电子邮箱的管理制度(3篇)

第1篇第一章总则第一条为规范我单位电子邮箱的使用，提高工作效率，保障信息安全，根据国家有关法律法规和单位实际情况，特制定本制度。第二条本制度适用于我单位所有员工及临时工作人员。第三条电子邮箱是单位内部信息交流的重要工具，员工应合理使用，遵守国家法律法规和单位规章制度。第二章电子邮箱的申请与分配第四条电子邮箱的申请：1.新员工入职后，由人力资源部门负责为其申请电子邮箱；2.临时工作人员需使用电子邮箱，由所在部门负责人提出申请，经批准后由信息技术部门为其申请；3.退休、离职员工或因工作变动不再使用电子邮箱的，由所在部门负责人提出申请，经批准后由信息技术部门注销其电子邮箱。第五条电子邮箱的分配：1.电子邮箱的域名格式为：姓名首字母+部门简称+单位简称.com；2.电子邮箱的密码由员工自行设置，密码长度不少于8位，必须包含字母、数字和特殊字符；3.员工应妥善保管电子邮箱密码，不得泄露给他人。第三章电子邮箱的使用规范第六条电子邮箱的使用原则：1.合理使用，提高工作效率；2.保密原则，不得泄露单位秘密；3.文明用语，尊重他人；4.遵守国家法律法规和单位规章制度。第七条电子邮箱的使用范围：1.单位内部信息交流；2.与外部单位、客户、合作伙伴的沟通；3.个人工作相关事务；4.其他经批准的用途。第八条电子邮箱的使用规范：1.不使用电子邮箱发送、接收、传播违法、违规、不良信息；2.不使用电子邮箱进行商业广告、垃圾邮件、诈骗等违法活动；3.不使用电子邮箱进行个人私事；4.不泄露单位秘密，不得将电子邮箱用于与工作无关的事项；5.不得将电子邮箱账号、密码泄露给他人；6.定期清理电子邮箱，删除无用邮件，保持邮箱整洁；7.不得在电子邮箱中存储重要文件，如需存储，请使用单位指定的存储设备。第四章电子邮箱的安全管理第九条电子邮箱的安全管理：1.信息技术部门负责电子邮箱的安全管理，定期对电子邮箱系统进行安全检查和升级；2.员工应定期更换电子邮箱密码，密码不得与个人其他账号密码相同；3.如发现电子邮箱异常，应及时向信息技术部门报告；4.信息技术部门应定期对员工进行电子邮箱安全培训。第五章电子邮箱的监督与处罚第十条电子邮箱的监督：1.各部门负责人对本部门员工电子邮箱的使用情况进行监督；2.信息技术部门对电子邮箱的使用情况进行定期检查。第十一条电子邮箱的处罚：1.违反本制度第六条、第七条、第八条规定的，视情节轻重给予警告、通报批评、扣发奖金等处罚；2.违反本制度第九条规定的，视情节轻重给予警告、通报批评、扣发奖金、停职检查等处罚；3.涉及违法行为的，依法予以处理。第六章附则第十二条本制度由信息技术部门负责解释。第十三条本制度自发布之日起施行。第七章电子邮箱的培训与宣传第十四条信息技术部门应定期组织电子邮箱使用培训，提高员工对电子邮箱的认识和使用技能。第十五条各部门应加强电子邮箱使用宣传，提高员工的安全意识。第十六条本制度未尽事宜，可由单位根据实际情况予以补充。以上为电子邮箱管理制度，旨在规范电子邮箱的使用，保障信息安全，提高工作效率。请全体员工严格遵守，共同维护单位电子邮箱的良好秩序。第2篇第一章总则第一条为规范公司内部电子邮箱的使用，提高工作效率，保障信息安全，根据国家相关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。第二条本制度适用于公司所有员工及临时工作人员。第三条本制度旨在确保电子邮箱的安全、高效、规范使用，防止信息泄露，维护公司形象。第二章电子邮箱的申请与分配第四条公司员工需通过内部申请流程获得公司电子邮箱账号。第五条申请电子邮箱需提供以下材料：（一）本人身份证复印件；（二）所在部门负责人签字同意；（三）公司人力资源部门审批。第六条人力资源部门负责审核申请材料，并在两个工作日内完成电子邮箱账号的分配。第七条分配的电子邮箱账号应遵循以下原则：（一）简洁明了，易于记忆；（二）符合公司命名规范；（三）便于管理。第三章电子邮箱的使用第八条电子邮箱使用遵循以下原则：（一）遵守国家法律法规，不得用于违法活动；（二）不得泄露公司机密信息；（三）不得滥用电子邮箱资源；（四）不得用于商业广告、欺诈等不良行为。第九条电子邮箱账号仅限本人使用，不得转借他人。第十条使用电子邮箱时，应遵守以下规定：（一）设置复杂密码，定期更换密码；（二）不随意点击不明链接，不下载不明文件；（三）不向他人透露电子邮箱账号和密码；（四）不发送垃圾邮件、病毒邮件等；（五）不在电子邮箱中存储重要文件，重要文件应备份至公司内部存储设备。第四章电子邮箱的安全管理第十一条公司设立电子邮箱安全管理小组，负责电子邮箱的安全管理工作。第十二条电子邮箱安全管理小组职责：（一）制定电子邮箱安全管理制度；（二）监督、检查电子邮箱使用情况；（三）处理电子邮箱安全事件；（四）定期开展电子邮箱安全培训。