规范食堂经费管理制度

PAGE规范食堂经费管理制度一、总则（一）目的为加强公司食堂经费管理，规范经费使用行为，提高经费使用效益，保障食堂正常运转，为员工提供优质、安全、卫生的餐饮服务，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司食堂经费的预算编制、审批、使用、核算、监督等全过程管理。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财务制度，确保经费使用合法合规。2.合理性原则：经费使用应符合食堂实际运营需求，合理安排各项支出，杜绝浪费。3.公开透明原则：建立健全经费公开制度，定期向员工公布经费收支情况，接受员工监督。4.专款专用原则：食堂经费必须专款专用，不得挪作他用。二、管理职责（一）公司管理层1.负责审批食堂经费预算和重大经费支出。2.监督食堂经费管理制度的执行情况。（二）财务部门1.负责食堂经费的账务核算，确保账目清晰、准确。2.审核食堂经费报销凭证，办理经费支付手续。3.定期编制食堂经费财务报表，向公司管理层汇报经费收支情况。（三）食堂管理部门1.负责编制食堂经费预算草案，提交财务部门审核。2.按照预算合理安排经费使用，严格控制各项费用支出。3.负责食堂物资采购、验收、保管等工作，确保物资质量和安全。4.定期对食堂经费使用情况进行自查自纠，发现问题及时整改。（四）员工代表（可通过工会等形式推选）1.参与食堂经费管理的监督工作，对经费使用情况提出意见和建议。2.协助财务部门和食堂管理部门做好经费公开工作，保障员工知情权。三、预算管理（一）预算编制1.食堂管理部门应于每年年底前，根据下一年度公司员工人数、就餐标准、物价变动等因素，编制食堂经费预算草案。2.预算草案应包括食材采购、人员工资、水电费、设备维护费、清洁用品费等各项费用明细，并附上详细的计算依据和说明。3.食堂管理部门将预算草案提交财务部门审核，财务部门根据公司财务状况和相关规定进行审核调整，形成正式的食堂经费预算方案。（二）预算审批1.食堂经费预算方案经财务部门审核后，提交公司管理层审批。2.公司管理层应在收到预算方案后的[X]个工作日内进行审批，审批通过后的预算方案作为食堂经费管理的依据。（三）预算执行1.食堂管理部门应严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算，应提前向财务部门提出申请，说明调整原因和金额，经财务部门审核后报公司管理层批准。2.财务部门应定期对食堂经费预算执行情况进行监控，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（四）预算调整1.当出现下列情况之一时，可对食堂经费预算进行调整：国家政策法规发生重大变化，影响食堂经费支出。公司员工人数、就餐标准等发生较大变动。市场物价大幅波动，导致食材采购等费用大幅增加。其他不可预见的因素导致预算执行困难。2.预算调整应按照预算编制和审批程序进行，确保调整后的预算合理、可行。四、经费支出管理（一）食材采购1.食堂应建立食材采购管理制度，选择资质良好、信誉度高的供应商。采购前应进行市场调研，了解食材价格、质量等信息，确保采购的食材新鲜、安全、卫生。2.食材采购应签订采购合同，明确采购品种、数量、价格、交货时间、质量标准等条款。合同签订后，应严格按照合同执行。3.食堂管理部门应安排专人负责食材验收工作，对采购的食材进行严格检验，确保食材符合质量要求。验收合格的食材应及时入库，并做好入库记录。4.食材采购应实行集中采购与分散采购相结合的方式。对于大宗食材，如米面油、肉类等，应通过招标等方式进行集中采购；对于一些季节性、地域性较强的食材，可根据实际情况进行分散采购。5.采购人员应严格遵守廉洁自律规定，不得接受供应商的贿赂或回扣，不得谋取私利。（二）人员工资1.食堂工作人员的工资应根据其工作岗位、工作量、工作绩效等因素进行合理确定。工资标准应符合当地同行业水平，并与公司薪酬制度相衔接。2.食堂管理部门应按照公司规定的工资发放时间和方式，及时足额发放工作人员工资。工资发放应编制工资表，经财务部门审核后发放。3.食堂工作人员的加班工资、奖金等应按照公司相关规定执行，不得擅自提高或降低标准。（三）水电费1.食堂应安装独立的水电计量装置，准确记录水电费使用情况。2.水电费应按照实际使用量和当地水电价格标准进行结算。财务部门应定期与水电供应部门核对水电费账目，确保费用结算准确无误。3.食堂应加强水电管理，采取节能措施，降低水电费支出。如合理控制照明、空调等设备的使用时间，及时维修损坏的水电设施等。（四）设备维护费1.食堂应建立设备维护管理制度，定期对食堂设备进行维护保养，确保设备正常运行。2.设备维护费用应根据设备的使用情况和维护计划进行预算安排。设备维修应填写维修申请单，经食堂管理部门负责人审批后进行维修。维修费用应取得合法有效的发票，并经财务部门审核后报销。3.对于大型设备的更新改造，应按照公司固定资产管理规定进行审批和核算。（五）清洁用品费1.食堂应配备必要的清洁用品，如洗洁精、消毒剂、卫生纸等。清洁用品的采购应选择质量可靠、价格合理的产品。2.使用部门应建立清洁用品领用登记簿，记录清洁用品的领用情况。清洁用品的领用应根据实际需要进行，不得浪费。3.清洁用品费用应按照实际使用量和采购价格进行核算，定期进行盘点，确保账实相符。（六）其他费用1.食堂因业务需要发生的其他费用，如招待费、会议费等，应按照公司相关规定执行。2.招待费应严格控制使用范围和标准，不得超支。招待费报销应附招待事由、招待对象等详细说明，并经相关领导审批。3.会议费应按照会议实际发生的费用进行报销，报销凭证应包括会议通知、参会人员名单、会议费用明细等。五、经费报销管理（一）报销凭证要求1.食堂经费报销必须取得合法有效的发票或收据，发票应注明开票日期、购买方名称、纳税人识别号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息，并加盖发票专用章。2.报销凭证应真实、完整、清晰，不得涂改、伪造。对于不符合要求的报销凭证，财务部门有权不予报销。（二）报销流程1.费用报销人应填写费用报销单，详细注明费用发生的时间、地点、事由、金额等信息，并附上相关发票或收据。2.费用报销单经食堂管理部门负责人审核签字后，提交财务部门审核。3.财务部门对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，审核无误后报公司管理层审批。4.公司管理层审批通过后，财务部门办理经费支付手续。（三）报销时间规定1.食堂经费报销应在费用发生后的[X]个工作日内办理，逾期不予报销。2.对于一些特殊情况需要延迟报销的，应提前向财务部门说明原因，并经财务部门同意。六、核算与监督（一）核算管理1.财务部门应按照国家财务制度和本制度规定，对食堂经费进行独立核算，设置专门的会计科目，准确记录经费收支情况。2.食堂经费核算应做到日清月结，每月末编制食堂经费收支报表，向公司管理层汇报经费收支情况。报表应包括收入、支出明细及结余情况，并附上相关说明。（二）监督检查1.公司内部审计部门应定期对食堂经费管理情况进行审计监督，检查经费使用是否符合规定，预算执行是否严格，报销手续是否完备等。2.食堂管理部门应定期对食堂经费使用情况进行自查自纠，发现问题及时整改，并将自查情况报告