责审批涉及公司重大机密信息的会议保密方案，确保会议保密措施符合公司战略利益和安全要求。2.监督会议保密管理制度的执行情况，对违反制度的行为进行决策处理。（二）会议组织者1.根据会议内容和性质，确定会议保密级别，并制定相应的保密方案。保密方案应包括会议场所选择、参会人员范围界定、会议资料管理、会议过程保密措施等内容。2.负责审核参会人员资格，向参会人员传达会议保密要求，发放会议保密须知等资料。3.组织会议相关人员签订保密承诺书，明确保密责任和义务。4.负责会议场所的安全检查和保密设施配备，确保会议场所符合保密要求。5.对会议过程中的保密工作进行全程监督和管理，及时处理保密突发事件。（三）参会人员1.严格遵守会议保密制度，不得擅自将会议保密信息泄露给无关人员。2.妥善保管会议资料，不得私自复制、传播、留存涉及公司保密信息的文件、资料等。3.在会议结束后，及时归还所领取的会议资料，不得自行留存或转借他人。4.如发现会议保密信息有泄露风险或已经泄露，应立即向会议组织者报告。（四）会议记录人员1.对会议记录内容严格保密，未经会议组织者同意，不得私自传播会议记录。2.按照会议组织者要求，对会议记录进行妥善保管，防止丢失或损坏。3.在会议记录整理完成后，及时将记录资料交会议组织者存档。（五）会议服务人员1.严格遵守会议保密制度，不得偷听、偷看会议内容，不得向无关人员透露会议信息。2.做好会议场所的清洁、设备维护等服务工作，确保会议正常进行，同时注意保护会议现场的保密环境。三、会议保密措施（一）会议场所选择1.优先选择公司内部具有保密条件的会议室召开涉及保密信息的会议。若需在外部场所召开会议，应选择具有良好保密设施和安全保障的场所，并与场所提供方签订保密协议。2.会议场所应具备完善的隔音、遮光等设施，防止会议内容被外部窃听或窥视。（二）参会人员管理1.严格控制参会人员范围，根据会议内容和保密要求，确定具体参会人员名单。非必要人员不得进入会议现场。2.对参会人员进行身份验证，确保参会人员身份真实、合法，并符合会议保密要求。3.在会议开始前，向参会人员发放会议保密须知，明确会议保密级别、保密要求和违反保密规定的后果等内容。（三）会议资料管理1.会议资料应根据保密级别进行分类、编号和标识，注明保密期限和适用范围。2.严格控制会议资料的发放范围，只发放给参会人员，并要求参会人员签收。如需留存资料，应明确留存期限和归还要求。3.会议资料的复制、打印应严格按照规定进行审批，确保复制、打印数量与实际需求相符，并对复制、打印过程进行登记。4.会议结束后，及时收回会议资料，对剩余资料进行清点、销毁或妥善保管。（四）会议过程保密1.会议期间，禁止无关人员进入会议场所。如有特殊情况需要进入，应经过会议组织者批准，并采取相应的保密措施。2.会议组织者应指定专人负责会议现场的秩序维护，防止参会人员在会议过程中私自交流、传递保密信息。3.会议期间，禁止使用未经加密的电子设备传输或存储会议保密信息。如需使用电子设备，应确保设备已采取加密措施，并对设备使用情况进行监督。4.会议过程中涉及公司核心机密信息的讨论，应尽量缩短时间，避免无关人员在场。如有必要，可采取分组讨论、限制发言等方式进行。（五）会议记录保密1.会议记录人员应使用专门的笔记本或电子设备进行记录，并对记录设备进行加密保护。2.会议记录内容应准确、完整，不得擅自修改或删除。记录完成后，应及时将记录资料交会议组织者审核。3.会议记录应按照公司档案管理规定进行存档，存档期限根据会议保密级别和相关规定确定。（六）会后保密工作1.会议结束后，参会人员应及时清理个人物品，不得在会议场所遗留涉及公司保密信息的文件、资料等。2.会议组织者应组织对会议场所进行清理检查，确保无保密信息遗漏或泄露。3.对会议资料进行整理归档，按照保密要求进行妥善保管。如需销毁会议资料，应按照公司文件销毁流程进行审批和操作，并做好销毁记录。四、保密信息分类与标识（一）保密信息分类1.商业秘密：包括公司的技术秘密、经营策略、客户信息、财务数据等，这些信息一旦泄露可能会对公司的市场竞争力、经济效益等造成重大损害。