企业信息档案管理规范手册

企业信息档案管理规范手册1.第一章企业信息档案管理概述1.1企业信息档案管理的基本概念1.2企业信息档案管理的重要性1.3企业信息档案管理的目标与原则2.第二章信息档案的分类与编码2.1信息档案的分类标准2.2信息档案的编码规则2.3信息档案的存储与管理方式3.第三章信息档案的收集与归档3.1信息档案的收集流程3.2信息档案的归档标准3.3信息档案的归档要求与流程4.第四章信息档案的保管与安全4.1信息档案的保管条件与环境要求4.2信息档案的存储介质与安全措施4.3信息档案的保密与权限管理5.第五章信息档案的调阅与使用5.1信息档案的调阅流程与权限5.2信息档案的使用规范与责任5.3信息档案的借阅与归还管理6.第六章信息档案的销毁与处置6.1信息档案的销毁条件与程序6.2信息档案的处置流程与要求6.3信息档案的销毁记录与归档7.第七章信息档案管理的监督检查与考核7.1信息档案管理的监督检查机制7.2信息档案管理的考核标准与方法7.3信息档案管理的奖惩与责任追究8.第八章附则与修订说明8.1本规范的适用范围与执行要求8.2本规范的修订与更新流程8.3附录与相关文件的说明第1章企业信息档案管理概述一、企业信息档案管理的基本概念1.1企业信息档案管理的基本概念企业信息档案管理是指在企业生产经营活动中，对各类与企业运行相关的原始信息进行系统收集、整理、存储、利用和归档的过程。其核心在于实现信息的规范化管理，确保信息的完整性、准确性、可追溯性和可用性，从而为企业的决策、运营和管理提供支持。根据《企业档案工作规范》（GB/T13184-2017）规定，企业信息档案管理应遵循“统一标准、分类管理、规范流程、保障安全”的原则。信息档案涵盖企业各类业务活动产生的文件、记录、数据等，包括但不限于合同、财务报表、生产记录、管理文件、员工档案、市场调研资料、客户信息等。据中国档案学会统计，截至2023年，我国企业档案管理覆盖率已达到98.6%（中国档案学会，2023），表明企业信息档案管理已逐步成为现代企业管理体系的重要组成部分。信息档案管理不仅是企业内部管理的需要，也是企业对外展示形象、满足法律法规要求的重要手段。1.2企业信息档案管理的重要性企业信息档案管理在企业运营中具有不可替代的重要作用，其重要性主要体现在以下几个方面：信息档案是企业经营决策的重要依据。企业通过档案管理获取历史数据和实时信息，能够支持管理层做出科学、合理的决策。例如，财务档案中的成本核算数据、市场档案中的销售数据等，都是企业制定战略和规划的关键信息来源。信息档案是企业合规经营的重要保障。随着《企业档案工作规范》等法规的不断完善，企业必须建立规范的档案管理体系，以确保档案的真实、完整和有效，避免因档案缺失或管理不善导致的法律风险和经济损失。信息档案是企业信息化建设的基础。在数字化转型的背景下，信息档案管理为企业的数据整合、数据共享和数据应用提供了支撑。据《中国大数据发展报告（2023）》显示，企业数据资产规模已超过5.8万亿元，其中档案数据作为企业原始数据的重要组成部分，其管理质量直接影响企业数据资产的价值。信息档案是企业可持续发展的关键支撑。良好的档案管理能够提升企业内部运营效率，降低运营成本，增强企业竞争力，推动企业向高质量发展迈进。1.3企业信息档案管理的目标与原则1.3.1企业信息档案管理的目标企业信息档案管理的目标是实现信息的规范化、标准化、系统化和高效化管理，具体包括以下几个方面：-实现信息的完整性与准确性：确保所有与企业运营相关的原始信息得到完整记录和准确归档，避免信息缺失或错误。-提升信息的可追溯性与可查性：通过档案管理实现信息的来源可查、变更可追、责任可究，保障企业运营的透明度和合规性。-支持企业战略决策与运营管理：通过信息档案的系统化管理，为企业提供决策支持和运营依据。-促进企业信息化与数字化转型：实现档案数据的电子化、标准化和共享化，提升企业信息处理能力和数据应用价值。1.3.2企业信息档案管理的原则企业信息档案管理应遵循以下基本原则：-统一标准、分类管理：按照《企业档案工作规范》等标准，建立统一的档案分类体系，确保档案管理的规范性和一致性。-规范流程、严格制度：建立科学的档案管理流程，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节，确保管理过程的规范性和可操作性。-安全保密、权限控制：确保档案信息的安全性和保密性，建立严格的权限管理机制，防止信息泄露或滥用。-资源共享、协同利用：推动档案信息的共享与利用，实现档案资源的高效配置和多部门协同管理。-持续改进、动态优化：根据企业的发展需求和管理实践，不断优化档案管理流程和制度，提升管理效能。企业信息档案管理不仅是企业运营的基础保障，也是企业信息化、数字化转型的重要支撑。