合同管理与风险控制化模板

合同管理与风险控制实用化模板一、适用场景与行业背景二、全流程操作指南（一）合同需求与立项确认需求发起：业务部门根据合作需求（如采购原材料、提供技术服务、项目合作等），填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息、合同标的、核心需求（数量、质量、交付时间、预算金额等）及预期目标。立项审批：部门负责人审核需求合理性，法务部门评估合作方主体资格（如营业执照、经营范围、资质证书等），财务部门审核预算合规性。审批通过后，正式启动合同立项。（二）合同起草与内容填充模板选择：根据合同类型（如采购合同、服务合同、保密协议等），选择对应的合同模板模板，保证模板条款覆盖核心要素（主体、标的、权利义务、违约责任、争议解决等）。内容填写：主体信息：准确填写甲乙双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（禁止填写隐私信息，可用“联系人：先生/女士，-”代替）；核心条款：明确合同标的（名称、规格、型号等）、数量、质量标准（如国家标准、行业标准或双方约定标准）、价款及支付方式（金额、币种、账户、支付节点）、履行期限（开始/结束时间、交付地点）、验收标准与流程；权利义务：双方主要权利（如收款权、验收权）和义务（如交付义务、保密义务）；违约责任：明确违约情形（如逾期交付、质量不达标）及对应的违约金计算方式、赔偿范围；争议解决：约定协商、仲裁（明确仲裁机构）或诉讼（明确管辖法院）方式。（三）合同审核与风险排查分级审核：业务部门审核：确认合同内容与需求一致，履约能力（如生产周期、服务资源）可满足；法务部门审核：重点审查条款合法性（如是否符合《民法典》等法律法规）、权责对等性、违约责任明确性、知识产权归属、保密条款有效性；财务部门审核：审查价款合理性、支付方式资金安全、税费承担合规性；高层审批：重大合同（如金额超过XX万元、涉及核心业务）需总经理或董事会审批。审核反馈：审核部门需在《合同审核记录表》中填写具体意见，明确修改要求；起草部门根据意见修订后，重新提交审核，直至通过。（四）合同谈判与条款修订谈判准备：法务部门协同业务部门梳理谈判重点（如价款调整、交付期限、违约责任），明确可让步与不可让步的条款底线。谈判执行：与对方就争议条款（如质量标准、付款节点）进行沟通，达成一致后形成《谈判纪要》，明确修订内容及双方确认事项。修订确认：根据《谈判纪要》修改合同文本，双方核对无误后，签字确认修订版本。（五）合同签署与生效签署授权：签署人需持有法定代表人授权委托书（非法定代表人签署时），明确授权范围与权限。签署规范：合同文本需双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章（合同专用章），骑缝章（多页合同）需齐全；签署日期需填写完整，保证与实际签署日期一致。生效确认：合同自双方签字盖章之日起生效（另有约定生效条件的，如审批通过、支付定金，需满足条件后生效）。（六）合同履行与跟踪履行交底：业务部门向生产/服务部门移交合同，明确履行节点、质量标准、客户要求，填写《合同履行交底表》。过程监控：按合同约定跟踪履行进度（如生产进度、服务交付、验收申请），对延迟、质量问题等异常情况，及时记录并启动《合同风险预警表》。验收与确认：按照约定标准组织验收（如甲方验收乙方交付的货物，需签署《验收确认单》），明确验收结果（合格/不合格）及后续处理方式（如退货、整改）。（七）合同归档与复盘资料整理：合同签署后，收集完整资料（包括合同文本、附件、审批记录、谈判纪要、验收单等），按“一合同一档”原则整理。归档存储：纸质合同存入档案室，标注合同编号、名称、归档日期；电子合同录入合同管理系统，设置检索关键词（如合作方名称、合同类型）。复盘分析：合同履行完毕后，业务部门与法务部门共同复盘，分析履约风险点（如对方违约、自身流程漏洞）、管理经验，更新合同模板与审核标准。三、核心工具表格清单（一）合同基本信息表合同编号合同名称甲方信息乙方信息签订日期履行期限合同金额（元）标的物/服务内容合同状态（草稿/生效/履行中/已完成/终止）（二）合同审核记录表审核环节审核部门审核人审核时间审核意见修改要求是否通过业务审核法务审核财务审核高层审批（三）合同履行跟踪表合同编号履行阶段时间节点计划内容实际完成情况责任人异常情况（如有）处理措施（四）合同风险预警表合同编号风险点描述风险等级（高/中/低）可能影响应对措施责任人预警时间解决时间四、关键使用要点提示（一）条款严谨性，避免模糊表述合同条款需明确、具体，避免使用“尽快”“大约”“合理”等模糊词汇。例如履行期限应明确“XXXX年XX月XX日前”，质量标准应注明“符合GB/TXXXX-XXXX标准”，价款支付需明确“乙方开具全额增值税专用发票后XX个工作日内，甲方支付至乙方账户（账号：*）”。（二）主体资格审核，防范签约风险签约前必须核实合作方主体资格：查验营业执照（保证在有效期内、经营范围与合同相关）、法定代表人证件号码明、授权委托书（非法定代表人签署时），避免与无民事行为能力人或超越权限的主体签约。（三）审核流程闭环，杜绝“走过场”严格执行分级审核，每个审核环节需出具书面意见，重大条款修改需重新审核；法务部门需重点关注“霸王条款”及单方面加重己方责任的条款，保证权责对等。（四）履行过程留痕，降低履约纠纷合同履行过程中的沟通记录（如邮件、会议纪要）、验收文件、付款凭证等需妥善保存，作为履约证据；异常情况需及时书面通知对方，并保留送达证明（如快递签收记录）。（五）定期风险评估，动态管理合同每季度对存续合同进行风险评估，重点关注临近履行期限、金额较大、存在历史纠纷的