2.敏感信息：涉及公司内部管理、人事变动、重要决策等方面的信息，虽然不属于商业秘密，但也需要严格保密，防止对公司正常运营产生不利影响。3.国家秘密：如公司涉及国家重大项目、国防科研等领域，可能涉及国家秘密的信息，应按照国家保密法律法规进行严格管理。（二）保密标识1.在会议资料上，应根据保密信息的分类，在文件首页右上角加盖相应的保密标识章，注明保密级别和保密期限。2.保密标识章应包括公司名称、保密级别（如绝密、机密、秘密）、保密期限等内容，具体样式由公司保密管理部门统一制定。3.对于电子文档，应在文件名、文档首页等显著位置标注保密标识，并设置相应的加密权限。五、保密监督与检查（一）监督机制1.公司设立保密管理部门，负责对会议保密管理制度的执行情况进行定期监督检查。2.各部门负责人为本部门会议保密管理的第一责任人，应定期对本部门召开的会议保密工作进行自查，并向公司保密管理部门报告自查情况。（二）检查内容1.会议保密方案的制定和执行情况，包括会议场所选择、参会人员管理、会议资料管理、会议过程保密等措施的落实情况。2.参会人员对会议保密制度的遵守情况，是否存在私自泄露保密信息的行为。3.会议记录的管理情况，是否按照规定进行记录、保管和存档。4.会议资料的清理、销毁情况，是否符合公司文件管理规定。（三）检查方式1.定期检查：公司保密管理部门每季度对公司会议保密管理情况进行一次全面检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对特定会议或部门的会议保密工作进行不定期抽查。3.专项检查：针对涉及公司重大机密信息的会议或出现保密问题的会议，进行专项检查，深入调查原因，提出整改措施。（四）问题整改1.对于检查中发现的问题，公司保密管理部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定详细的整改方案，明确整改措施、整改责任人、整改期限，并按时将整改情况报告公司保密管理部门。3.公司保密管理部门对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。对整改不力的部门和个人，按照公司相关规定进行严肃处理。六、保密教育培训（一）培训计划1.公司人力资源部门应将会议保密管理培训纳入年度培训计划，定期组织开展培训活动。2.根据不同岗位和人员的特点，制定有针对性的培训内容，确保培训效果。（二）培训内容1.国家法律法规和行业保密规定，使员工了解保密工作的法律责任和义务。2.公司会议保密管理制度，明确会议保密的具体要求和操作流程。3.保密意识教育，通过案例分析、模拟演练等方式，提高员工的保密意识和防范能力。4.保密技术培训，如电子设备加密、文件加密等技术的应用，使员工掌握基本的保密技能。（三）培训方式1.集中培训：定期组织全体员工参加会议保密管理培训，邀请专业讲师进行授课。2.专题培训：针对特定岗位或会议类型，开展专题保密培训，如涉及核心机密信息会议的参会人员专题培训。3.在线学习：利用公司内部网络平台，提供会议保密管理相关的在线学习课程，方便员工随时学习。4.案例分享：定期分享保密工作中的典型案例，通过案例分析，加深员工对保密工作的认识。（四）培训考核1.对参加会议保密管理培训的员工进行考核，考核方式可以包括书面考试、实际操作、案例分析回答等。2.考核成绩应记录在员工培训档案中，作为员工绩效考核、晋升等的参考依据。3.对于考核不合格的员工，应进行补考或重新培训，确保员工掌握会议保密管理知识和技能。七、保密奖惩制度（一）奖励措施1.对在会议保密管理工作中表现突出的部门和个人，公司给予表彰和奖励。表彰形式可以包括颁发荣誉证书、奖金奖励等。2.如发现员工及时制止或报告会议保密信息泄露行为，避免公司遭受重大损失的，给予特别奖励。（二）惩罚措施1.对于违反会议保密管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括警告、罚款、降职、辞退等