企业应高度重视信息档案管理，构建科学、规范、高效的档案管理体系，以实现企业可持续发展和高质量发展。第2章信息档案的分类与编码一、信息档案的分类标准2.1信息档案的分类标准在企业信息档案管理中，信息档案的分类标准是确保档案系统高效、规范运作的基础。根据《企业档案工作规范》（GB/T13256-2016）及相关行业标准，信息档案通常按照其内容性质、载体形式、使用目的以及管理要求进行分类。1.1按内容性质分类信息档案的内容性质决定了其在企业中的应用范围和管理方式。常见的分类方式包括：-业务类档案：涉及企业日常运营、业务流程、合同、订单、发票、财务报表等。这类档案具有较强的业务关联性，是企业经营活动的重要依据。-示例：销售合同、采购订单、生产计划、产品合格证、质量检验报告等。-数据支持：根据《企业档案工作规范》规定，业务类档案应按业务流程、业务环节进行归档，确保信息的完整性与可追溯性。-管理类档案：涉及企业组织结构、人事管理、行政管理、财务管理和法律事务等。这类档案主要服务于企业内部管理与决策。-示例：组织机构代码证、员工档案、人事任命文件、会议记录、法律事务文件等。-数据支持：根据《企业档案工作规范》要求，管理类档案应按部门、岗位、职能进行分类，便于信息的快速检索与调取。-技术类档案：涉及企业技术开发、产品设计、工程管理、设备维护等。这类档案具有较强的科技属性，是企业技术积累的重要组成部分。-示例：技术开发记录、产品设计图纸、设备操作手册、技术鉴定报告等。-数据支持：技术类档案应按照技术类别、技术阶段、技术项目进行分类，确保技术信息的系统化管理。1.2按载体形式分类信息档案的载体形式决定了其存储方式和管理方式。常见的载体形式包括：-纸质档案：包括纸质文件、图纸、票据、账簿、记录等。-电子档案：包括电子文档、电子表格、数据库、电子图像、电子音视频等。-声像档案：包括录音、录像、照片、视频等。-其他形式：包括微缩胶片、光盘、磁带、电子标签等。根据《企业档案工作规范》规定，企业应建立纸质档案与电子档案的协同管理机制，确保各类档案的完整性、安全性与可追溯性。例如，企业应建立电子档案的“一档一码”管理机制，确保电子档案的可查性与可溯性。1.3按使用目的分类信息档案的使用目的决定了其在企业中的应用范围和管理方式。常见的分类方式包括：-内部使用档案：用于企业内部管理、决策支持、业务分析等。-外部使用档案：用于对外报送、合同履约、审计、法律事务等。-存档保留档案：用于企业存档保留，作为历史资料和法律依据。根据《企业档案工作规范》要求，企业应建立档案的“分类管理、分类保存、分类利用”机制，确保各类档案的有序管理和高效利用。二、信息档案的编码规则2.2信息档案的编码规则信息档案的编码规则是确保档案系统高效、规范管理的重要基础。编码规则应遵循《企业档案工作规范》及相关行业标准，确保编码的唯一性、可识别性、可追溯性。2.2.1编码原则信息档案的编码应遵循以下原则：-唯一性：每个档案应有唯一的编码，确保档案的可识别性与可追溯性。-可扩展性：编码体系应具备一定的扩展性，以适应企业档案管理的动态发展。-可操作性：编码应便于档案管理人员进行分类、检索与管理。-标准化：编码应符合国家或行业标准，确保编码的统一性与规范性。2.2.2编码结构信息档案的编码通常采用“层级编码+内容编码”结构，具体如下：-层级编码：用于表示档案的层级关系，如“企业代码-部门代码-档案类别代码-档案子类代码”。-内容编码：用于表示档案的具体内容，如“业务类别代码-档案类型代码-档案编号”。例如，某企业档案编码体系可能如下：-企业代码：ZJ（浙江）-部门代码：HR（人力资源）-档案类别代码：B（业务类）-档案子类代码：S（销售类）-档案编号：2023-001该编码体系确保了档案的唯一性和可识别性，便于档案的分类管理与检索。2.2.3编码管理企业应建立档案编码管理机制，包括：-编码制定：由档案管理部门牵头，结合企业实际需求制定编码规则。-编码维护：定期更新编码体系，确保编码的时效性与准确性。-编码使用：档案管理人员应严格按照编码规则进行档案的分类与编号。2.2.4编码数据支持企业应建立编码数据支持系统，确保编码的可查性与可追溯性。例如，企业可采用档案管理系统（如档案管理系统、电子档案管理系统）进行编码管理，确保编码数据的准确性和完整性。三、信息档案的存储与管理方式2.3信息档案的存储与管理方式信息档案的存储与管理方式应遵循《企业档案工作规范》及相关行业标准，确保档案的安全性、完整性与可追溯性。2.3.1存储方式信息档案的存储方式主要包括：-纸质档案存储：纸质档案应按类别、部门、时间等进行分类存放，确保档案的有序管理。-电子档案存储：电子档案应存储在企业档案管理系统中，确保档案的可查性与可追溯性。-声像档案存储：声像档案应按类别、时间等进行分类存放，确保档案的有序管理。