业务合同管理归档流程模板

一、适用范围与背景二、归档流程操作步骤（一）合同签订前：材料收集与初审材料准备：合同承办人（如经理）需收集完整的合同文本，包括主合同、附件（如技术协议、补充条款）、审批单（如业务部门负责人签字的《合同审批表》）、对方主体资格证明（如营业执照复印件）等。保证所有材料为最终版本，无涂改或遗漏。初审核对：承办人核对合同内容与审批单是否一致，检查合同要素（如双方名称、金额、履行期限、违约责任等）是否完整，填写《合同材料初审表》，注明材料清单及初审意见。（二）合同签订中：签署与原件确认合规签署：法务专员（如法务专员）对合同条款进行最终审核，重点检查法律风险点；审核通过后，由授权签字人（如总经理）与对方签署合同，保证签字、盖章清晰可辨（个人合同需签字，企业合同需盖公章或合同专用章）。原件收集：签订后3个工作日内，承办人从对方处取回合同原件，核对份数（通常至少一式两份，双方各执一份），并在《合同签署登记表》中记录签署日期、对方经办人（可标注为“对方代表”）及联系方式（仅保留单位信息，不涉及个人隐私）。（三）合同签订后：分类编号与初步整理分类标准：按业务类型（如采购合同、销售合同、服务合同）、部门（如市场部、运营部）或年度对合同进行分类，同一类别合同按签订日期排序。唯一编号：编制合同编号规则，格式为“部门缩写-年份-序号”（如“市场部-2023-001”），编号标注在合同首页右上角，同时在《合同台账》中记录编号与合同名称的对应关系。材料排序：将合同原件、附件、审批单、初审表等材料按“主合同-附件-审批流程”顺序排列，左上角对齐装订（厚度超过5mm的需使用文件夹分开），并在封面标注合同编号及名称。（四）归档交接与登记提交归档：承办人整理完合同材料后，填写《合同归档移交单》，列明合同编号、名称、材料清单、移交人（承办人姓名）及移交日期，与档案管理员（如档案员）办理交接。系统录入：档案管理员核对材料完整性无误后，在电子档案系统中录入合同信息（包括编号、名称、签订日期、金额、存放位置等），电子档案编号，并将纸质档案存入指定档案柜（档案柜标注“合同档案-年份-部门”）。台账更新：在《合同总台账》中补充归档信息，包括归档日期、档案存放位置（如“档案柜A-3层-5号”）、电子档案编号等，保证台账与实物一致。（五）日常管理与借阅借阅申请：因业务需要借阅合同档案时，借阅人（如业务主管）需填写《合同借阅申请表》，注明合同编号、借阅事由、借阅期限（最长不超过5个工作日），经所在部门负责人审批后提交档案管理员。借阅登记：档案管理员核对审批手续后，取出纸质档案，在《合同借阅登记表》中记录借阅人、借阅时间、预计归还日期，并将档案复印件提供给借阅人（原件原则上不外借，特殊情况需经总经理审批）。归还与检查：借阅到期后，借阅人需归还档案，档案管理员检查档案完整性（有无涂改、损坏），在登记表中记录归还日期，档案归位后更新台账状态为“在库”。（六）到期处理与档案清理到期预警：档案管理员每季度检查《合同台账》，对保存期限届满的合同（如普通合同保存10年，重要合同保存20年）进行标注，提前1个月通知法务部门确认是否续存或销毁。合规销毁：保存期满且无需续存的合同，由法务部门（如法务主管）牵头组织销毁，填写《合同销毁审批表》，经总经理审批后，由档案管理员与监销人（如行政主管）共同监督销毁（可采用粉碎或焚烧方式），并在《合同销毁记录表》中记录销毁日期、合同编号、监销人等信息。档案备份：电子档案每年进行一次异地备份（如存储至加密云盘或备用服务器），防止因硬件损坏导致数据丢失。三、合同归档信息表模板合同编号合同名称合同类型签订日期签订方合同金额（元）合同期限归档日期档案存放位置借阅记录（含借阅人、日期、事由）备注市场部-2023-001XX项目广告服务合同服务合同2023-05-10A广告公司150,0002023-05-10至2023-11-102023-05-15档案柜A-3层-5号无含附件3份运营部-2023-042设备采购合同采购合同2023-04-20B设备厂商280,0002023-04-20至2024-04-202023-04-25档案柜B-1层-3号2023-06-01，业务主管，审计核查审批单齐全四、关键注意事项材料完整性：归档时必须包含合同原件及所有关联材料（附件、审批单、证明文件等），复印件需注明“与原件核对无误”并由经办人签字，避免因材料缺失影响法律效力。编号唯一性：合同编号一旦确定不得修改或重复使用，若合同发生变更（如补充协议），需在原编号后添加“-补1”“-补2”等后缀，保证变更记录可追溯。安全与保密：纸质档案存放需符合防火、防潮、防虫要求，档案柜需上锁；电子档案需设置访问权限，仅法务部门、档案管理员及相关业务负责人可查阅，严禁泄露合同商业信息。定期检查：档案管理员每半年对纸质档案进行一次抽查，检查是否有霉变、损坏；每年对电子档案进行一次完整性校验，保证数据可正常读取。责任追溯：合同材料在收集、归档、借阅过程中，各环节经手人需签字确