企业年度合同管理规范范本

企业年度合同管理规范范本一、总则（一）制定目的为规范企业合同管理流程，有效防范法律与经营风险，切实维护企业合法权益，结合企业年度运营管理需求及《中华人民共和国民法典》等法律法规要求，制定本合同管理规范。（二）适用范围本规范适用于企业及所属各部门、分支机构在经营活动中订立的各类合同（含协议、意向书等具有权利义务约定的文书），涵盖采购、销售、服务、合作、租赁、劳动用工等业务领域。（三）基本原则1.合法性原则：合同订立、履行、变更等环节严格遵循国家法律法规及行业规范，确保合同效力及行为合规。2.审慎性原则：对合同主体资格、履约能力、条款内容进行全面审查，防范潜在风险。3.权责对等原则：明确合同各方权利义务，确保条款公平合理，企业权益得到充分保障。4.全程管控原则：对合同从起草、审查、签署到履行、终止的全生命周期实施动态管理，留存完整管理痕迹。二、职责分工（一）法务部门职责1.制定、修订企业合同管理相关制度及标准合同范本，结合年度业务特点优化合同模板库；2.对合同文本进行法律合规性审查，重点核查主体资格、权利义务、违约责任、争议解决等条款的合法性与合理性；3.参与重大合同的谈判与签署，提供法律意见支持；4.跟踪合同履行中的法律风险，对违约情形提出应对建议，协助处理合同纠纷；5.组织合同管理培训，提升全员合同风险防控意识。（二）业务部门职责1.作为合同发起部门，负责合同需求的提出、文本起草（或基于范本调整），确保合同内容贴合业务实际，条款表述清晰、可执行；2.对合同相对方的主体资格、信用状况、履约能力进行初步调查，收集对方营业执照、资质证书等证明材料；3.全程跟踪合同履行进度，及时向法务、财务部门反馈履行异常情况（如对方迟延履约、质量瑕疵等）；4.配合法务部门处理合同纠纷，提供业务相关的证据材料及事实说明。（三）财务部门职责1.审核合同价款的合理性、支付方式的合规性，结合企业资金计划评估付款安排的可行性；2.依据合同约定办理款项收付，确保资金流转与合同条款一致；3.负责合同财务档案的整理与保管，配合业务、法务部门开展合同履约数据统计与分析；4.对合同履行中的发票开具、税务处理等事项进行合规性把控。三、合同订立管理（一）起草要求1.文本依据：优先采用企业法务部门制定的标准合同范本；无范本的，需参考同类合同交易习惯及法律法规要求起草，确保条款完整（含当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决等核心要素）。2.内容规范：合同语言应严谨准确，避免歧义性表述；涉及技术标准、服务内容等专业条款，需由业务部门会同技术、质检等专业人员审核确认。（二）审查流程1.业务初审：业务部门负责人对合同文本的业务必要性、条款合理性（如价格、数量、交付周期）进行初审，签署初审意见后提交法务部门。2.法务审查：法务部门自收到合同文本之日起，一般合同在[X]个工作日内、重大合同（如金额超[X]或涉及重大权益）在[X]个工作日内完成法律审查，出具审查意见（含修改建议、风险提示）。3.会签审批：需多部门协同的合同（如涉及采购、财务、技术），由业务部门牵头组织会签；审批权限根据合同金额、重要性分级：金额≤[X]且无重大权益影响的，由部门负责人审批；金额>[X]或涉及核心权益的，报分管领导或总经理审批。（三）签署管理1.合同签署前，需确认双方主体信息与盖章主体一致，法定代表人或授权代表签字（授权代表需出具有效授权委托书）；2.合同用印严格执行企业用印管理制度，加盖合同专用章或公章，留存签署页扫描件及用印登记记录；3.合同签署后，业务部门应在[X]个工作日内将合同原件（及附件）移交档案管理岗，同步在合同管理系统中录入关键信息（如合同编号、对方主体、履行期限、金额等）。四、合同履行管理（一）履约跟踪1.业务部门指定专人负责合同履约跟踪，建立《合同履行跟踪表》，记录履约进度（如货物交付、服务完成情况）、付款节点、对方履约异常等信息，每月向部门负责人及法务部门报送履约情况；2.财务部门依据合同约定及履约进度，审核付款申请，确保“先履约、后付款”（特殊约定除外），对逾期付款、超额付款等情形及时预警。（二）变更与终止1.变更条件：因政策调整、市场变化等原因需变更合同的，由业务部门与对方协商一致后，签订书面变更协议，按原审批流程履行审查、审批手续；2.终止情形：合同履行完毕、双方协商解除、出现法定/约定解除事由的，业务部门应及时书面确认终止状态，通知财务部门停止相关资金收付，并将终止协议（或证明材料）归档。（三）纠纷处理1.合同履行中发生争议，业务部门应第一时间与对方沟通协商，同时将纠纷情况书面报法务部门；2.法务部门评估纠纷性质与风险，制定应对方案（协商、调解、仲裁或诉讼），业务部门配合提供证据材料（如合同原件、履约记录、沟通函件等）；3.纠纷处理过程中，任何部门或个人不得擅自承诺或放弃企业权益，需经法务部门审核并报分管领导批准后方可实施。五、合同档案管理（一）归档范围合同档案包括但不限于：合同原件及附件、审批单、对方主体资质材料、履约跟踪记录、变更/终止协议、纠纷处理文书等。（二）保管要求1.合同档案由专人负责保管，实行“一案一档”管理，按年度、业务类型分类编号，存放于专用档案柜或电子档案系统，确保防潮、防火、防盗；2.保管期限：一般合同保管[X]年，涉及知识产权、长期合作、重大权益的合同保管至合同终止后[X]年（或永久保管）。（三）借阅规定内部人员因工作需要借阅合同档案，需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后办理借阅手续，严禁涂改、损毁档案，借阅期限一般不超过[X]个工作日。六、监督与考核（一）日常监督法务部门每季度对合同管理情况进行抽查，重点检查合同审查审批流程合规性、履约跟踪记录完整性、档案管理规范性，形成监督报告并通报问题部门限期整改。（二）考核机制将合同管理工作纳入部门年度绩效考核，考核指标包括：合同合规率（无法律瑕疵的合同占比）、纠纷发生率（因管理不当引发的纠纷数量）、档案完整率等；对合同管理优秀的部门或个人给予表彰奖励，对违规操作导致企业损失的，视情节追究责任。七、附则1