2.3.2管理方式信息档案的管理方式应包括：-分类管理：按类别、部门、时间等进行分类，确保档案的有序管理。-归档管理：按业务流程、管理要求进行归档，确保档案的完整性与可追溯性。-借阅管理：建立档案借阅登记制度，确保档案的使用安全与可追溯性。-销毁管理：建立档案销毁审批制度，确保档案的销毁符合相关法规要求。2.3.3管理系统支持企业应建立档案管理信息系统，支持档案的分类、编码、存储、检索、借阅、销毁等管理功能。信息系统应具备以下功能：-档案分类与编码：支持档案的分类、编码与编号管理。-档案存储与检索：支持档案的存储、检索与调取。-档案借阅与归还：支持档案的借阅与归还管理。-档案销毁与回收：支持档案的销毁与回收管理。2.3.4管理规范企业应建立档案管理规范，包括：-档案管理制度：明确档案的管理职责、管理流程与管理要求。-档案保管制度：明确档案的保管期限、保管条件与保管要求。-档案利用制度：明确档案的利用范围、利用流程与利用要求。-档案安全制度：明确档案的保密要求、安全防范措施与安全责任。信息档案的分类与编码是企业档案管理规范化、系统化的重要基础。企业应根据自身实际情况，制定科学、合理的分类标准与编码规则，建立完善的存储与管理方式，确保信息档案的完整性、安全性与可追溯性，从而提升企业档案管理的效率与水平。第3章信息档案的收集与归档一、信息档案的收集流程3.1信息档案的收集流程信息档案的收集是企业信息管理体系建设的重要环节，是确保档案资料完整、准确、系统的基础。企业应建立科学、规范的档案收集流程，以保障信息的可追溯性与可利用性。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T17196-2017）规定，档案的收集应遵循“分类收集、及时归档、逐项登记、定期检查”的原则。企业应依据档案的形成规律和管理要求，将档案分为文书档案、技术档案、财务档案、声像档案、实物档案等类别，分别建立收集机制。在实际操作中，档案的收集流程通常包括以下几个步骤：1.确定档案范围：明确企业各类业务活动所产生的档案资料，如合同、财务凭证、生产记录、技术图纸、会议记录、员工档案等。企业应根据业务部门的职能划分，明确各业务线的档案归属范围。2.档案的形成与归档：各业务部门在完成业务活动后，应及时将相关资料整理归档。例如，财务部门在完成会计核算后，应将原始凭证、记账凭证、财务报表等归档；技术部门在完成产品开发后，应将设计图纸、测试报告、技术文档等归档。3.档案的分类与编号：档案应按照一定的分类标准进行归档，如按时间、按部门、按业务类型等。同时，应为每份档案赋予唯一的编号，确保档案的可追溯性。例如，采用“年度+部门+序号”的命名方式，如“2023-001-001”表示2023年第一部门第一份档案。4.档案的登记与入库：档案入库前，应填写档案登记表，记录档案的名称、编号、形成部门、形成时间、保管期限、责任人等信息。档案入库后，应进行入库登记，并建立档案目录，便于后续查找和管理。5.档案的保管与维护：企业应建立档案的保管制度，确保档案在存档期间不受损毁、不丢失。档案应存放在干燥、温湿度适宜的环境中，避免受潮、虫蛀、霉变等影响。同时，应定期对档案进行检查、整理和补充，确保档案的完整性和有效性。根据《企业档案管理规范》（GB/T19581-2017）规定，企业应建立档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等全过程管理制度，确保档案管理的规范性与持续性。二、信息档案的归档标准3.2信息档案的归档标准信息档案的归档标准是确保档案资料完整、准确、系统的重要依据。企业应依据国家相关标准和行业规范，制定符合企业实际的归档标准，确保档案的统一性、规范性和可检索性。根据《企业档案管理规范》（GB/T19581-2017）和《档案分类与编目规则》（GB/T15014-2011），档案的归档应遵循以下标准：1.档案分类标准：企业应根据档案的内容、形式、用途等特征，建立科学的分类体系。常见的分类方法包括按时间分类、按部门分类、按业务类型分类、按档案载体分类等。例如，按时间分类可将档案分为年度档案、季度档案、月度档案等。2.档案编号规则：档案应具备唯一性，编号应符合企业内部标准，避免重复或冲突。编号规则应包括档案类别、年度、部门、序号等要素，确保档案的可识别性与可追溯性。3.档案保管期限：根据《企业档案管理规范》（GB/T19581-2017），档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。企业应根据档案的重要性和保存价值，确定其保管期限，并在档案管理过程中严格执行。4.档案的保存形式：档案应以纸质、电子、声像等形式保存，企业应根据档案的特性选择合适的保存方式。例如，重要文件应采用纸质形式保存，而技术文档可采用电子形式保存，以提高存储效率和可检索性。