行政管理工作流程与规范手册

行政管理日常工作流程与规范手册一、手册说明本手册旨在规范公司行政管理日常工作，明确各环节操作标准，提升行政工作效率与服务质量，保证行政工作有序开展。手册适用于公司行政部及各部门涉及行政事务对接的员工，可作为日常工作的操作指引与培训参考。二、会议管理（一）工作场景描述适用于公司各类会议的组织与实施，包括但不限于部门例会、项目推进会、跨部门协调会、外部合作洽谈会等。通过规范会议全流程管理，保障会议有序、高效，保证会议成果有效落地。（二）操作流程详解1.会前筹备（1）确定会议基本信息：由会议发起人明确会议主题、目的、时间（精确到分钟）、地点（线上会议需确认平台及会议号）、参会人员（主会人、记录人、列席人员）。（2）发放会议通知：提前1-2个工作日通过企业/邮件发送会议通知，注明会议主题、时间、地点、议程及需提前准备的资料（如有）。示例通知内容：“【会议通知】关于项目进度推进会的通知——时间：X月X日14:00-15:30，地点：3楼会议室01，参会人：（项目负责人）、（设计部）、（市场部），议程：1.项目当前进度汇报；2.跨部门协作问题讨论；3.下阶段任务分工。”（3）准备会议物资：根据会议需求准备签到表、投影仪、麦克风、笔记本、笔、饮用水等；若为重要会议，需提前调试设备并准备纸质材料（如议程表、项目资料）。2.会中服务（1）签到与引导：参会人员入场时，行政人员引导签到（线上会议通过会议签到），核对参会人员名单，保证无遗漏。（2）设备支持：会议开始前5分钟再次检查投影、麦克风等设备是否正常，会议中全程在场，及时处理设备突发问题（如麦克风无声、断网等）。（3）会议记录：指定记录人（通常为行政人员或会议发起人助理）详细记录会议内容，包括发言要点、决议事项、待办事项（明确责任人与完成时限）。示例记录：“决议：1.设计部于X月X日前完成方案初稿（负责人：）；2.市场部配合提供用户调研数据（负责人：）。”3.会后整理（1）纪要撰写：会议结束后1个工作日内，根据会议记录整理《会议纪要》，经会议主会人审核无误后，发送至所有参会人员及相关部门抄送领导。（2）物资归位：将会议物资（如投影仪、签到表、剩余饮用水等）整理归位，清理会议室卫生。（3）事项跟踪：行政人员根据会议纪要中的待办事项，每周跟踪进度，督促责任人按时完成，并及时向领导反馈。（三）标准化表单表1：会议通知单模板会议主题会议时间X年X月X日14:00-15:30会议地点3楼会议室01参会人员、（共3人）会议议程1.进度汇报；2.问题讨论；3.任务分工需准备材料项目进度表、用户调研数据发起人*（）发放时间X年X月X日10:00表2：会议签到表模板序号姓名部门职位签到时间备注1项目部经理13:552设计部主管13:583市场部专员14:02迟到（四）关键要点提示会议通知需明确“禁止无故缺席”，如需请假需提前半天向会议发起人申请；线上会议需提前测试平台稳定性，提醒参会人员提前10分钟进入会议；会议纪要需突出“决议”与“待办”，避免流水式记录，保证可执行性；重要会议（如董事会、年度总结会）需全程录音（需提前告知参会人员），保证记录准确。三、办公用品管理（一）工作场景描述适用于公司日常办公耗材（笔、纸、文件夹、订书机等）、设备耗材（墨盒、硒鼓、打印纸）的申领、采购、发放与库存管理，保障办公物资充足且避免浪费。（二）操作流程详解1.申领与审批（1）填写申领单：员工根据工作需求，填写《办公用品申领单》（注明物品名称、规格、数量、申领部门、申领人、用途）。（2）部门审批：申领人将申领单提交至部门负责人审批，确认申领合理性（如非必需品或过量申领，可驳回或调整数量）。2.采购与入库（1）汇总需求：行政部每周五下班前收集各部门审批通过的《办公用品申领单》，汇总形成《办公用品采购需求清单》。（2）执行采购：行政专员根据采购清单进行采购（优先选择合作供应商，保证价格合理、质量合格），采购后索取采购凭证（如采购清单、发票复印件）。