项目文件归档及信息管理制度模板

项目文件归档及信息管理制度模板第一章总则一、制度目的为规范项目全生命周期文件的管理流程，保证文件信息的完整性、安全性、可追溯性，提高项目资料利用效率，防范信息泄露或丢失风险，特制定本制度。本制度适用于公司所有新建、在建及已完工项目的文件归档与信息管理工作，涵盖项目立项、实施、验收、后评价各阶段产生的各类纸质及电子文件。二、管理原则全程管控：从文件产生到最终销毁，实现全流程规范管理；分类归档：按文件类型、项目阶段科学分类，便于检索与利用；责任到人：明确文件形成、收集、审核、归档各环节责任人；安全保密：针对涉密文件采取加密存储、权限控制等保护措施；动态更新：定期对文件管理流程进行复盘优化，适应项目变化需求。第二章文件分类与命名规范一、文件分类标准根据项目阶段及文件性质，将项目文件分为以下一级分类，并设置二级分类（可根据项目类型调整）：一级分类二级分类包含文件示例立项阶段文件可行性研究可行性研究报告、专家评审意见、立项批复文件、市场调研数据项目建议书项目建议书、投资估算表、立项会议纪要实施阶段文件合同协议总包合同、分包合同、采购合同、补充协议设计文件初步设计图纸、施工图、设计变更单、图纸会审记录施工过程文件施工组织设计、施工日志、隐蔽工程验收记录、材料合格证、检验报告进度与质量文件进度计划、进度报表、质量检查记录、整改通知、处理报告会议与沟通文件项目例会纪要、专题会议纪要、与业主/监理的往来函件验收阶段文件竣工验收文件竣工验收报告、竣工图纸、竣工结算资料、质量评估报告专项验收文件消防验收、环保验收、规划验收等专项批复文件后评价阶段文件项目总结项目总结报告、效益分析报告、经验教训总结审计文件项目审计报告、财务决算审计意见其他文件日常管理文件项目团队通讯录、管理制度、培训资料涉密文件（如有）未公开的技术参数、核心数据、保密协议二、文件命名规则所有文件（含电子文件及纸质文件扫描件）需统一命名，格式为：[项目编号]-[一级分类]-[二级分类]-[文件名称]-[版本号]-[日期]示例：项目编号：XYZ-2024-001文件：XYZ-2024-001-实施阶段-设计文件-施工图-1#楼结构图-V1.0-20240315电子文件扩展名：PDF（通用格式）、DWG（图纸）、XLSX（表格），避免使用特殊字符（如*、?、!）。第三章文件归档操作流程一、文件收集责任主体：项目各阶段文件由经办人负责收集，项目经理统筹督促。收集范围：涵盖二级分类下的所有有效文件，保证内容完整、签字盖章齐全（如合同需双方签字、验收报告需各方盖章）。收集时间：立项阶段：项目批复后5个工作日内；实施阶段：每月25日前收集当月文件；验收阶段：验收完成后10个工作日内收集全套验收文件；后评价阶段：报告完成后5个工作日内。二、文件整理分类排序：按二级分类将文件放入对应文件夹（电子文件）或文件盒（纸质文件），同一文件夹内按文件日期或编号排序。核对检查：资料员核对文件完整性，缺失文件需及时联系经办人补充，对不符合命名规则的文件要求重命名。编制目录：每季度编制《项目文件目录》（模板见附录1），包含文件编号、名称、分类、责任人、归档日期等信息，电子目录同步更新至共享服务器。三、文件审核审核内容：文件真实性（是否与实际工作内容一致）、完整性（签字盖章是否齐全）、规范性（命名、格式是否符合要求）。审核流程：经办人自查：保证文件无误后提交审核；项目经理复核：重点审核文件内容与项目阶段的一致性；资料员终审：确认分类、命名及归档格式符合制度要求。审核结果：通过审核的文件标注“已归档”；未通过的退回经办人修改，修改后重新提交审核。四、文件存储电子文件存储：存储路径：公司服务器“项目文件归档库”→按项目编号建立一级文件夹→按一级分类建立二级文件夹；权限管理：根据文件密级设置访问权限（如普通文件可全项目组查看，涉密文件仅项目负责人及授权人可访问）；备份要求：每月末将电子文件备份至异地服务器，备份文件标注“备份-日期”。纸质文件存储：存放要求：使用专用档案柜，按项目分类存放，档案柜张贴标签（项目名称、归档日期）；环境控制：档案室保持干燥、通风（温度14-24℃，湿度45-60%），防火、防虫、防潮；装订规范：纸质文件采用左侧装订，超过A4幅面的图纸按折叠标准折叠，散页文件使用文件夹固定。第四章文件借阅与使用管理一、借阅权限普通文件：项目组成员可借阅与工作相关的文件，需通过OA系统提交《文件借阅申请表》（模板见附录2）；涉密文件：需经项目总监书面批准，借阅期限不超过3天，仅限在档案室查阅，不得带出；外部借阅：如需向合作方、监管部门提供文件，需经公司分管领导审批，借阅期限不超过7天，借阅文件需加盖公司公章。