涉密发文审批制度规范

PAGE涉密发文审批制度规范一、总则（一）目的为加强公司涉密文件管理，确保涉密文件在起草、审核、印发、传递、使用、保管、销毁等环节的安全，防止涉密文件泄露，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密等各类涉密文件的发文审批管理。（三）基本原则1.严格保密原则：遵循国家保密法律法规，对涉密文件进行全过程保密管理，防止信息泄露。2.分级管理原则：根据涉密文件的密级程度，实施分级审批、分级管理，确保不同密级文件得到妥善处理。3.规范流程原则：明确发文审批各环节的职责和操作流程，确保文件审批工作有序进行。二、涉密文件定义与密级划分（一）涉密文件定义本制度所指涉密文件是指涉及公司商业秘密、技术秘密、财务数据、客户信息等，一旦泄露可能对公司利益造成损害的文件。（二）密级划分1.绝密级：涉及公司核心商业秘密、关键技术信息等，一旦泄露将对公司造成极其严重损失的文件。2.机密级：包含重要商业信息、技术资料等，泄露后会对公司利益产生较大损害的文件。3.秘密级：涉及公司一般商业秘密、工作秘密等，泄露后可能对公司正常运营造成一定影响的文件。三、发文审批流程（一）文件起草1.起草人职责起草人应准确掌握文件内容，确保文件表述清晰、逻辑严谨、格式规范。对涉及涉密信息的文件，起草人应明确标注密级，并根据密级要求采取相应保密措施。2.内容审核起草人完成文件初稿后，应自行对文件内容进行全面审核，确保文件不涉及敏感信息、不违反法律法规和公司规定。对于涉及多个部门或领域的文件，起草人应与相关部门进行沟通协调，确保文件内容的准确性和完整性。（二）部门审核1.审核部门职责文件起草部门负责人对文件的内容、格式、密级标注等进行初审，确保文件符合部门工作实际和公司整体要求。涉及其他部门业务的文件，起草部门应将文件送相关部门征求意见，相关部门应在规定时间内反馈审核意见。2.审核要点审核文件内容是否准确反映工作实际，是否存在与公司战略、政策相悖的内容。检查文件格式是否符合公司公文格式标准，密级标注是否准确、规范。（三）保密部门审核1.审核内容保密部门对文件的保密措施进行审核，确保文件在流转过程中的安全性。检查文件密级确定是否合理，是否符合公司保密管理规定。2.审核意见反馈保密部门审核后，如发现问题应及时向起草部门反馈，并提出修改意见。起草部门应根据反馈意见进行修改完善，再次提交审核。（四）分管领导审批1.审批权限分管领导根据文件内容和密级，对文件进行审批。对于涉及重要事项、较高密级的文件，分管领导应认真审阅，确保文件质量和安全性。2.审批意见分管领导审批时应签署明确意见，同意发文的应注明同意字样及日期；不同意发文的，应说明理由。（五）主要领导审批1.最终审批主要领导对经过分管领导审批的文件进行最终审批。主要领导有权根据公司整体战略、政策和实际情况，决定文件是否印发。2.特殊情况处理对于涉及重大决策、重要事项且密级较高的文件，必要时主要领导可组织相关部门进行专题研究后再行审批。（六）文件印发1.印发部门职责文件经审批同意后，由公司指定的印发部门负责文件的印制。印发部门应严格按照审批确定的份数、格式进行印制，确保文件质量。2.印制过程保密在文件印制过程中，印发部门应采取保密措施，防止文件内容泄露。对印制过程中产生的废页、废料等应及时销毁。（七）文件传递与分发1.传递方式根据文件密级和紧急程度，选择合适的传递方式。对于绝密级文件，应采用专人专车传递或加密电子传输等方式；机密级文件可采用机要通信等方式传递；秘密级文件可通过公司内部办公系统或专人传递等方式。2.分发登记文件传递到接收部门后，接收部门应进行签收登记。登记内容包括文件名称、文号、密级、份数、传递时间、接收人等信息。对于需要分发到多个部门或个人的文件，应按照审批确定的范围进行分发，并做好分发记录。四）文件使用与保管（一）文件使用1.使用范围文件使用部门和人员应严格按照文件规定的使用范围使用文件，不得擅自扩大使用范围。2.借阅管理因工作需要借阅涉密文件的，应填写借阅申请表，注明借阅文件名称、文号、密级、借阅理由、预计归还时间等信息。借阅申请表经部门负责人签字同意后，报保密部门审批。保密部门批准后，借阅人方可到文件保管部门办理借阅手续。借阅人应妥善保管借阅的文件，不得转借他人，不得在非工作场所使用涉密文件。归还文件时，应确保文件完好无损，经保管部门核对无误后办理归还手续。（二）文件保管1.保管部门职责文件保管部门应设立专门的涉密文件保管场所，配备必要的保密设施设备，如保险柜、密码锁、监控设备等。对涉密文件进行分类存放，建立文件台账，详细记录文件名称、文号、密级、份数、收发时间、保管期限等信息。2.保管要求涉密文件应存放在保密柜中，实行双人双锁管理。定期对涉密文件进行清查盘点，确保账物相符。发现文件丢失、损坏等情况，应及时报告并采取相应措施。五、文件销毁（一）销毁条件1.保管期限届满：对于已到保管期限且无继续保存价值的涉密文件，应进行销毁。2.文件内容变更：文件所涉及的事项已完成或政策调整等原因，文件内容不再具有时效性，经审批后可进行销毁。3.文件不再使用：因工作任务结束等原因，文件不再被使用，且无其他保存必要的，可申请销毁。（二）销毁审批1.申请部门：文件使用部门或保管部门根据文件销毁条件，填写涉密文件销毁申请表，注明文件名称、文号、密级、份数、销毁理由等信息。2.审批流程：申请表经部门负责人签字同意后，报保密部门审核。保密部门审核通过后，报分管领导和主要领导审批。（三）销毁方式1.集中销毁：对于数量较多、密级较高的涉密文件，应采用集中销毁方式。公司应选择具有保密资质的销毁机构进行集中销毁，并签订保密协议。2.自行销毁：对于数量较少、密级较低的涉密文件，经保密部门批准后，可由文件保管部门在符合保密要求的场所自行销毁。自行销毁时应采用粉碎、焚烧等可靠方式，确保文件信息无法恢复。（四）销毁记录1.记录内容：对涉密文件销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、文件名称、文号、密级、份数、销毁方式、参与人员等信息。2.记录保存：销毁记录应至少保存[X]年，以备查阅。六、监督与检查（一）监督机制1.内部监督：公司保密部门负责对涉密文件发文审批制度执行情况进行内部监督检查，定期或不定期对各部门文件管理情况进行抽查。2.外部监督：接受上级主管部门、保密行政管理部门等外部机构的监督检查，对提出的问题及时整改落实。（二）检查内容1.制度执行情况：检查各部门是否严格按照涉密发文审批制度规范操作，文件起草、审核、审批、印发、传递、使用、保管、销毁等环节是否符合规定要求。2.保密措施落实情况：检查各部门保密设施设备配备是否齐全、有效，保密制度是否健全，人员保密意识是否到位等。（三）问题处理1.发现问题：在监督检查过程中发现的问题，应及时记录并向责任部门反馈。2.整改要求：责任部门应针对问题制定整改措施，明确整改责任人及整改期限，按时完成整改任务。3.责任追究：对于违反