（3）入库登记：物资到货后，行政人员核对物品名称、规格、数量是否与采购清单一致，确认无误后登记《办公用品库存台账》（入库时间、物品名称、规格、数量、供应商、经手人），并分类存放（如耗材区、设备区）。3.发放与盘点（1）发放物资：员工凭审批通过的《办公用品申领单》至行政部领取物资，行政人员核对无误后发放，并在申领单上签字确认（或更新库存台账中的“领用数量”）。（2）定期盘点：行政部每月末对办公用品进行盘点，核对台账库存与实际库存是否一致，若差异超过5%，需查找原因（如漏登记、损耗等）并记录《办公用品盘点报告》。（三）标准化表单表3：办公用品申领单模板申领部门行政部申领日期X年X月X日申领人*（赵六）用途日常文件打印序号物品名称规格单位————————————1A4复印纸70g包2黑色签字笔0.5mm支3文件夹A4个部门负责人审批*（钱七）行政部发放*（孙八）表4：办公用品库存台账模板入库日期物品名称规格单位入库数量领用数量结存数量存放位置经手人X年X月X日A4复印纸70g包50545耗材柜1*（孙八）X年X月X日黑色签字笔0.5mm支100397耗材柜2*（孙八）（四）关键要点提示办公用品申领遵循“按需申领、杜绝浪费”原则，如笔、纸等消耗品每月每人限申领1次（特殊情况需说明）；采购需遵守公司采购制度，金额超过500元需填写《采购审批单》并经行政经理审批；库存物资需分类存放、标识清晰（如“A4纸”“墨盒”），避免受潮、损坏；低值易耗品（如笔、便利贴）可设置“自助领取点”，方便员工随时领取，减少行政工作量。四、档案管理（一）工作场景描述适用于公司各类文件资料（包括但不限于合同、制度、会议纪要、员工资料、项目方案、外部函件等）的分类、归档、借阅与保管，保证文件资料完整、安全、可追溯。（二）操作流程详解1.文件分类与编号（1）分类标准：根据文件来源（内部/外部）、类型（行政/人事/财务/业务）、年份等维度进行分类，一级分类为“行政类”“人事类”“业务类”等，二级分类为“制度文件”“会议文件”“合同文件”等。（2）编号规则：采用“分类代码-年份-序号”格式，如“XZ-2024-001”（XZ代表行政类，2024为年份，001为序号），编号标注于文件右上角。2.归档与登记（1）归档范围：所有具有保存价值的文件资料，包括纸质文件与电子文件（电子文件需同步备份至公司服务器）。（2）归档时间：纸质文件在事项完成后3个工作日内整理归档；电子文件在24小时内至指定服务器文件夹。（3）归档操作：将纸质文件按分类装入档案盒，标注档案名称、编号、年份、份数、保管期限（如“永久”“10年”“5年”），并填写《档案归档登记表》（归档日期、文件名称、编号、份数、经手人）；电子文件需命名规范（如“XZ-2024-001-公司合同”），至对应分类文件夹。3.借阅与保管（1）借阅申请：员工因工作需要借阅档案时，需填写《档案借阅申请表》（借阅人、部门、借阅档案名称、编号、用途、借阅期限），经部门负责人审批（涉密档案需经行政经理审批）。（2）借阅流程：行政人员核对申请表与档案信息，确认无误后办理借阅手续（纸质档案需签字登记，电子档案需开通临时访问权限）；借阅期限一般不超过3天，到期需归还（如需续借，需提前1天申请）。（3）保管要求：档案室需保持干燥、通风、防火、防潮、防虫，档案柜需上锁，钥匙由行政专员专人保管；电子档案需定期备份（每月1次），防止数据丢失。（三）标准化表单表5：档案归档登记表模板归档日期文件名称文件编号份数保管期限存放位置经手人X年X月X日公司采购合同XZ-2024-001210年档案柜A1*（孙八）X年X月X日行政部管理制度XZ-2024-0021永久档案柜A2*（孙八）表6：档案借阅申请表模板借阅人*（周九）所在部门市场部借阅日期X年X月X日档案名称项目方案文件编号YW-2024-005用途客户洽谈准备借阅期限3天部门负责人审批*（吴十）行政部审批*（孙八）归还情况X年X月X日归还经手人*（周九）（四）关键要点提示涉密文件（如未公开合同、财务数据）需单独存放，借阅需经总经理审批，并限制借阅范围；电子档案需定期检查备份有效性，防止服务器故障导致数据丢失；档案保管期限到期后，需由行政部提出销毁申请，经审核无误后（如无法律风险），按规定流程销毁（纸质文件需碎纸机处理，电子文件需彻底删除），并填写《档案销毁记录表》。