规范实物档案管理制度

PAGE规范实物档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司实物档案管理，确保实物档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥实物档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位形成的各类实物档案的管理。（三）定义实物档案是指公司在各项活动中形成的，具有保存价值的各种实物，包括但不限于奖杯、奖牌、证书、印章、票据、字画、模型、样品等。（四）管理原则实物档案管理遵循集中统一管理、分级负责、分类整理、便于利用的原则。二、实物档案的收集（一）收集范围1.公司获得的各类荣誉奖牌、奖杯、证书等。2.公司对外签订的重要合同、协议、票据等。3.公司使用的各类印章，包括公章、合同章、财务章等。4.公司具有历史意义或文化价值的字画、照片、模型、样品等。5.其他具有保存价值的实物。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责实物档案的收集工作，确保实物档案的及时、完整收集。2.对于新形成的实物档案，应在形成后[X]个工作日内移交至公司档案管理部门。3.收集的实物档案应保持原始状态，不得随意涂改、损坏或丢失。（三）收集程序1.实物档案形成部门填写《实物档案收集登记表》，详细记录实物档案的名称、来源、形成时间、保管期限等信息。2.将填写好的《实物档案收集登记表》连同实物档案一并移交至公司档案管理部门。3.档案管理部门对移交的实物档案进行核对、验收，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。三、实物档案的整理（一）分类标准实物档案按照其性质、用途、来源等进行分类，具体分类如下：1.荣誉类：包括公司获得的各类荣誉奖牌、奖杯、证书等。2.合同类：包括公司对外签订的重要合同、协议、票据等。3.印章类：包括公司使用的各类印章。4.文化类：包括公司具有历史意义或文化价值的字画、照片、模型、样品等。5.其他类：包括上述类别以外的其他具有保存价值的实物。（二）编号规则实物档案采用“年度+类别+顺序号”的编号方式，例如：2023RY001，表示2023年度荣誉类第1件实物档案。（三）编目要求1.编制实物档案目录，目录内容包括编号、名称、来源、形成时间、保管期限等信息。2.实物档案目录应一式两份，一份随实物档案保管，一份单独成册保存。（四）整理步骤1.对收集到的实物档案进行清理、擦拭，去除表面灰尘和污渍。2.根据分类标准对实物档案进行分类，并按照编号规则进行编号。3.为每件实物档案制作标签，标签内容包括编号（或名称）、类别、保管期限等信息，并粘贴在实物档案上。4.将编目好的实物档案目录与实物档案对应存放，确保一一对应。四、实物档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的实物档案保管库，保管库应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.实物档案保管库应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）保管方式1.实物档案应根据其性质、特点采用不同的保管方式，如专柜存放、密封保存、悬挂展示等。2.对于珍贵、易损的实物档案，应采取特殊的保护措施，如配备专门的保护盒、垫料等。（三）保管期限实物档案的保管期限根据其重要程度、历史价值等因素确定，具体保管期限如下：1.荣誉类实物档案：永久保存。2.合同类实物档案：根据合同履行期限确定保管期限，合同履行完毕后再保管[X]年。3.印章类实物档案：永久保存。4.文化类实物档案：根据其历史价值和文化意义确定保管期限，一般不少于[X]年。5.其他类实物档案：根据实际情况确定保管期限，一般不少于[X]年。（四）定期检查1.档案管理部门应定期对实物档案进行检查，检查内容包括实物档案的数量、完整性、保管状况等。2.定期检查的周期为每[X]年一次，如发现问题应及时采取措施进行处理。五、实物档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要可查阅、借阅实物档案，公司外部单位因特殊原因需要查阅、借阅实物档案的，应按照公司相关规定办理审批手续。（二）利用程序1.公司内部部门查阅、借阅实物档案，应填写《实物档案查阅申请表》或《实物档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的目的、内容、期限等信息，并经部门负责人签字批准后，提交至公司档案管理部门。2.公司档案管理部门对申请进行审核，如符合规定，予以批准，并提供相应的实物档案。3.查阅、借阅人员应在指定地点查阅、借阅实物档案，不得擅自将实物档案带出保管场所或转借他人。4.查阅、借阅人员应爱护实物档案，不得涂改、损坏、丢失实物档案，如发现问题应及时报告档案管理部门。5.查阅、借阅期限届满后，查阅、借阅人员应及时归还实物档案，档案管理部门应对归还的实物档案进行检查，如无问题，予以签收。（三）利用记录档案管理部门应建立实物档案利用记录，记录内容包括利用时间、利用部门、利用人员、利用目的、查阅或借阅的实物档案名称及编号等信息。六、实物档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立实物档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对实物档案进行鉴定。（二）鉴定标准实物档案鉴定小组根据实物档案的保管期限、现实利用价值等因素，对实物档案进行鉴定，确定其是否仍具有保存价值。（三）销毁程序1.对于已失去保存价值的实物档案，由实物档案鉴定小组提出销毁意见，填写《实物档案销毁申请表》，经公司分管领导批准后，予以销毁。2.实物档案销毁应指定专人负责，销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