腾讯采购部门制度规范

PAGE腾讯采购部门制度规范总则目的本制度旨在规范腾讯采购部门的各项工作流程，确保采购活动的合法性、公正性、透明性和高效性，保障公司利益，促进公司业务的顺利开展。适用范围本制度适用于腾讯采购部门及其相关工作人员，以及参与腾讯采购活动的供应商、合作伙伴等。基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应公平、公正地对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.透明性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受公司内部和外部的监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。5.诚实守信原则：采购部门及相关人员应诚实守信，履行合同约定，维护公司信誉。采购流程规范采购需求提出1.各部门根据业务发展需要，定期或不定期向采购部门提交采购需求申请：包括采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等详细信息。2.采购需求申请应经部门负责人审核签字后提交至采购部门：审核内容包括需求的合理性、必要性、预算的准确性等。采购计划制定1.采购部门收到采购需求申请后，进行汇总整理：结合公司库存情况、采购周期、市场供应情况等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物品或服务的具体内容、采购时间安排、采购方式、预算控制等：并报采购部门负责人审批。供应商选择与管理1.建立供应商信息库：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，对供应商的基本情况、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等进行评估，筛选合格供应商纳入信息库。2.供应商选择：根据采购需求，从供应商信息库中选择合适的供应商进行采购。对于重要采购项目，应采用招标、竞争性谈判等公开采购方式，邀请多家供应商参与投标或谈判，综合评估供应商的报价、质量、服务等因素，选择最优供应商。3.供应商管理：与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括交货期、产品质量、售后服务、价格变动等方面。对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商进行警告、整改或淘汰。采购执行1.采购部门根据采购计划向选定的供应商发送采购订单：采购订单应明确采购物品或服务的详细信息、交货时间、交货地点、付款方式等内容。2.供应商收到采购订单后，应按照订单要求及时组织生产或供应：并在规定时间内将货物送达指定地点。采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保采购任务按时完成。3.货物验收：采购物品或服务到货后，采购部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、质量规格、外观等方面。对于验收合格的货物，办理入库手续；对于验收不合格的货物，应及时与供应商协商处理，要求供应商补货、换货或退货等。采购付款1.采购部门根据采购合同和验收情况，填写付款申请单：付款申请单应包括采购订单号、供应商名称、采购金额、付款方式、付款期限等信息，并附上相关的发票、验收报告等凭证。2.付款申请单经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门审批：财务部门审核付款申请的真实性、合法性、准确性等内容，并按照公司财务制度和资金安排进行付款。3.对于采用预付款方式的采购项目，采购部门应在签订采购合同后，按照合同约定及时办理预付款手续：并跟踪供应商的供货进度，确保预付款的安全使用。采购风险管理风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估：包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.针对识别出的风险，分析其发生的可能性和影响程度：制定相应的风险应对措施。风险应对措施1.市场风险应对：关注市场动态，及时了解市场价格波动、供应短缺等情况，通过与供应商协商、签订长期合同、套期保值等方式降低市场风险。2.供应商风险应对：加强对供应商的管理和评估，选择信誉良好、实力雄厚的供应商合作。建立供应商备份机制，防止因单一供应商出现问题而影响采购活动的正常进行。3.质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物品或服务的质量检验。对于重要采购项目，可要求供应商提供质量保函或进行质量抽检等。4.合同风险应对：签订采购合同前，应仔细审查合同条款，确保合同内容合法、合规、完整。加强合同执行过程中的监督和管理，及时处理合同纠纷。5.付款风险应对：严格按照采购合同约定的付款方式和期限进行付款，确保公司资金安全。对于存在付款风险的供应商，应采取相应的防范措施，如要求提供担保、加强资金监控等。采购监督与审计内部监督1.采购部门应建立健全内部监督机制：定期对采购活动进行自查自纠，发现问题及时整改。2.公司内部审计部门应定期对采购部门的采购活动进行审计：审计内容包括采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。对于审计发现的问题，提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。外部监督1.采购部门应接受公司内部其他部门和员工的监督：对于提出的意见和建议，应认真对待并及时反馈处理结果。2.采购活动应接受政府相关部门、行业协会、社会公众等外部监督：采购部门应积极配合外部监督检查，及时公开采购信息，保障社会公众的知情权和监督权。采购人员行为规范职业道德1.采购人员应遵守职业道德规范：诚实守信，廉洁奉公，不得利用职务之便谋取私利。2.严禁采购人员接受供应商的贿赂、回扣、礼品等不正当利益：不得与供应商串通损害公司利益。工作纪律1.采购人员应严格遵守公司的工作纪律：按时上下班，不得迟到早退，不得无故旷工。2.工作时间内，应认真履行工作职责：不得从事与工作无关的事情，不得擅自离岗、串岗。保密义务1.采购人员应严格遵守公司的保密制度：对采购活动中涉及的公司商业秘密、供应商信息、采购价格等予以保密。2.不得向无关人员泄露采购