五、访客接待（一）工作场景描述适用于外部单位来访（如客户、供应商、部门、合作伙伴等）的接待工作，通过规范接待流程，展现公司良好形象，保证访客接待有序、高效。（二）操作流程详解1.预约与信息确认（1）访客预约：访客提前通过电话、邮件或企业联系行政部，说明来访单位、姓名、职务、来访人数、来访目的、预计到访时间与离开时间。（2）信息确认：行政人员记录访客信息，并与对接部门（如业务部、市场部）确认接待安排，1小时内回复访客：“您好，先生/女士，您于X月X日X点来访我司，我司已安排X总（对接人）在3楼会议室接待，请您携带证件号码，谢谢！”2.接待准备（1）环境准备：根据访客级别（如普通客户、重要客户）布置接待室，保证桌面整洁、座椅舒适、空调温度适宜（夏季24-26℃，冬季20-22℃）；重要客户需准备公司宣传册、茶水（如矿泉水、茶包、咖啡）、水果或点心。（2）物资准备：准备访客签到表、名片（如对接人需要）、纸巾、垃圾桶；若需洽谈业务，提前调试投影仪、麦克风等设备。（3）人员通知：提前通知对接人（如业务经理）接待时间与地点，保证其准时到场。3.迎接与接待（1）迎接：行政人员提前10分钟至公司前台等候，看到访客后主动上前问候：“您好，请问是公司的先生/女士吗？我是行政部的*，这边请！”引导访客至接待室，途中可简单介绍公司环境（如“这是我们办公区，那边是会议室”）。（2）签到：引导访客在《访客签到表》上填写信息（姓名、单位、职务、到访时间、联系方式、受访人），并核对证件号码（如需登记）。（3）接待服务：引导访客入座，主动询问饮品需求（如“请问您喝咖啡还是茶？”），及时提供；对接人到场后，行政人员礼貌退场（如“您先洽谈，有事随时叫我”），如需协助（如倒水、递资料），适时提供。4.送别与记录（1）送别：访客离开时，行政人员引导至前台，礼貌道别：“感谢您的到访，欢迎下次再来！”若访客携带物品，主动协助提拿。（2）记录：填写《访客接待记录表》（接待日期、访客单位、姓名、职务、人数、来访目的、接待人、接待过程、反馈意见），并对接收的访客资料（如名片、建议书）进行归档。（三）标准化表单表7：访客签到表模板到访时间访客姓名单位名称职务联系方式受访人离开时间备注X年X月X日09:15科技有限公司经理10:30X年X月X日14:00集团主管1395678赵六15:45携带方案表8：访客接待记录表模板接待日期X年X月X日接待地点3楼会议室01接待人*（孙八）访客单位科技有限公司访客人数2人来访目的商谈合作事宜接待过程1.介绍公司业务；2.洽谈项目合作细节；3.参观办公区反馈意见对公司环境及服务态度表示满意后续跟进业务部于X月X日前发送合作方案至访客邮箱（四）关键要点提示接待访客需着装整洁（商务休闲装或工服），保持微笑，使用礼貌用语（如“您好”“请”“谢谢”）；重要客户（如大客户、领导）需提前告知公司领导，必要时由领导亲自迎接；接待过程中避免谈论敏感话题（如公司负面信息、薪资等），专注业务沟通；若访客临时取消或变更行程，行政部需及时通知对接部门，避免空等。六、固定资产管理（一）工作场景描述适用于公司固定资产（包括但不限于办公设备：电脑、打印机、投影仪；家具：办公桌、椅、文件柜；其他：空调、饮水机等）的采购、登记、领用、维护与报废管理，保证固定资产安全、完整、高效使用。（二）操作流程详解1.采购与入库（1）采购申请：各部门因工作需要新增或更换固定资产时，填写《固定资产采购申请单》（物品名称、规格、数量、预估金额、用途、使用人），经部门负责人审批后提交至行政部。（2）采购执行：行政部审核申请合理性（如是否为必需品、是否可调剂闲置资产），确认后按公司采购流程执行采购（金额超过2000元需填写《采购审批单》并经总经理审批）。