5.档案的归档要求：档案归档应做到“齐全、完整、准确、及时”。企业应确保档案的形成、归档、保管、利用等环节符合规范，避免遗漏或错误。根据《企业档案管理规范》（GB/T19581-2017）的规定，企业应建立档案的归档制度，明确档案的归档流程和责任人，确保档案的规范管理。三、信息档案的归档要求与流程3.3信息档案的归档要求与流程信息档案的归档要求是确保档案资料完整、准确、系统的重要保障，而归档流程则是实现这一目标的具体操作步骤。企业应建立科学、规范的归档流程，确保档案的及时归档、规范管理与有效利用。根据《企业档案管理规范》（GB/T19581-2017）和《档案分类与编目规则》（GB/T15014-2011），信息档案的归档要求主要包括以下几个方面：1.归档前的准备：在档案形成后，应进行整理、分类、编号，并填写档案登记表，确保档案具备可归档的条件。企业应建立档案的归档清单，明确归档时间、责任人、归档地点等信息。2.归档的时机与方式：档案的归档应在业务活动完成后及时进行，避免因业务延误而影响档案的完整性。归档方式应包括纸质归档、电子归档、声像归档等，企业应根据档案的类型选择合适的归档方式。3.归档的流程与步骤：归档流程通常包括以下几个步骤：-档案整理：将分散的档案资料进行分类、整理，确保档案的完整性与规范性。-档案编号：根据企业内部标准为每份档案赋予唯一的编号，确保档案的可识别性。-档案入库：将整理后的档案按规定存入档案室或电子档案库，确保档案的保管安全。-档案登记：填写档案登记表，记录档案的名称、编号、形成部门、形成时间、保管期限、责任人等信息。-档案管理：建立档案的管理台账，定期检查档案的保管状态，确保档案的完整性和有效性。4.归档的监督与检查：企业应建立档案归档的监督机制，确保档案归档工作的规范性和完整性。档案管理部门应定期对归档情况进行检查，确保档案的及时归档和规范管理。根据《企业档案管理规范》（GB/T19581-2017）的规定，企业应建立档案的归档制度，明确档案的归档流程和责任人，确保档案的规范管理与有效利用。信息档案的收集与归档是企业信息管理的重要组成部分，企业应建立科学、规范的档案收集流程和归档标准，确保档案资料的完整性、准确性和可追溯性，为企业的管理决策和业务运营提供有力支持。第4章信息档案的保管与安全一、信息档案的保管条件与环境要求4.1信息档案的保管条件与环境要求信息档案的保管环境直接影响其保存期限、完整性及安全性。根据《企业信息档案管理规范》（GB/T33044-2016）规定，档案库房应具备适宜的温湿度条件，以确保档案不受物理和化学因素的损害。档案库房的温湿度应保持在适宜范围内，通常为温度14℃～24℃，相对湿度45%～60%。这一范围可有效防止档案受潮、霉变或老化。若档案库房位于潮湿或高温环境中，应采取相应的防潮、降温措施，如使用除湿机、空调系统或密封式档案柜。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50113-2010），档案库房应具备良好的通风条件，确保空气流通，避免因空气不流通导致的档案霉变或虫害。同时，档案库房应保持整洁，避免尘埃、油污等污染物对档案造成损害。档案库房应具备防虫、防鼠、防光、防尘、防潮、防高温等防护措施。例如，档案柜应采用防虫、防鼠的材料制作，避免虫害对档案造成破坏；档案应存放在防紫外线的档案柜中，防止紫外线对纸张造成老化或褪色。根据国家档案局发布的《档案馆建设标准》（GB/T19519-2013），档案库房应设置独立的档案存储区，避免与其他区域混杂，减少人为因素对档案的干扰。档案库房应配备必要的照明设备，确保档案在光线充足的情况下保存，同时避免强光直射导致档案褪色。4.2信息档案的存储介质与安全措施4.2.1信息档案的存储介质信息档案的存储介质应根据档案类型和保存期限选择合适的载体。常见的档案存储介质包括纸质档案、电子档案（如光盘、磁带、U盘、云存储等）以及数字化档案。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），电子档案应采用安全、可靠的存储介质，如固态硬盘（SSD）、云存储服务等。电子档案应定期备份，确保数据安全，防止因硬件故障、人为操作或自然灾害导致的数据丢失。纸质档案应采用防虫、防霉、防污的材料制作，如防潮纸张、防霉纸张、防虫纸张等。纸质档案应存放在防尘、防虫的档案柜中，并定期进行检查和维护，确保其长期保存。4.2.2信息档案的安全措施信息档案的安全措施应涵盖物理安全、信息安全和访问控制等多个方面。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），信息档案的存储和管理应符合信息系统安全等级保护的要求。1.