二、借阅流程申请：借阅人登录OA系统填写申请表，注明文件名称、借阅用途、归还时间；审批：项目经理（普通文件）/项目总监（涉密文件）/分管领导（外部借阅）在线审批；取件：审批通过后，借阅人至档案室办理登记，领取纸质文件或获取电子文件访问权限；归还：借阅期满后，借阅人需在2个工作日内归还文件，资料员检查文件完整性后办理归还登记。三、使用规范借阅文件不得涂改、勾画、拆解、复印（需复印的需经审批）；电子文件不得私自拷贝、外传，严禁发送至个人邮箱或私人设备；涉密文件使用时需全程在监控区域，离开时锁入专用保密柜。第五章文件保管与期限管理一、保管责任项目经理：对本项目文件管理负总责，保证文件收集、归档及时性；资料员：负责文件日常存储、维护、借阅登记，定期检查文件状态；经办人：对本人形成文件的真实性、完整性负责，配合文件补充与更新。二、保管期限根据文件价值及法规要求，划分保管期限：保管期限适用文件类型永久项目立项批复、竣工验收报告、项目总结报告、重大合同协议、涉密文件长期（10年）施工图纸、竣工结算资料、质量评估报告、审计报告、重要会议纪要短期（5年）日常进度报表、施工日志、材料合格证（非关键材料）、一般往来函件三、到期处理保管期限届满前3个月，资料员编制《文件销毁/移交清单》（模板见附录3），经项目经理审核后报公司档案管理部门；永久保存文件无需处理，长期保存文件到期后如需继续保存，由档案管理部门提出续期申请；短期保存文件到期且无保存价值的，按《文件销毁流程》处理（详见第六章）。第六章文件销毁与移交管理一、文件销毁流程审批：资料员提交《文件销毁审批表》（模板见附录4），经项目经理、档案管理部门负责人、分管领导审批；清点：销毁前由资料员、档案管理员、监销人共同清点文件数量及信息，与销毁清单核对一致；销毁：纸质文件采用碎纸机销毁，电子文件使用专业删除工具彻底清除（保证无法恢复）；记录：销毁完成后，监销人在销毁清单上签字确认，清单由档案管理部门存档备查。二、文件移交管理项目间移交：如项目分阶段实施，前期文件需向后续项目组移交，移交时双方签署《文件移交清单》，注明移交文件名称、数量、状态；部门间移交：项目完成后，文件由项目组移交至公司档案管理部门，移交时需核对《项目文件目录》，保证文件齐全；人员交接：资料员离职时，需将负责的所有文件资料移交至接替人，签署《文件交接清单》，项目经理监交。第七章关键管控要点一、责任落实建立“项目经办人-项目经理-资料员-档案管理部门”四级责任体系，明确各环节职责边界；将文件管理纳入项目绩效考核，对未按时归档、文件丢失等情况进行问责。二、定期检查资料员每月检查文件存储状态（如纸质文件是否受潮、电子文件是否损坏），发觉问题及时处理；档案管理部门每季度组织一次项目文件管理抽查，重点检查分类准确性、完整性及借阅记录，通报检查结果并督促整改。三、合规与安全严格遵守《_________档案法》《保密法》等法规，保证文件管理合法合规；电子文件存储服务器需安装防火墙、杀毒软件，定期更新安全补丁；纸质档案室配备监控、消防设施，定期检查设备运行状况。四、培训与宣贯新员工入职时需接受文件管理制度培训，考核合格后方可参与项目；每年组织一次文件管理专题培训，更新制度要求及操作规范，提升全员管理意识。第八章附则一、制度解释本制度由公司档案管理部门负责解释，如需修订，由档案管理部门提出修改意见，报总经理办公会审批后发布。二、生效日期本制度自2024年X月X日起施行，原有相关规定同时废止。三、附件《项目文件目录模板》（附录1）《文件借阅申请表模板》（附录2）《文件销毁/移交清单模板》（附录3）《文件销毁审批表模板》（附录4）附录1：项目文件目录模板序号文件编号文件名称分类（二级）责任人归档日期存储位置（电子路径/纸质柜号）状态1XYZ-2024-001-立项阶段-可行性研究-可行性研究报告-V1.0-20240210可行性研究报告可行性研究张*2024-02-15服务器/XYZ-2024-001/立项阶段已归档2XYZ-2024-001-实施阶段-设计文件-施工图-1#楼结构图-V1.0-202403151#楼结构图设计文件李*2024-03-20服务器/XYZ-2024-001/实施阶段已归档附录2：文件借阅申请表模板申请部门申请人联系方式借阅文件名称文件编号借阅用途借阅期限拟归还日期文件类型（□纸质/□电子）申请人签字日期项目经理审批签字日期档案管理员签字签字日期附录3：文件销毁/移交清单模板序号文件名称文件编号分类数量保管期限处理原因（□销毁/□移交）接收方（如有）备注1施工日志-2024年3月XYZ-2024-001-实施阶段-施工过程-施工日志-202403施工过程文件30份5年销毁-已到期2竣工图纸XYZ-2024-001-验收阶段-设计文件-竣工图-V1.0-202405设计文件10套长期移交档案管理部门公司档案室项目完成附录4：文件销毁审批表模板项目名称文件数量涉密等级（□无/□机密/□秘