规范透明阳光采购制度

PAGE规范透明阳光采购制度一、总则（一）目的为了加强公司采购管理，规范采购行为，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，确保竞争机会均等。3.公开透明原则：采购过程及结果应向相关利益方公开，接受监督。4.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化和效益的最大化。5.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责为：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目计划和预算。3.决策重大采购事项，如供应商选择、采购方式确定等。（二）采购执行部门采购部门作为采购执行机构，负责具体采购活动的实施，其职责包括：1.制定采购计划和预算。2.寻找、筛选、评估供应商。3.组织采购谈判、签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购需求的评审和供应商的评价。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和成本核算。3.质量部门：参与采购物资的质量检验和验收工作，确保采购物资符合质量要求。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等内容。2.《采购需求申请表》经部门负责人审核后提交给采购部门。（二）采购计划制定采购部门收到《采购需求申请表》后，结合库存情况、采购周期等因素，制定采购计划，明确采购物资或服务的具体规格、数量、采购时间、采购方式等，并报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.供应商筛选采购部门根据采购需求和供应商基本信息，对潜在供应商进行初步筛选，确定符合基本要求的供应商名单。3.供应商评估采购部门会同需求部门、质量部门等相关人员，对筛选后的供应商进行实地考察和综合评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量控制、价格水平、售后服务、信誉等方面。4.供应商确定采购部门根据供应商评估结果，选择合适的供应商，并将其列入合格供应商名录。对于重大采购项目，采购决策委员会应参与供应商的最终确定。5.供应商管理采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估情况、合作历史等内容，并定期对供应商进行跟踪评估，对表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰处理。（四）采购方式选择1.公开招标适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的采购项目。采购部门发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。2.邀请招标适用于具有特定资格要求或供应商数量有限的采购项目。采购部门向若干家符合条件的供应商发出投标邀请书，邀请其投标，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。3.竞争性谈判适用于采购项目技术复杂、时间紧迫或招标失败的情况。采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，通过谈判确定成交供应商。4.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求等情况。采购部门与单一供应商进行协商，确定采购价格和其他合同条款。5.询价采购适用于采购物资规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门向多家供应商发出询价单，要求其报价，根据报价情况确定成交供应商。（五）采购谈判与合同签订1.采购谈判采购部门与选定的供应商就采购价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款进行谈判，达成一致意见。谈判过程中应做好记录，形成《采购谈判记录》。2.合同签订采购谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，经法律部门审核后，报公司授权代表签字盖章。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。（六）采购合同执行与验收1.采购合同执行采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。2.验收采购物资或服务到货后，采购部门会同需求部门、质量部门等相关人员按照采购合同约定的质量标准进行验收。验收合格的，出具《验收报告》；验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（七）采购付款1.采购物资或服务验收合格后，需求部门填写《付款申请单》，附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证，经部门负责人审核后提交给财务部门。2.财务部门对《付款申请单》及相关凭证进行审核，审核无误后按照采购合同约定的付款方式办理付款手续。四、采购信息管理（一）采购文件管理采购部门负责采购文件的收集、整理、归档和保管，采购文件包括采购需求申请表、采购计划、供应商评估报告、采购谈判记录、采购合同等。采购文件应妥善保管，保存期限按照国家法律法规及公司相关规定执行。(二)采购信息公开1.采购部门应定期将采购项目的基本情况、采购方式、采购结果等信息在公司内部进行公开，接受员工监督。2.对于涉及公司商业秘密的采购信息，应按照公司保密制度进行管理，防止信息泄露。五、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.公司设立举报信箱和举报电话，接受员工对采购活动中违规行为的举报。对于举报事项，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给举报人。（二）供应商监督1.采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行监督评估，对于不符合要求的供应商，及时采取措施进行整改或淘汰。2.鼓励供应商对采购部门及相关人员的违规行为进行举报，对于举报属实的，给予供应商一定的奖励。（三）考核与奖惩1.公司建立采购工作考核制度，对采购部门及相关人员的采购工作进行考核评价，考核内容包括采购任务完成情况、采购质量、采购成本控制、供应商管理等方面。2.根据考核结果，对表现优秀的采购部门及相关人员给予奖励，包括奖金、晋升、荣誉证书等；对存在违规行为或工作失误的