行政文件归档与管理制度执行检查表

一、适用工作场景本检查表适用于企事业单位行政管理部门对内部文件归档与管理制度执行情况的常态化监督，具体包括：日常管理合规性检查、年度审计专项核查、制度修订后的执行评估、新入职员工培训后的归档能力验证，以及跨部门文件流转规范性抽查等场景。通过系统化检查，可及时发觉文件归档流程中的漏洞，保证管理制度落地生效，保障行政文件的完整性、安全性与可追溯性。二、标准化操作流程（一）明确检查范围与目标确定检查对象：根据管理需求，明确需检查的部门（如综合管理部、人力资源部、财务部等）、文件类型（如请示报告、会议纪要、合同协议、规章制度等）及时间段（如季度/年度归档文件、特定项目文件等）。设定检查目标：聚焦制度执行的核心环节，如归档及时性、分类准确性、保管规范性、借阅合规性等，保证检查有的放矢。（二）准备检查资料与工具制度依据：收集公司现行《行政文件归档管理制度》《文件分类编码规则》《档案保管期限表》等文件，作为检查判定标准。资料清单：准备待检查部门的归档目录、文件交接记录、借阅登记簿、档案保管台账、销毁审批文件等基础资料。工具准备：设计检查记录表（含检查项目、标准、结果、问题描述等维度）、拍照/录像设备（用于记录实物档案状态，如存储环境、标签完整性等）。（三）实施现场检查制度执行核查：查阅部门是否已将归档制度纳入内部培训记录，员工是否明确归档责任与时限要求；核对文件归档流程是否与制度规定一致（如经办人整理→部门审核→档案管理员登记→入库保管）。文件归档质量检查：完整性：检查应归档文件是否齐全，如请示类文件是否包含批复、会议纪要是否附签到表等；准确性：核对文件分类、编码、保管期限划分是否符合标准，如“年度+部门+文种”的命名规则是否执行；规范性：检查文件装订是否牢固（如无折角、无破损）、标签是否清晰（含文件编号、标题、日期、责任人等要素）。保管与借阅检查：实地查看档案存储环境（如温湿度控制、防火防潮设施、保密柜锁具状态等）；抽查借阅登记记录，确认借阅手续是否完备（如审批签字、归还记录），涉密文件是否执行“专人专借”规定。（四）记录问题与初步判定详细记录：对检查中发觉的不符合项，需具体描述问题现象（如“2023年Q4会议纪未按‘年-月-日-序号’规则编号”“合同档案缺少归档交接单”）、涉及文件编号/标题、责任部门及经办人（如“综合管理部，经办人：*”）。判定依据：对照制度标准，明确问题性质（如“流程遗漏”“分类错误”“保管不当”），避免主观臆断。（五）汇总分析与反馈问题分类统计：按问题类型（如归档及时性、分类准确性、保管规范性）、发生频次、责任部门进行汇总，形成《问题清单》。沟通反馈：向被检查部门反馈检查结果，确认问题描述的真实性，听取部门说明（如未归档原因、整改计划），并要求签收确认。（六）跟踪整改与闭环管理制定整改计划：要求责任部门针对问题制定具体整改措施（如“3个工作日内完成未编号会议纪的补编号”“1周内完善合同档案交接单”）、明确整改责任人及完成时限。复查验证：在整改期限后3个工作日内，对整改结果进行复查，确认问题是否彻底解决，形成《整改验收报告》。归档保存：将检查表、问题清单、整改报告、验收报告等资料整理归档，作为制度优化的依据。三、检查表模板结构检查项目检查内容检查标准检查方式检查结果问题描述责任部门/人整改措施整改期限复查结果制度建设部门是否制定文件归档实施细则细则内容完整，包含归档范围、流程、责任人、保管要求等要素查阅制度文件□符合□不符合如“未明确跨部门协作文件的归档责任部门”综合管理部/*15日内完成跨部门文件归责划分，报分管领导审批2024–□已整改□未整改归档及时性应归档文件是否在规定时限内（如事件结束后30个工作日）完成归档无逾期归档文件，特殊文件（如项目档案）按合同约定时限归档核对归档目录与时间戳□符合□不符合如“2024年3月项目验收报告延迟45天归档”项目部/*立即归档，并建立项目档案“红黄灯”预警机制（临近期限10天提醒）2024–□已整改□未整改分类准确性文件分类是否符合《文件分类编码规则》（如“综合-001”“人事-劳-002”）分类编码唯一，无重复、错编现象，与文件内容一致抽查10%归档文件编码□符合□不符合如“财务类文件误编为‘综合-005’”财务部/*重新核对并修正错误编码，更新归档目录2024–□已整改□未整改保管规范性档案存储环境是否符合标准（温度14-24℃，湿度45-60%），标签清晰无破损实地查看温湿度记录，标签完整（含编号、标题、日期、责任人）现场核查+记录查验□符合□不符合如“档案室湿度超标（75%），未启动除湿设备”“部分档案标签脱落”行政部/*立即启动除湿设备，每日记录温湿度；1周内更换脱落标签并重新粘贴2024–□已整改□未整改借阅合规性涉密文件借阅是否经部门负责人及以上审批，普通借阅是否登记完整（借阅人、日期、用途）查阅借阅登记簿与审批单，手续齐全，无超期未还文件抽查近3个月借阅记录□符合□不符合如“涉密文件‘项目合同’借阅未填写用途，无审批人签字”综合管理部/*完善借阅登记模板，明确“用途”“审批人”必填项，对现有借阅记录补签确认2024–□已整改□未整改销毁管理超期档案销毁是否履行鉴定、审批程序，销毁清单与记录是否一致销毁前由档案鉴定小组出具意见，分管领导审批，监销人签字，销毁记录完整可追溯查阅销毁审批文件□符合□不符合如“2022年到期合同销毁未附鉴定小组意见”档案室/*补做档案鉴定，形成书面意见并归档；今后销毁严格执行“三审一签”流程2024–□已整改□未整改四、执行关键要点客观公正原则：检查过程中需以制度文本为唯一判定标准，避免因个人主观判断影响结果准确性，对问题描述需事实清晰、有据可查。时效性要求：检查频次建议每季度1次，年度全面检查1次，重大事项（如机构调整、制度修订后）需追加专项检查，保证问题早发觉、早整改。沟通协作机制：检查前需提前3个工作日通知被检查部门，必要时邀请相关部门（如审计部、法务部）参与联合检查，提升检查结果的专业性与权威性。记录完整性：所有检查过程需留存书面记录（含检查表、照片、访谈记录等），归档保存期限不少于3年，便于追溯与复盘。保密