行政区域会议制度规范

PAGE行政区域会议制度规范一、总则（一）目的为了规范行政区域内各类会议的组织与管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性、准确性和有效性，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于行政区域内各级政府部门、企事业单位、社会团体等组织召开的各类会议。（三）基本原则1.合法性原则：会议的组织与召开必须符合国家法律法规及相关政策要求。2.规范性原则：严格按照规定的程序、流程和标准进行会议组织与管理。3.高效性原则：精简会议环节，提高会议效率，确保会议能够达到预期目的。4.公开性原则：对于涉及公众利益、重大决策等会议，应根据相关规定进行公开，保障公众知情权。二、会议分类及职责分工（一）会议分类1.综合性会议：如政府工作报告会议、年度工作会议等，涉及全面工作汇报与决策部署。2.专题性会议：针对特定领域或问题召开的会议，如经济形势分析会、环保工作推进会等。3.协调性会议：用于协调各部门之间工作关系、解决工作衔接问题的会议。4.临时性会议：因突发事件、紧急任务等临时召开的会议。（二）职责分工1.会议主办部门负责提出会议议题，明确会议目的、议程安排等。组织会议筹备工作，包括通知参会人员、准备会议资料、安排会议场地等。负责会议的主持与组织，确保会议按预定议程顺利进行。对会议决策事项进行跟踪落实，及时反馈执行情况。2.参会部门按时参加会议，认真准备发言材料，积极参与会议讨论。负责落实会议决策事项，按照要求及时反馈工作进展。3.会议服务部门提供会议场地、设备设施等保障服务。负责会议期间的餐饮、住宿等后勤服务工作。做好会议记录、录音、录像等工作，确保会议资料的完整保存。三、会议筹备（一）会议计划制定1.会议主办部门应根据工作需要，提前制定会议计划，明确会议主题、时间、地点、参会人员范围、议程安排等内容。2.会议计划应报上级领导审批，重大会议需报相关部门备案。（二）会议通知1.根据会议计划，提前向参会人员发送会议通知。通知应明确会议的各项信息，包括会议主题、时间、地点、议程、需准备的材料等。2.对于重要会议，应采用多种通知方式，如书面通知、电子邮件、短信等，确保参会人员及时收到通知。3.通知应提前发送，给参会人员留出足够的准备时间。对于临时召开的会议，应尽量提前通知，确保参会人员能够按时参加。（三）会议资料准备1.会议主办部门应根据会议议程，准备相关会议资料，如工作报告、文件草案、数据统计等。2.会议资料应内容准确、逻辑清晰、格式规范，提前发放给参会人员，以便其提前熟悉会议内容，做好发言准备。3.对于涉及机密的会议资料，应严格按照保密规定进行管理，确保资料安全。（四）会议场地安排1.根据会议规模和要求，选择合适的会议场地。场地应具备良好的交通条件、设施设备齐全、环境舒适。2.提前对会议场地进行布置，包括摆放桌椅、音响设备、投影仪等，确保会议能够正常进行。3.对于大型会议，应合理划分不同的功能区域，如主会场、分会场、休息区等，并设置明显的指示标识。四、会议组织与管理（一）会议签到1.在会议开始前，安排专人负责会议签到工作，确保参会人员按时签到。2.签到表应记录参会人员的姓名、单位、职务等信息，以便统计参会情况。（二）会议主持1.会议主持人应具备良好的组织协调能力和语言表达能力，能够掌控会议节奏，引导会议顺利进行。2.主持人应提前熟悉会议议程和参会人员情况，在会议开始时简要介绍会议目的、议程安排等内容。3.在会议过程中，主持人应鼓励参会人员积极发言，引导讨论围绕主题展开，及时协调解决会议中出现的问题。（三）会议发言1.参会人员应按照会议议程安排，有序发言。发言内容应简洁明了、重点突出，围绕会议主题进行阐述。2.对于重要发言，应提前准备好书面材料，以便其他参会人员更好地理解发言内容。3.在发言过程中，应尊重他人发言权利，不得打断他人发言，如有不同意见，可在他人发言结束后进行补充或发表自己的观点。（四）会议讨论1.主持人应根据会议需要，组织参会人员进行讨论。讨论应充分发扬民主，鼓励参会人员发表不同意见和建议。2.在讨论过程中，主持人应引导参会人员围绕问题核心进行深入分析，避免偏离主题或出现无意义的争论。3.对于讨论中提出的重要观点和建议，应及时记录下来，以便后续决策参考。（五）会议决策1.根据会议讨论情况，主持人应及时总结会议成果，形成会议决策事项。2.会议决策事项应明确责任部门、责任人、完成时间等内容，确保决策能够得到有效落实。3.对于重大决策事项，应按照相关规定进行合法性审查、风险评估等程序，确保决策的科学性和合法性。（六）会议记录1.安排专人负责会议记录工作，记录会议的全过程，包括会议时间、地点、参会人员、议程、发言内容、讨论情况、决策事项等。2.会议记录应真实、准确、完整，采用电子文档和纸质文档相结合的方式进行保存。3.会议记录应在会议结束后及时整理，形成会议纪要。会议纪要应突出会议重点、决策事项及工作要求，经会议主持人审核后发送给参会人员及相关部门。五、会议后续工作（一）决策事项跟踪落实1.会议主办部门应建立会议决策事项跟踪落实机制，明确责任部门和责任人，定期对决策事项的执行情况进行跟踪检查。2.责任部门应按照会议决策要求，制定具体的工作计划和措施，认真组织实施，并及时向会议主办部门反馈工作进展情况。3.对于执行过程中出现的问题，责任部门应及时分析原因，提出解决方案，并报会议主办部门协调解决。（二）会议资料归档1.会议结束后，会议服务部门应及时对会议资料进行整理归档。归档资料应包括会议通知、会议议程、会议记录、会议纪要、发言材料、决策文件等。2.会议资料应按照档案管理规定进行分类、编号、装订，妥善保存，以便日后查阅和参考。3.对于电子文档资料，应进行备份存储，并建立相应的索引目录，方便快速查找。（三）会议效果评估1.定期对会议效果进行评估，总结经验教训，不断改进会议组织与管理工作。2.会议效果评估可采用问卷调查、参会人员反馈、工作绩效评估等方式进行，重点评估会议目标的达成情况、决策事项的执行效果、参会人员的满意度等。3.根据会议效果评估结果，提出改进措施和建议，不断优化会议制度规范，提高会议质量和效率。六、会议纪律与保密规定（一）会议纪律l.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退或无故缺席。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议主办部门请假。2.参会人员应遵守会议秩序，关闭手机或调至静音状态，不得在会议期间随意走动、交头接耳、接听电话等，以免影响会议正常进行。3.参会人员应认真听取会议内容，积极参与会议讨论，不得在会议上发表与会议主题无关的言论或进行其他干扰会议的行为。（二）保密规定1.对于涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等会议内容，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露给无关人员。2.会议资料应妥善保