档案管理数字化转型岗位职责说明书

档案管理数字化转型岗位职责说明书一、岗位定位与核心价值在组织推进档案管理数字化转型的进程中，本岗位肩负传统档案管理模式向数字化、智能化升级的核心使命，通过统筹档案资源的数字化规划、系统建设、数据治理与安全运营，构建适配业务发展的智慧档案管理体系，实现档案资源的高效利用、安全存储与全生命周期管控，为组织决策、业务追溯及合规管理提供数字化支撑。二、重点工作职责（一）数字化转型战略规划与体系搭建结合组织业务需求、合规要求及行业趋势，牵头制定档案管理数字化转型实施方案，明确转型目标、阶段路径与资源配置；参与或主导档案管理信息系统的选型、架构设计与功能迭代，推动系统与业务系统（如OA、ERP等）的互联互通，构建“收、管、存、用”一体化的数字化档案管理生态。（二）档案资源数字化治理与价值挖掘统筹档案数字化加工全流程管理，包括纸质档案的规范化扫描、著录、质检与入库，电子档案的元数据采集、格式转换与标准化处理；建立档案数据质量管控机制，通过数据清洗、查重、关联分析优化档案资源库，挖掘档案数据的业务价值（如历史案例复用、合规风险预警等），支撑组织知识管理与决策分析。（三）系统运维与信息安全管控负责档案管理系统的日常运维，保障系统稳定运行、权限管理合规及数据存储安全；制定并落实档案数据备份、容灾与恢复策略，防范勒索病毒、数据泄露等安全风险；跟踪信息安全法规（如《数据安全法》《个人信息保护法》）更新，推动档案管理系统的安全合规升级，确保档案资源“可用、可控、可追溯”。（四）流程优化与标准规范建设梳理传统档案管理流程中的痛点（如借阅效率低、检索难度大等），结合数字化工具重构线上化、自动化的档案管理流程（如电子归档、智能检索、在线借阅）；牵头制定档案数字化管理的标准规范（如元数据规范、数据格式标准、操作流程手册），推动跨部门档案管理的标准化协同，提升组织档案管理的整体效率。（五）跨部门协作与用户赋能联动业务部门、IT部门及外部服务商，协调解决档案数字化转型中的跨领域问题（如业务系统数据对接、特殊格式档案处理）；面向档案用户开展系统操作培训与数字化思维赋能，建立用户反馈机制，持续优化系统功能与服务体验，推动档案管理从“后端支撑”向“前端赋能”转型。（六）绩效评估与持续创新建立档案数字化转型的绩效评估体系（如系统使用率、数据质量合格率、业务支撑效率等），定期分析转型成效并输出优化建议；跟踪档案数字化领域的前沿技术（如区块链存证、AI智能编目），探索新技术在档案管理中的场景化应用，推动组织档案管理能力的持续迭代。三、任职能力要求（一）专业背景与经验学历与专业：本科及以上学历，档案学、信息资源管理、计算机科学与技术、行政管理等相关专业优先；工作经验：具备多年档案管理或数字化转型相关经验，有大型组织档案数字化项目统筹经验者优先；行业认知：熟悉党政机关、企业或事业单位档案管理规范（如《归档文件整理规则》《企业档案管理规定》），了解所在行业的档案管理特殊要求。（二）核心技能系统能力：熟练操作主流档案管理系统（如南大之星、数档通等），具备系统需求分析、功能测试与优化能力；数据能力：掌握Excel高级功能、SQL基础或数据可视化工具（如PowerBI），能独立完成档案数据的清洗、分析与价值挖掘；安全能力：熟悉信息安全体系（如等保2.0），具备数据加密、权限管控、灾备方案设计的实操经验；项目能力：掌握项目管理方法论，能独立统筹跨部门数字化项目的推进与落地。（三）职业素养合规意识：对档案管理的合规性、保密性有高度认知，严格遵守国家档案法规与组织内部制度；服务意识：以业务需求为导向，主动调研用户痛点，提供高效、精准的档案数字化服务；学习能力：持续关注档案数字化、人工智能、信息安全等领域的技术发展，快速将新知识转化为实践能力；沟通能力：具备跨部门协调、需求沟通与成果汇报的能力，能清晰传递专业内容并推动共识落地。四、工作环境与职业发展（一）工作环境办公环境：以室内办公为主，需定期与业务部门、IT团队现场沟通，必要时参与档案数字化加工现场的督导；工具支持：配备高性能计算机、档案数字化加工设备（如专业扫描仪、高拍仪）及安全存储设备（如企业级NAS、加密U盘）。（二）职业发展纵向发展：可从数字化专员逐步晋升为档案数字化主管、档案管理专家，主导组织级档案管理体系的战略规划；横向发展：可向数据治理、信息安全、项目管理等领域拓展，成为复合型数字化管理人才；行业价值：凭借档案数字化转型经验，可在咨询机构、行业协会等平