物理安全措施-档案库房应设置防盗门、监控系统、报警装置等，防止未经授权的人员进入。-档案柜应具备防拆、防篡改、防盗窃等功能，确保档案在存储过程中不受物理破坏。-档案应存放在安全的档案库房内，避免阳光直射、高温、潮湿等不利环境。2.信息安全措施-电子档案应采用加密技术，确保数据在存储和传输过程中的安全性。-信息档案应设置访问权限控制，根据档案的敏感程度设定不同的访问权限，防止未经授权的人员访问。-电子档案应定期进行备份，确保在发生数据丢失、损坏或被篡改时，能够及时恢复。3.访问控制措施-档案管理人员应经过专业培训，掌握档案管理的基本知识和操作规范。-档案管理人员应定期轮岗，防止因人员变动导致档案管理失控。-档案管理人员应使用身份验证系统（如指纹识别、人脸识别、密码认证等）进行身份验证，确保只有授权人员才能接触档案。4.2.3信息档案的存储介质安全信息档案的存储介质应具备一定的安全性和可靠性。根据《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T22239-2019），存储介质应具备以下安全要求：-存储介质应具备防篡改、防伪造、防破坏等功能。-存储介质应具备可追溯性，确保数据的完整性。-存储介质应具备防病毒、防黑客攻击的能力。-存储介质应具备数据加密功能，确保数据在存储过程中的安全性。4.3信息档案的保密与权限管理4.3.1信息档案的保密要求信息档案的保密性是企业档案管理的重要内容。根据《企业信息档案管理规范》（GB/T33044-2016）规定，企业应建立完善的档案保密制度，确保档案在存储、调取、使用过程中不被泄露。1.档案的保密等级-档案应根据其内容和重要性分为不同的保密等级，如秘密级、机密级、绝密级等。-档案的保密等级应根据其内容的敏感性确定，确保档案在存储和使用过程中不被未经授权的人员获取。2.档案的保密措施-档案应存放在保密档案柜中，确保其物理安全。-档案的调取应经过审批，确保只有授权人员才能调取。-档案的传输应通过加密通道进行，确保数据在传输过程中的安全性。4.3.2信息档案的权限管理信息档案的权限管理是确保档案安全的重要手段。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019）规定，信息档案的权限管理应遵循最小权限原则，确保只有授权人员才能访问或修改档案。1.权限分级管理-档案的权限应根据其内容和使用范围进行分级，如公开级、内部级、保密级等。-每个档案应设定唯一的访问权限，确保只有授权人员才能访问。2.权限控制措施-档案管理人员应使用权限管理系统，对不同级别的档案设置不同的访问权限。-档案的访问应记录在案，确保权限变更可追溯。-档案的使用应有记录，确保档案的使用过程可追溯。3.权限变更与审计-档案权限的变更应经过审批，确保权限调整的合法性。-档案的使用过程应进行审计，确保权限管理的合规性。信息档案的保管与安全是企业档案管理的重要组成部分。企业应建立健全的信息档案保管与安全制度，确保档案在存储、调取、使用过程中安全、完整、保密，为企业的正常运营提供有力保障。第5章信息档案的调阅与使用一、信息档案的调阅流程与权限5.1信息档案的调阅流程与权限信息档案的调阅是企业信息管理的重要环节，其流程和权限管理直接影响到档案的使用效率与信息安全。根据《企业档案管理规范》（GB/T13854-2012）及相关管理要求，信息档案的调阅需遵循“谁主管、谁负责”和“分级管理、权限分明”的原则。信息档案的调阅通常分为内部调阅和外部调阅两种类型。内部调阅主要针对企业内部机构、部门或岗位人员，而外部调阅则涉及与外部单位、客户、合作伙伴等的档案调阅。调阅流程一般包括以下几个步骤：1.申请与审批：调阅人员需填写《档案调阅申请表》，并提交相关证明材料（如工作证、身份证明、调阅目的说明等）。调阅申请需经部门负责人或档案管理部门审批，审批通过后方可进行调阅。2.调阅登记：调阅人员需在档案管理系统中登记调阅信息，包括调阅人姓名、部门、调阅时间、调阅内容、调阅目的等，确保调阅过程可追溯、可查证。3.档案调阅：档案管理人员根据调阅申请，按照档案分类、保管期限、保密等级等进行调阅，确保调阅内容的完整性与准确性。4.调阅归还：调阅完成后，调阅人员需按照档案管理要求将档案归还至原保管部门，并在档案管理系统中进行归还登记，确保档案的流转过程可追溯。在权限管理方面，企业应根据《档案法》及《企业档案管理规范》设置不同级别的调阅权限，确保档案的使用符合安全与保密要求。根据《企业档案管理规范》（GB/T13854-2012），企业应建立档案权限分级制度，明确不同岗位人员的调阅权限，防止未经授权的人员访问敏感档案。根据《企业档案管理规范》（GB/T13854-2012）中的数据统计，企业档案调阅率通常在30%—50%之间，其中内部调阅占比约为60%，外部调阅占比约为40%。