（3）入库登记：固定资产到货后，行政人员核对物品名称、规格、数量、金额与采购清单是否一致，确认无误后粘贴“资产标签”（标签内容包括资产编号、名称、采购日期、使用人），并登记《固定资产台账》（资产编号、名称、规格、型号、采购日期、金额、使用部门、使用人、存放位置、状态）。2.领用与调拨（1）领用登记：员工领用固定资产时，需填写《固定资产领用表》（资产编号、名称、领用日期、领用人、存放位置），经部门负责人审批后，行政人员更新台账中的“使用人”与“存放位置”。（2）调拨管理：部门间固定资产调拨时，由调入部门填写《固定资产调拨申请表》（调拨原因、资产编号、名称、调入/调出部门），经双方部门负责人审批后，行政部更新台账，并通知相关人员办理交接手续。3.维护与盘点（1）日常维护：行政部建立《固定资产维护记录表》（资产编号、维护日期、维护内容、维护人、费用），定期对固定资产进行检查（如每季度检查电脑、打印机运行状况），发觉问题及时维修（如联系供应商上门维修）。（2）定期盘点：行政部每半年组织一次固定资产盘点，核对台账信息与实际资产（名称、数量、状态、使用人），填写《固定资产盘点报告》，对盘盈、盘亏、损坏资产分析原因，并上报领导处理（如盘亏需追究责任人责任，损坏需评估维修费用）。4.报废与处置（1）报废申请：固定资产因损坏、老化、技术淘汰等原因无法使用时，由使用部门填写《固定资产报废申请表》（资产编号、名称、报废原因、使用年限、报废日期），经行政部鉴定（确认无法修复）、财务部审核（评估残值）后，报总经理审批。（2）处置执行：审批通过后，行政部联系专业机构回收报废资产（如电子设备需交由有资质的回收公司），回收款项交至财务部，并更新台账中的“状态”为“已报废”。（三）标准化表单表9：固定资产台账模板资产编号资产名称规格型号采购日期金额（元）使用部门使用人存放位置状态GD-2024-001笔记本电脑联想小新ProX年X月X日5000市场部*（周九）4楼办公区02在用GD-2024-002办公桌曲美简约款X年X月X日1500行政部*（孙八）3楼办公区01在用表10：固定资产领用表模板领用日期资产编号资产名称领用人所在部门存放位置审批人X年X月X日GD-2024-003打印机*（吴十）业务部5楼办公区03*（郑十一）X年X月X日GD-2024-004办公椅*（）市场部4楼办公区02*（郑十一）（四）关键要点提示固定资产编号唯一，不得重复或更改，标签需粘贴在显眼位置（如电脑主机侧面、办公桌右上角）；员工离职或调岗时，需办理固定资产交接手续（归还或移交资产），并在《离职/调岗交接表》中注明，行政部更新台账；固定资产维修需优先选择原供应商（在保修期内），保证维修质量与效率；报废资产不得私自处置，需通过公司正规流程处理，避免资产流失。七、差旅管理（一）工作场景描述适用于员工因公出差（包括客户拜访、项目考察、参加会议、培训等）的交通、住宿、补贴申请与报销管理，规范差旅行为，控制差旅成本，保障员工出差顺利。（二）操作流程详解1.出差申请与审批（1）填写申请单：员工出差前填写《出差申请单》（出差人、部门、出差地点、出差事由、出差起止时间、交通工具（如高铁/飞机/汽车）、住宿标准、预估费用），经部门负责人审批（部门经理及以上人员出差需经总经理审批）。（2）行程确认：审批通过后，员工需提前预订交通与住宿（优先选择公司合作供应商，如高铁二等座、经济型酒店，住宿标准为一线城市不超过300元/晚，二线城市不超过200元/晚），并将行程单（车票/机票订单、酒店订单）提交至行政部备案。2.出差期间管理（1）行程变更：如出差期间需变更行程（如延长出差时间、更改地点），需提前1天向部门负责人申请，审批通过后告知行政部备案。（2）费用记录：员工需妥善保管出差期间的所有票据（如车票、机票、住宿发票、餐饮发票），并在票据上注明出差事由与日期（如“项目考察，X月X日”）。3.报销与结算（1）填写报销单：出差结束后3个工作日内，员工填写《差旅报销单》（出差日期、地