档案保存规则制度规范

PAGE档案保存规则制度规范一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本规则制度规范。（二）适用范围本规则制度规范适用于公司/组织各部门及全体员工在档案形成、积累、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项工作的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：档案应全面、系统地反映公司/组织各项工作的历史过程，保证档案的完整性。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失、泄密等情况发生。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用价值。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立专门的档案管理部门，负责统筹管理公司/组织的各类档案。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司/组织档案管理的规章制度。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整。4.开展档案的鉴定工作，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，并按照规定程序进行销毁。5.负责档案的统计工作，建立档案统计台账，及时准确地反映档案的数量、种类、利用情况等信息。6.为公司/组织各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续。7.组织开展档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。8.对公司/组织各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织的行政公文、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、证照文件等。2.人事档案：包括员工的个人简历、入职离职手续、薪酬福利、培训记录、考核评价等。3.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务档案：根据公司/组织的业务类型，分为市场营销档案、项目管理档案、生产运营档案、技术研发档案等。5.基建档案：包括公司/组织的基本建设项目的立项、规划、设计、施工、竣工验收等过程中形成的文件材料。6.设备档案：包括公司/组织的各类设备的采购、安装、调试、维护、报废等过程中形成的文件材料。（二）档案编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，确保每个档案都有唯一的编号。2.编号方法：采用分类编号法，按照档案分类体系，为每一类档案编制相应的编号。例如，行政档案编号为XZ，人事档案编号为RS，财务档案编号为CW，业务档案编号为YW，基建档案编号为JJ，设备档案编号为SB。在每一类档案编号下，再根据档案的形成时间、顺序等进行细分编号。如行政档案中的某份文件编号为XZ2023001，表示该文件属于行政档案类别，是2023年形成的第1份文件。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，按照档案管理的要求，及时将本部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料收集齐全。2.收集的档案应包括纸质文件、电子文件、图表、照片、音像资料等各种载体形式。3.对于重要的会议、活动、项目等，应在活动结束后及时收集相关档案材料，并确保材料的完整性和准确性。（二）档案整理1.档案整理工作应按照档案分类方案进行，对收集到的档案进行分类、排序、编目、装订等操作。2.纸质档案应使用A4纸张进行打印、复印，并按照档案编号顺序依次排列，装订牢固、整齐。3.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保电子档案的可读性和可检索性。电子档案的命名应与纸质档案编号一致，并注明文件的版本号、日期等信息。4.照片、音像资料等特殊载体档案应进行分类整理，并配以文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息。五、档案的归档与移交（一）档案归档1.各部门收集整理好的档案应定期向档案管理部门归档，归档时间为每年的[具体时间]。2.归档时，各部门应填写档案移交清单，详细列出移交档案的名称、数量、编号等信息，并由移交人和档案管理部门接收人签字确认。3.档案管理部门应对归档的档案进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。如发现问题，应及时与移交部门沟通，要求其补充或更正。（二）档案移交1.基建项目、设备购置等专项工作结束后，相关部门应及时将项目档案移交档案管理部门。2.移交档案时，应编制项目档案移交清单，清单内容应包括项目档案的名称、数量、编号、形成时间、保管期限等信息。3.档案管理部门应对移交的项目档案进行验收，验收合格后办理移交手续。对于验收不合格的项目档案，应要求移交部门限期整改，直至验收合格。六、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、温湿度计、空调、灭火器、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁、整齐，档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如公司/组织的章程、大事记、重要会议记录、重要合同协议、财务决算等。3.长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应列为长期保管。保管期限一般为[具体年限]年。如一般性的业务文件、人事档案、设备档案等。4.短期保管的档案：凡是反映公司/组织短期工作活动，在较短时间内对公司/组织有参考价值的档案，应列为短期保管。保管期限一般为[具体年限]年。如临时性的通知、报表等。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.对电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。4.严格遵守档案库房的管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员、档案管理人员等组成。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。3.对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，应提出销毁意见。（二）档案销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清单，清单内容应包括档案的名称、数量、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清单应经公司/组织领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应指定专人负责监督，并做好记录。4.档案销毁后，档案管理部门应在档案销毁清单上注明销毁日期，并将档案销毁清单归档保存。八、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.查阅重要档案或涉及公司/组织机密的档案，需经公司/组织分管领导审批。3.外部单位查阅公司/组织档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等信息，经公司/组织相关部门负责人审核，报公司/组织领导批准后，方可查阅。（二）查阅方式1.档案查阅应在档案管理部门指定的查阅场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。2.查阅纸质档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换等。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理手续。3.查阅电子档案时，查阅人员应按照档案管理部门的要求进行操作，不得擅自修改、删除电子档案信息。（三）借阅管理1.因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅重要档案或涉及公司/组织机密的档案，需经公司/组织分管领导审批。3.档案借阅期限一般不得超过[具体天数]天，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大利用范围，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换等。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。5.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真核对档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时查明原因，并要求借阅人员作出说明。九、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司/组织档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理的效率和服务水平。2.通过信息化手段，对档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计、利用等全过程进行管理，实现档案管理的规范化、科学化。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应按照档案分类编号体系，将纸质档案和电子档案的相关信息录入档案管理信息系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，及时录入新形成的档案信息，删除已销毁或失去保存价值的档案信息。3.建立数据备份制度，定期对档案管理信息系统中的数据进行备份，并将备份数据存储在不同的介质上，异地存放，防止数据丢失。（三）系统安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限管理，对不同用户授予不同的操作权限，确保系统数据的安全性。2.安装防火墙、杀毒软件等安全防护软