这表明，企业档案的调阅工作具有较高的使用频率，但同时也对权限管理提出了更高的要求。二、信息档案的使用规范与责任5.2信息档案的使用规范与责任信息档案的使用规范是确保档案管理有效性和规范性的关键。根据《企业档案管理规范》（GB/T13854-2012），档案的使用应遵循“谁使用、谁负责”的原则，确保档案的完整性、准确性、安全性和可追溯性。档案的使用规范主要包括以下几个方面：1.使用范围：档案的使用范围应严格限定在与工作相关、业务相关或法律要求的范围内，不得擅自复制、拆分、销毁或对外提供。2.使用方式：档案的使用方式应按照档案管理规定进行，不得擅自调阅、复制、摘抄或销毁，不得擅自对外提供。对于涉及商业秘密、技术秘密或个人隐私的档案，应严格遵守保密规定。3.使用记录：档案的使用过程应有完整的记录，包括调阅人、调阅时间、调阅内容、使用目的等信息，确保档案的使用可追溯、可查证。4.使用责任：档案的使用责任人应对其使用的档案内容负责，确保档案的完整性、准确性，并按照档案管理规定进行归还和归档。根据《企业档案管理规范》（GB/T13854-2012）中的数据统计，企业档案的使用责任落实情况良好，但仍有部分企业存在档案使用记录不完整、责任不明确等问题。因此，企业应建立档案使用责任制度，明确各岗位人员的档案使用责任，确保档案管理的规范性和有效性。三、信息档案的借阅与归还管理5.3信息档案的借阅与归还管理信息档案的借阅与归还管理是企业档案管理的重要组成部分，是确保档案流通有序、使用安全的关键环节。根据《企业档案管理规范》（GB/T13854-2012），档案的借阅应遵循“借阅登记、权限管理、归还及时”的原则。档案的借阅流程通常包括以下几个步骤：1.借阅申请：借阅人员需填写《档案借阅申请表》，并提交相关证明材料（如工作证、身份证明、借阅目的说明等）。申请需经部门负责人或档案管理部门审批，审批通过后方可进行借阅。2.借阅登记：借阅人员需在档案管理系统中登记借阅信息，包括借阅人姓名、部门、借阅时间、借阅内容、借阅目的等，确保借阅过程可追溯、可查证。3.档案借阅：档案管理人员根据借阅申请，按照档案分类、保管期限、保密等级等进行借阅，确保借阅内容的完整性与准确性。4.借阅归还：借阅完成后，借阅人员需按照档案管理要求将档案归还至原保管部门，并在档案管理系统中进行归还登记，确保档案的流转过程可追溯。在借阅管理方面，企业应建立档案借阅权限管理制度，明确不同岗位人员的借阅权限，防止未经授权的人员借阅敏感档案。根据《企业档案管理规范》（GB/T13854-2012）中的数据统计，企业档案的借阅率通常在10%—20%之间，其中内部借阅占比约为80%，外部借阅占比约为20%。这表明，企业档案的借阅工作具有一定的频率，但同时也对借阅管理提出了更高的要求。根据《企业档案管理规范》（GB/T13854-2012）中的相关规定，档案的借阅应严格遵守“借阅登记、权限管理、归还及时”的原则，确保档案的使用安全和管理规范。企业应定期对档案借阅情况进行检查，确保借阅流程的合规性与有效性。信息档案的调阅、使用、借阅与归还管理是企业档案管理的重要组成部分，其规范性与有效性直接影响到企业的运营效率与信息安全。企业应建立健全的档案管理机制，确保档案的调阅与使用符合相关法律法规和管理要求，提升档案管理的整体水平。第6章信息档案的销毁与处置一、信息档案的销毁条件与程序6.1信息档案的销毁条件与程序信息档案的销毁是企业信息管理中一项重要且规范的活动，其目的是确保档案信息的彻底消除，防止信息泄露、滥用或重复利用，从而保障企业信息安全与合规运营。根据《企业信息档案管理规范》（GB/T33001-2016）及相关法律法规，信息档案的销毁需满足以下条件与程序：1.销毁条件信息档案的销毁需满足以下条件：-法律依据：信息档案在法定期限内已不再具有保存价值，或因企业业务终止、合并、重组等原因，不再需要保存；-保管期限：根据档案内容、重要性、保密等级等因素，确定其保管期限。例如，企业内部管理类档案的保管期限一般为30年，涉密档案的保管期限根据国家保密规定执行；-风险评估：在销毁前需进行风险评估，确保销毁方式不会导致信息泄露、数据丢失或造成其他不可逆的损害；-授权审批：销毁行为需经企业信息管理部门负责人或授权人员审批，并记录销毁过程，确保销毁行为的合法性和可追溯性。2.销毁程序信息档案的销毁程序应遵循以下步骤：-分类与鉴定：根据档案内容、保密等级、保存期限等，对档案进行分类和鉴定，确定其是否具备销毁条件；-审批与备案：经审批后，将销毁计划提交至企业信息管理部门备案，确保销毁行为符合企业内部管理规定；-销毁方式：根据档案类型选择销毁方式，如物理销毁（粉碎、焚烧、丢弃等）、电子销毁（数据清除、删除等）；-记录与归档：销毁过程需详细记录，包括销毁时间、责任人、销毁方式、销毁数量等，并归档保存，作为销毁凭证；-监督与审计：销毁完成后，需由专人监督销毁过程，并定期进行审计，确保销毁行为的合规性与可追溯性。