企业采购审批流程规范化手册

企业采购审批流程规范化手册一、适用范围与触发条件本手册适用于企业内部所有采购业务，包括但不限于办公用品采购、生产设备采购、服务类采购（如咨询、维护）等。无论采购金额大小，均需遵循本流程，保证采购行为合规、透明、高效。触发条件：当部门因工作需要采购物品或服务时，需立即启动本审批流程；紧急采购（如生产突发故障需立即更换的备件）可启动紧急通道，但事后需补充说明紧急原因。二、标准化操作流程详解（一）需求发起与部门初审需求提出：采购需求部门填写《采购申请单》（详见第三部分表1），明确物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付时间等信息，并由部门负责人签字确认。部门审核：部门负责人审核需求的合理性（是否符合部门工作计划、是否在年度预算范围内），确认无误后提交至采购部。若需求超出部门预算，需在《采购申请单》中备注超预算原因及资金来源建议。（二）采购部需求评估与方案制定需求复核：采购部收到《采购申请单》后，2个工作日内完成复核：核查需求描述是否清晰、预算是否与市场行情匹配（参考历史采购数据或询价结果）。采购方案制定：对于常规采购（如办公用品），可直接确定供应商；对于金额较大或专业性强的采购（如设备采购），需启动询价或招标流程，至少邀请3家合格供应商报价，形成《比价/招标记录表》（详见第三部分表2）；对于服务类采购，需明确服务范围、验收标准及服务期限。完成方案后，采购部负责人在《采购申请单》上签署意见，连同《比价/招标记录表》一并提交至财务部。（三）财务部预算与合规性审核财务部在收到材料后1个工作日内完成审核：预算核查：确认采购项目是否在年度预算内，超预算项目需核查资金落实情况（如是否有调整预算的审批文件）；合规性检查：审核采购方式是否符合企业规定（如达到招标金额标准的必须招标）、付款条件是否合理（如预付款比例不超过30%）；审核结果：审核通过后，财务负责人在《采购申请单》上签字；若不通过，注明原因并退回采购部补充调整。（四）分级审批权限执行根据采购金额确定审批层级（以下金额为示例，企业可根据自身规模调整）：5000元以下：采购部负责人审批；5000-50000元：分管副总审批；50000元以上：总经理审批。审批人需在《采购申请单》上明确签署“同意”或“不同意”意见，并注明理由。若审批过程中需补充材料，由采购部负责收集后重新提交。（五）供应商确定与订单下达供应商确定：审批通过后，采购部根据比价/招标结果或合格供应商名录确定最终供应商，保证供应商资质齐全（如营业执照、相关行业许可证）；订单下达：采购部与供应商签订《采购合同》（详见第三部分表3）或下达《采购订单》，明确物品/服务规格、数量、价格、交付时间、质量标准、付款方式等条款，合同需由采购部负责人及法定代表人签字盖章。（六）采购执行与进度跟踪订单跟踪：采购部下达订单后，需全程跟踪供应商生产/备货进度，保证按约定时间交付；若遇延期风险，及时与需求部门沟通，协商解决方案；异常处理：若供应商无法满足需求（如无法按时交货），采购部需启动备选供应商流程，重新执行比价及审批手续，并书面说明原因。（七）验收入库与质量确认到货验收：物品送达后，需求部门与仓库管理员共同验收，核对物品名称、规格、数量、外观质量等是否与订单一致，填写《验收单》（详见第三部分表4），双方签字确认；质量检测：对于需专业检测的物品（如生产设备），由需求部门联系技术部门进行检测，出具《质量检测报告》；入库管理：验收合格后，仓库管理员办理入库手续，更新库存台账；验收不合格的，由采购部联系供应商退换货，并记录不合格原因。（八）付款申请与财务结算付款申请：验收合格后，采购部整理《采购申请单》《采购合同》《验收单》《发票》（供应商开具的合规票据）等材料，填写《付款申请单》（详见第三部分表5），提交财务部；财务审核：财务部核对单据是否齐全、金额是否准确、付款条件是否达成，审核通过后办理付款手续；账务处理：财务部根据付款凭证登记入账，保证采购支出与预算匹配。（九）资料归档与流程闭环资料收集：采购部负责收集整个流程中的所有单据（《采购申请单》《比价/招标记录表》《采购合同》《验收单》《付款申请单》等），整理成册；归档管理：每月结束后5个工作日内，采购部将当月采购资料移交至档案管理部门，按“采购日期+部门+物品名称”分类归档，保存期限不少于5年；流程复盘：每季度末，采购部组织需求部门、财务部召开采购流程复盘会，分析采购效率、成本控制等问题，持续优化流程。三、配套表单模板示例表1：采购申请单申请部门申请人申请日期采购类型（□物品□服务）物品/服务名称规格型号数量预估单价（元）用途说明期望交付时间备注（如超预算原因）部门负责人意见：签字：日期：采购部意见：签字：日期：财务部意见：签字：日期：审批人意见（分级填写）：签字：日期：表2：比价/招标记录表采购项目名称需求部门比价日期采购金额（元）序号供应商名称报价（元）产品规格123采购部推荐意见：签字：日期：需求部门确认意见：签字：日期：表3：采购合同（简化版）甲方（采购方）：企业名称乙方（供应商）：企业名称合同编号签订日期采购物品/服务明细：序号名称规格型号数量付款方式：□一次性付款□分期付款（具体约定）违约责任：其他约定：甲方（盖章）：法定代表人（签字）：乙方（盖章）：法定代表人（签字）：表4：验收单验收日期验收部门验收人供应商名称采购订单号物品/服务名称规格型号数量验收项目验收标准验收结果（□合格□不合格）备注外观检查数量核对质量检测验收结论：□合格，准予入库□不合格，作退换货处理需求部门签字：仓库管理员签字：日期：表5：付款申请单申请部门申请人申请日期供应商名称采购项目名称合同编号验收单号应付金额（元）付款方式：□银行转账□其他附件清单：□《采购申请单》□《采购合同》□《验收单》□《发票》采购部意见：签字：日期：财务部意见：签字：日期：审批人意见：签字：日期：四、关键控制点与风险提示预算控制：严禁无预算或超预算采购，若因特殊情况需调整预算，必须提前履行预算调整审批手续，不得事后补批。供应商管理：优先选择“合格供应商名录”内的供应商，新供应商需经过资质审核（如营业执照、生产许可证、质量体系认证等）及小批量试用合格后方可纳入名录。审批时效：各环节审批人需在1-3个工作日内完成审核（紧急采购除外），避免因审批延误影响工作进度；若遇审批人外出，需指定代理人或通过线上审批系统处理。资料完整性：采购全流程单据需齐全、规范，禁止涂改或缺失；发票抬头、税号等信息需与企业信息一致，避免税务风险。廉洁要求：采购人员需严格遵守廉洁从业规定，禁止收受供应商回扣、礼品等不正当利益；需求部门不得指定