规范公司采购外协制度

PAGE规范公司采购外协制度一、总则（一）目的为加强公司采购外协管理，规范采购外协行为，确保采购外协工作的公开、公平、公正，提高采购外协效率，降低采购成本，保证公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及的采购外协活动，包括但不限于原材料采购、零部件外协加工、设备采购及相关服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购外协活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保交易行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购外协过程应透明，采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式，确保所有符合条件的供应商或外协单位有平等参与机会，评标或选择过程公正，结果公平。3.效益原则：在保证产品质量和服务水平的前提下，通过合理的采购策略和成本控制，实现采购外协效益最大化，降低公司运营成本。4.诚信原则：公司与供应商或外协单位应诚实守信，履行合同约定，建立良好的合作关系。二、采购外协流程（一）采购外协需求提出1.使用部门根据生产计划、设备维护计划等，结合库存情况，填写《采购外协申请表》，详细说明采购外协物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、用途等信息，并提交至采购部门。2.紧急采购外协需求：使用部门应提前与采购部门沟通协调，说明紧急原因，采购部门应根据实际情况，优先安排处理。（二）采购部门审核1.采购部门收到《采购外协申请表》后，对需求的合理性、必要性进行审核。审核内容包括：是否符合公司生产经营计划、库存状况是否允许、采购预算是否充足等。2.对于不符合要求的采购外协申请，采购部门应及时与使用部门沟通，说明原因，并要求使用部门进行调整或补充相关信息。（三）供应商或外协单位选择1.采购部门根据采购外协物资或服务的特点，通过多种渠道收集供应商或外协单位信息，建立供应商或外协单位名录。收集渠道包括但不限于网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加展会等。2.对收集到的供应商或外协单位进行资格审查，审查内容包括：营业执照、税务登记证、组织机构代码证（已完成“三证合一”的提供营业执照）、生产经营许可证（如有）、产品质量认证、业绩情况、信誉状况等。3.根据采购外协需求和资格审查结果，选择合适的供应商或外协单位。选择方式如下：公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的采购外协项目。采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商或外协单位参与投标，按照规定的评标标准进行评标，确定中标单位。邀请招标：适用于具有特定资格要求或供应商数量有限的采购外协项目。采购部门向符合条件的供应商或外协单位发出投标邀请书，邀请其参与投标，评标方法同公开招标。竞争性谈判：适用于技术复杂、需求不明确或招标失败的采购外协项目。采购部门与不少于三家的供应商或外协单位进行谈判，通过谈判确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商或外协单位采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商采购等情况。采购部门应提供充分的理由和相关证明材料，经公司审批后进行采购。4.采购部门与选定的供应商或外协单位签订《采购外协合同》，合同应明确双方的权利义务、物资或服务的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。合同签订前，应提交公司法务部门进行审核，确保合同合法合规。（四）采购外协合同执行1.供应商或外协单位按照合同约定组织生产或提供服务，采购部门应定期跟踪合同执行情况，及时掌握进度、质量等方面的信息。2.如发现供应商或外协单位存在违约行为，采购部门应及时与其沟通协商，要求其限期整改；如违约行为严重影响合同执行，采购部门有权按照合同约定追究其违约责任，直至解除合同。3.在采购外协过程中，如因市场变化、不可抗力等原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商或外协单位协商，签订补充协议，并报公司相关部门审批。