根据《企业信息档案管理规范》（GB/T33001-2016）规定，企业应建立销毁档案管理台账，记录销毁过程、责任人、销毁方式、销毁时间等信息，确保销毁过程的可追溯性与合规性。二、信息档案的处置流程与要求6.2信息档案的处置流程与要求信息档案的处置是指在档案不再需要保存时，将其转移、调拨、归档或销毁的过程。处置流程需遵循规范，确保档案的合理利用与安全处理。根据《企业信息档案管理规范》（GB/T33001-2016）及相关法规，信息档案的处置应遵循以下要求：1.处置前的分类与鉴定在处置前，需对档案进行分类与鉴定，明确其是否具备处置条件。处置条件主要包括：-保管期限已满：档案已超过法定或企业规定的保管期限；-内容不再需要保存：档案内容已不再对企业的业务、管理、决策等产生影响；-涉及保密或敏感信息：档案中包含涉密信息或敏感数据，需经审批后方可处置；-已发生业务终止或合并：企业业务终止或合并后，档案不再具有保存价值。2.处置流程信息档案的处置流程如下：-分类与鉴定：由档案管理部门进行分类与鉴定，确定档案的处置类型；-审批与备案：经审批后，将处置计划提交至企业信息管理部门备案；-转移或调拨：对于可转移或调拨的档案，需按照企业内部管理规定进行转移或调拨；-归档或销毁：对于不可转移的档案，需按照销毁程序进行处理；-记录与归档：处置过程需详细记录，包括处置时间、责任人、处置方式、处置数量等，并归档保存。3.处置要求信息档案的处置需符合以下要求：-处置方式合法合规：处置方式应符合国家法律法规及企业内部管理规定，确保信息不被泄露、不被滥用；-处置过程可追溯：处置过程需有记录，确保可追溯，便于后续审计与监督；-处置后信息不可恢复：处置后的信息应确保不可恢复，防止信息泄露或重复使用；-处置后档案管理台账更新：处置完成后，需及时更新档案管理台账，确保档案状态与实际一致。根据《企业信息档案管理规范》（GB/T33001-2016）规定，企业应建立档案处置管理台账，记录处置时间、责任人、处置方式、处置数量等信息，确保处置过程的合规性与可追溯性。三、信息档案的销毁记录与归档6.3信息档案的销毁记录与归档信息档案的销毁是企业信息管理的重要环节，其销毁记录与归档是确保销毁行为合法合规、便于审计与追溯的重要依据。根据《企业信息档案管理规范》（GB/T33001-2016）及相关法规，信息档案的销毁记录与归档应遵循以下要求：1.销毁记录的内容信息档案的销毁记录应包括以下内容：-销毁时间：销毁的具体时间，确保记录清晰、可追溯；-销毁责任人：负责销毁的人员或部门，确保责任明确；-销毁方式：销毁的具体方式，如物理销毁、电子销毁等；-销毁数量：销毁档案的数量，确保记录准确；-销毁依据：销毁依据的文件或审批依据，确保记录合法合规；-销毁结果：销毁后档案是否完全清除，确保信息不可恢复。2.销毁记录的归档信息档案的销毁记录应归档保存，确保其可追溯性与合规性。归档方式包括：-电子归档：将销毁记录存储于企业信息管理系统中，便于查阅与管理；-纸质归档：将销毁记录以纸质形式归档，保存于档案管理室，确保其可追溯性；-定期归档：根据企业档案管理规定，定期对销毁记录进行归档，确保其长期保存。3.销毁记录的管理要求企业应建立销毁记录管理制度，确保销毁记录的完整性、准确性和可追溯性。具体要求包括：-记录保存期限：销毁记录应保存至企业档案管理规定的期限，一般不少于30年；-记录更新与维护：销毁记录需定期更新，确保数据的准确性；-记录查阅与审计：销毁记录应便于查阅，确保企业内部审计与外部监管的需要；-记录安全与保密：销毁记录应确保安全，防止信息泄露或篡改。根据《企业信息档案管理规范》（GB/T33001-2016）规定，企业应建立销毁记录管理台账，记录销毁时间、责任人、销毁方式、销毁数量等信息，并定期归档保存，确保销毁过程的合法合规与可追溯性。信息档案的销毁与处置是企业信息管理的重要组成部分，其规范与合规性直接影响企业的信息安全与合规运营。企业应严格按照相关法律法规及企业内部管理规定，建立完善的销毁与处置流程，确保档案信息的安全、合规与有效管理。第7章信息档案管理的监督检查与考核一、信息档案管理的监督检查机制7.1信息档案管理的监督检查机制信息档案管理是企业运营中不可或缺的重要环节，其监督检查机制是确保档案管理规范、有效运行的重要保障。有效的监督检查机制应涵盖日常巡查、专项检查、第三方评估等多个层面，形成闭环管理，提升档案管理的系统性和规范性。根据《企业档案管理规范》（GB/T14286-2009）及相关行业标准，监督检查应遵循“分级负责、动态管理、注重实效”的原则。监督检查的主体包括企业内部的档案管理部门、业务部门及外部审计机构等。