档案业务管理规范制度

PAGE档案业务管理规范制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案业务管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集和保存与公司/组织业务相关的各类档案，保证档案的系统性和连贯性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据、文字等应符合规范要求，避免出现错误或歧义。4.规范性原则：档案管理工作应遵循国家相关法律法规和行业标准，采用统一的管理方法和技术手段，确保档案管理的规范化和标准化。5.保密性原则：对涉及公司/组织商业秘密、机密信息等的档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织档案业务管理规范制度，并组织实施。2.统筹规划档案管理工作，制定档案工作计划和目标，明确各阶段工作任务和要求。3.指导和监督各部门档案工作，定期检查档案管理情况，及时发现和解决问题。4.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案整理规范、有序。5.建立和维护档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案检索和利用效率。6.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案实体安全。7.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记和统计工作，跟踪档案利用效果。8.组织开展档案鉴定和销毁工作，对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁处理。9.负责档案管理人员的培训和考核，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。（二）各部门档案管理职责1.各部门应指定专人负责本部门档案工作，明确其档案管理职责，并将人员名单报档案管理部门备案。2.负责收集、整理本部门在工作中形成的各类档案，确保档案齐全、完整。3.按照档案管理部门的要求，对本部门档案进行分类、编号、装订等整理工作，并及时移交档案管理部门。4.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助和支持。5.对本部门档案的安全保管负责，定期检查档案存放情况，发现问题及时报告档案管理部门。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用等，确保档案管理工作的正常开展。3.严格遵守档案保密制度，不得泄露档案内容，维护档案信息安全。4.熟练掌握档案管理业务知识和技能，不断提高档案管理工作水平。5.积极参加档案管理培训和学习活动，了解和掌握档案管理的新政策、新技术和新方法。6.负责档案管理设备的维护和保养，确保设备正常运行，保障档案管理工作的顺利进行。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织设立、变更、终止过程中形成的各类文件，如章程、协议、批复、登记证书等。2.公司/组织各项业务活动中形成的文件材料，包括合同、协议、报告、报表、会议记录、工作计划、总结等。3.公司/组织行政管理工作中形成的文件，如通知、通报、请示、批复、规章制度等。4.公司/组织财务工作中形成的文件，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.公司/组织人力资源管理工作中形成的文件，如员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。6.公司/组织科研、技术开发等工作中形成的文件，如项目立项报告、研究成果报告、技术文件等。7.公司/组织对外宣传、文化建设等工作中形成的文件，如宣传资料、活动方案、文化作品等。8.其他与公司/组织业务相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的完整性。2.文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，符合档案整理要求。3.对于重要文件材料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存地点。4.各部门应定期将收集的文件材料移交档案管理部门，移交时应填写档案移交清单。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的管理和利用。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的鉴定和保管。3.便于档案的整理、编目、装订、上架等操作，提高档案管理工作效率。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人力资源类、科研项目类、基本建设类等类别。2.编号：对每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的检索和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速查找和了解档案内容。4.装订：对纸张规格不一致、破损或零散的文件材料进行整理和装订，确保档案整齐、牢固。5.上架：将整理好的档案按照编号顺序上架存放，便于档案的保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等，确保档案保管环境符合要求。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式，确保档案信息的安全和完整。2.对纸质档案应按照分类、编号顺序进行排列存放，便于查找和管理。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保电子档案数据的安全性。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、密级等信息，便于对档案进行跟踪管理。（三）保管期限1.根据档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司/组织设立、变更、终止过程中形成的重要文件，以及涉及公司/组织核心业务、重大决策、知识产权等具有长期保存价值的档案。3.长期保管的档案保管期限一般为10年至50年，主要包括公司/组织在一定时期内具有重要参考价值的文件材料。4.短期保管的档案保管期限一般为1年至10年，主要包括公司/组织日常工作中形成的一般性文件材料。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备设施、人员等方面的安全管理。2.档案管理人员应严格遵守档案安全操作规程，不得擅自将档案带出库房或泄露档案信息。3.定期对档案库房进行安全检查，发现问题及时整改，确保档案安全。4.制定档案应急预案，对可能发生的火灾、水灾、盗窃等突发事件进行应急处置，最大限度减少档案损失。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应符合国家法律法规和公司/组织相关规定，确保档案利用的合法性和规范性。2.服务为本原则：以服务公司/组织各项工作为宗旨，积极为利用者提供优质、高效的档案利用服务。3.保密安全原则：在档案利用过程中，严格遵守档案保密制度，确保档案信息安全。（二）利用范围1.公司/组织内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外部单位因工作需要查阅、借阅档案，须经公司/组织相关部门批准，并按照规定办理查阅、借阅手续。（三）利用手续1.查阅手续：公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应根据查阅申请表提供档案，并做好查阅登记工作。2.借阅手续：公司/组织内部人员借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、借阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。借阅人凭审批后的申请表到档案管理部门办理借阅手续，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录档案内容。如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.外部单位查阅、借阅档案，应提交查阅、借阅申请函，注明查阅、借阅目的、档案名称、编号等信息，并加盖单位公章。经公司/组织相关部门审核批准后，档案管理部门按照规定办理查阅、借阅手续。查阅、借阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案安全。（四）利用登记与统计1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅、借阅日期、利用者姓名、部门、查阅或借阅档案名称、编号、利用目的、归还日期等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用动态，为档案管理工作提供参考依据。统计内容包括档案查阅、借阅人次、档案利用频率、利用效果等。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次全面鉴定。2.科学准确原则：鉴定工作应依据国家相关法律法规和公司/组织档案保管期限规定，结合档案的实际价值，科学、准确地判定档案的存毁。3.集体审议原则：成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员、档案管理人员等组成，对拟销毁档案进行集体审议，确保鉴定结果的公正性和客观性。（二）鉴定方法1.档案管理部门应根据档案保管期限规定和档案实际情况，对档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、形成时间、保管价值等因素，确定档案的存毁。2.对于保管期限已满但仍具有重要参考价值的档案，应延长保管期限；对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。3.档案鉴定小组应对档案管理部门提出的销毁意见进行审议，形成鉴定报告，报公司/组织领导审批。（三）销毁程序1.经公司/组织领导批准后，档案管理部门应编制档案销毁清单，详细记录拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.档案销毁清单