（五）验收1.采购物资到货前，采购部门应通知质量检验部门、使用部门等相关人员做好验收准备工作。2.物资到货后，质量检验部门按照合同约定的质量标准进行检验，填写《采购外协物资验收报告》，详细记录检验结果。检验合格的物资办理入库手续；检验不合格的物资，采购部门应及时与供应商或外协单位沟通协商，要求其采取换货、补货、降价处理或退货等措施。3.对于外协加工的产品或服务，使用部门应按照合同要求进行验收，验收合格后出具验收报告。验收内容包括产品质量、数量、交货时间、服务质量等方面。（六）付款1.采购部门根据合同约定和验收情况，填写《采购外协付款申请表》，附上合同、验收报告、发票等相关资料，提交至财务部门审核。2.财务部门对付款申请进行审核，审核内容包括合同条款、付款条件、发票真实性、金额准确性等。审核通过后，按照公司财务制度办理付款手续。三、采购外协风险管理（一）供应商或外协单位风险1.供应商或外协单位选择不当：可能导致采购物资或服务质量不合格、交货延迟、价格不合理等问题。采购部门应加强供应商或外协单位的选择和管理，建立严格的资格审查和评估机制。2.供应商或外协单位违约：如不履行合同约定、提供虚假信息等，可能给公司造成经济损失。采购部门应在合同中明确违约责任条款，加强合同执行过程的监督，及时发现和处理违约行为。3.供应商或外协单位破产倒闭：可能导致采购外协活动中断，影响公司生产经营。采购部门应定期对供应商或外协单位进行评估，关注其经营状况，必要时建立备用供应商或外协单位。（二）质量风险1.采购物资或服务质量不符合要求：可能影响公司产品质量和生产进度，增加生产成本。质量检验部门应加强采购物资的检验工作，严格按照质量标准进行验收，确保不合格物资不得入库或使用。2.外协加工产品质量不稳定：可能导致公司产品质量波动，影响市场声誉。采购部门应选择质量可靠的外协单位，加强对外协加工过程的监督和管理，要求外协单位建立质量管理体系，定期进行质量抽检。（三）价格风险1.市场价格波动：可能导致采购成本增加，影响公司经济效益。采购部门应加强市场价格监测和分析，合理安排采购时机，与供应商或外协单位协商价格调整机制，签订价格调整条款。2.价格谈判失败：可能导致采购成本过高。采购部门应提高价格谈判能力，掌握市场价格信息和供应商成本情况，制定合理的谈判策略。（四）合同风险1.合同条款不明确：可能导致双方在履行合同过程中产生争议，影响合同执行。采购部门应加强合同起草和审核工作，确保合同条款清晰、准确、完整，避免模糊不清或歧义性条款。2.合同执行过程中变更频繁：可能增加管理成本和风险。采购部门应严格控制合同变更，如确需变更，应按照规定程序办理审批手续，签订补充协议，并及时通知相关部门。（五）风险管理措施1.建立风险预警机制：采购部门定期对采购外协活动进行风险评估，识别潜在风险，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。2.加强内部控制：公司内部各部门应明确职责分工，加强协作配合，形成有效的内部控制体系，防范采购外协风险。3.保险措施：对于重大采购外协项目，可考虑购买相关保险，如货物运输保险、质量保证保险等，降低风险损失。四、监督与考核（一）监督1.公司内部审计部门定期对采购外协活动进行审计监督，检查采购外协流程是否合规、合同执行情况是否良好、采购成本是否合理等，发现问题及时提出整改意见。2.公司纪检监察部门对采购外协活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违规行为，维护公司利益。（二）考核1.采购部门应建立采购外协工作考核机制，对采购人员的工作业绩、工作质量、合同执行情况等进行考核评价。考核指标包括采购成本控制、采购周期、物资质量、供应商管理等方面。2.对在采购外协工作中表现优秀的部门和个人，公司给予表彰和奖励；对工作不力、造成损失的部门和个人，公司将视情节轻重给予批评教育、经济处罚或行政处分。五、信息管理（一）采购外协信息收集1.采购部门负责收集采购外协相关信息，包括供应商或外协单位信息、采购合同信息、采购物资或服务信息、验收信息、付款信息等。2.信息收集应及时、准确、完整，通过建立信息管理系统、定期报表、实地调研等方式进行收集。（二）采购外协信息整理与分析1.采购部门对收集到的采购外协信息进行整理和分类，建立采购外协信息档案，便于查询和使用。2.定期对采购外协信息进行分析，总结采购外协工作中的经验教训，发现存在的问题和潜在风险，为采购外协决策提供依据。