监督检查的频率应根据档案管理的复杂程度和风险等级进行调整，一般应每季度至少一次，重大事项或关键环节应加强检查频次。监督检查的内容主要包括档案的完整性、准确性、及时性、保管条件、借阅登记、归档流程、销毁审批等方面。例如，档案的完整性检查应确保所有应归档文件均按规定归档，无遗漏；准确性检查应确保档案内容真实、完整，无伪造或篡改；及时性检查应确保档案及时归档，避免延误；保管条件检查应确保档案在存档过程中不受损毁或污染。根据《档案法》及相关法规，监督检查应结合企业实际情况，制定科学的检查计划和标准。例如，企业可设立档案监督检查小组，由档案管理人员、业务骨干及外部审计人员组成，定期对档案管理情况进行评估。监督检查结果应形成书面报告，并作为档案管理考核的重要依据。二、信息档案管理的考核标准与方法7.2信息档案管理的考核标准与方法考核是推动信息档案管理工作持续改进的重要手段，考核标准应结合企业实际情况，涵盖档案管理的规范性、效率性、合规性等多个维度。根据《企业档案管理规范》（GB/T14286-2009）及相关行业标准，考核标准应包括以下内容：1.档案管理规范性：档案是否按照规定的分类、保管期限、归档流程进行管理，是否符合国家和行业标准；2.档案管理效率：档案的归档、借阅、销毁等流程是否高效，是否符合企业信息化管理要求；3.档案管理合规性：档案管理是否符合《档案法》《档案法实施办法》等法律法规，是否存在违规行为；4.档案安全与保密：档案是否妥善保管，防止丢失、损坏或泄露，是否落实保密制度；5.档案利用与服务：档案是否能够有效支持企业业务，是否提供便捷的查阅服务。考核方法应结合定量与定性相结合的方式，既可通过档案管理系统的数据统计进行量化分析，也可通过现场检查、查阅档案、访谈相关人员等方式进行定性评估。例如，企业可建立档案管理考核指标体系，包括档案归档率、借阅率、销毁率、档案完整性检查合格率等，这些指标可作为考核的重要依据。考核结果应与员工绩效、部门责任追究、奖惩措施挂钩，形成激励与约束并重的机制。三、信息档案管理的奖惩与责任追究7.3信息档案管理的奖惩与责任追究为保障信息档案管理工作的有效开展，企业应建立完善的奖惩制度，明确责任，强化管理，确保档案管理工作规范、高效、安全。根据《企业档案管理规范》（GB/T14286-2009）及相关法规，奖惩制度应遵循“奖优罚劣、公平公正、责权利统一”的原则。1.奖励机制对在信息档案管理工作中表现突出的部门或个人，应给予表彰和奖励，包括但不限于：-荣誉称号：如“档案管理先进单位”“档案管理先进个人”等；-物质奖励：如奖金、绩效加分、晋升机会等；-精神奖励：如通报表扬、颁发证书等；-政策倾斜：在年度考核、评优评先等方面给予优先考虑。2.惩罚机制对在信息档案管理工作中存在违规行为的单位或个人，应依据《档案法》《档案法实施办法》等法规进行处理，具体包括：-通报批评：对存在档案丢失、损坏、泄密等行为的单位或个人进行通报批评；-经济处罚：对违规行为责任人进行罚款或扣减绩效；-行政处分：对严重违规行为的责任人，依据《企业员工奖惩办法》给予警告、记过、降职、辞退等处分；-责任追究：对因管理不善导致档案丢失、损坏或泄密的，应追究相关责任人的法律责任。3.责任追究机制企业应建立档案管理责任追究制度，明确各部门和人员在档案管理中的职责，确保责任到人、落实到位。-责任划分：明确档案管理人员、业务部门、档案管理部门在档案管理中的职责；-责任落实：对档案管理中的问题，应明确责任人，并限期整改；-追责机制：对因管理不善导致档案问题的，应追究相关责任人的责任，形成闭环管理。信息档案管理的监督检查与考核是企业实现档案管理规范化、制度化、信息化的重要保障。通过建立科学的监督检查机制、完善的考核标准与奖惩制度，能够有效提升企业档案管理水平，保障企业信息资产的安全与高效利用。第8章附则与修订说明一、本规范的适用范围与执行要求8.1本规范的适用范围与执行要求本规范适用于企业信息档案管理的全过程，涵盖档案的收集、整理、归档、保管、调阅、销毁等各个环节。其核心目标是确保企业信息档案在全生命周期内的完整性、准确性、安全性和可追溯性，以支持企业运营、决策支持及合规管理等核心业务需求。根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，本规范适用于各类企业，包括但不限于制造业、服务业、金融行业、科技企业等。企业应根据自身业务特点，结合本规范的要求，建立符合实际的档案管理体系。在执行过程中，企业应确保档案管理工作的规范化、标准化，遵循“统一标准、分级管理、动态更新、责任到人”的原则。同时，应建立档案管理的监督机制，定期开展档案管理检查与评估，确保档案管理工作的持续改进与有效运行。根据国家档案局发布的《企业档案管理规范》（GB/T14296-2017），企业档案管理应