第十三条电子邮箱安全事件包括但不限于：（一）电子邮箱账号被盗用；（二）电子邮箱被黑客攻击；（三）电子邮箱信息泄露；（四）电子邮箱滥用。第十四条发现电子邮箱安全事件，应及时报告电子邮箱安全管理小组，并采取以下措施：（一）立即更换电子邮箱密码；（二）隔离受影响账号；（三）协助相关部门进行调查；（四）采取措施防止事件扩大。第五章电子邮箱的撤销与变更第十五条员工离职或调离原部门时，应将电子邮箱账号交还公司。第十六条电子邮箱账号撤销流程：（一）员工填写电子邮箱账号撤销申请；（二）所在部门负责人签字同意；（三）人力资源部门审批；（四）电子邮箱安全管理小组进行账号撤销。第十七条电子邮箱账号变更流程：（一）员工填写电子邮箱账号变更申请；（二）所在部门负责人签字同意；（三）人力资源部门审批；（四）电子邮箱安全管理小组进行账号变更。第六章附则第十八条本制度由公司人力资源部门负责解释。第十九条本制度自发布之日起施行。第二十条本制度未尽事宜，按国家相关法律法规和公司其他规章制度执行。第七章电子邮箱使用培训第二十一条公司定期对员工进行电子邮箱使用培训，提高员工对电子邮箱安全、高效、规范使用的认识。第二十二条培训内容包括：（一）电子邮箱基本操作；（二）电子邮箱安全知识；（三）电子邮箱管理制度；（四）电子邮箱使用注意事项。第二十三条培训结束后，员工需通过考核，合格后方可使用电子邮箱。第八章电子邮箱违规处理第二十四条违反本制度，有下列行为之一的，由公司视情节轻重给予警告、记过、降职、辞退等处分：（一）泄露公司机密信息；（二）滥用电子邮箱资源；（三）向他人透露电子邮箱账号和密码；（四）发送垃圾邮件、病毒邮件等；（五）其他违反本制度的行为。第二十五条电子邮箱违规行为处理流程：（一）发现违规行为，由电子邮箱安全管理小组进行调查；（二）根据调查结果，提出处理意见；（三）提交公司领导审批；（四）对违规人员进行处分。第九章电子邮箱的监督与检查第二十六条公司设立电子邮箱监督小组，负责对电子邮箱使用情况进行监督与检查。第二十七条电子邮箱监督小组职责：（一）定期检查电子邮箱使用情况；（二）发现违规行为，及时报告；（三）对违规行为进行处理；（四）定期向公司领导汇报电子邮箱使用情况。第二十八条电子邮箱监督小组对电子邮箱使用情况进行检查的内容包括：（一）电子邮箱账号使用情况；（二）电子邮箱密码设置情况；（三）电子邮箱安全事件处理情况；（四）电子邮箱使用培训情况。第十章电子邮箱的归档与备份第二十九条公司对电子邮箱进行定期归档与备份，确保电子邮箱信息的安全。第三十条归档与备份的内容包括：（一）电子邮箱账号信息；（二）电子邮箱邮件信息；（三）电子邮箱使用记录。第三十一条归档与备份的周期由公司根据实际情况确定。第三十二条归档与备份的电子邮箱信息仅限于公司内部使用，不得泄露。第三十三条本制度自发布之日起施行。第三十四条本制度由公司人力资源部门负责解释。第三十五条本制度未尽事宜，按国家相关法律法规和公司其他规章制度执行。第三十六条本制度如有修改，经公司领导批准后，以新的制度文本为准。第三十七条本制度由公司人力资源部门负责组织实施。第三十八条本制度自发布之日起，原《电子邮箱管理制度》同时废止。第3篇第一章总则第一条为规范我单位电子邮箱的使用，提高工作效率，保障信息安全，根据国家有关法律法规和上级部门相关规定，结合我单位实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于我单位所有在职员工以及临时聘用人员。第三条电子邮箱是单位内部及对外交流的重要工具，应合理、规范使用。第二章电子邮箱的申请与分配第四条电子邮箱的申请：1.部门负责人根据工作需要，向信息管理部门提出电子邮箱申请。2.信息管理部门根据单位实际情况和申请理由，审核并批准电子邮箱申请。3.被批准的申请人需填写《电子邮箱申请表》，并提交相关证件。第五条电子邮箱的分配：1.信息管理部门为每位员工分配一个电子邮箱，并设置初始密码。2.邮箱名称统一采用“部门-姓名”的格式，如“人事部-张三”。3.电子邮箱分配后，不得私自转让或转借他人使用。第三章电子邮箱的使用规范第六条电子邮箱使用原则：1.遵守国家法律法规，不得利用电子邮箱从事违法活动。2.保守国家秘密和单位商业秘密，不得泄露敏感信息。3.维护单位形象，不得在电子邮箱中发布不实、诽谤、侮辱他人的言论。4.不得在电子邮箱中传播淫秽、赌博、暴力等不良信息。第七条电子邮箱使用要求：1.用户应妥善保管自己的电子邮箱密码，不得随意泄露。2.不得使用电子邮箱进行非法登录、攻击他人电脑系统等行为。3.不得在电子邮箱中发送垃圾邮件、病毒邮件等有害信息。4.不得利用电子邮箱进行商业广告、非法营销等活动。第八条电子邮箱的日常维护：1.用户应定期清理邮箱，删除无用邮件，保持邮箱整洁。2.邮箱内存档应分类整理，便于查找和管理。3.定期检查邮箱安全设置，确保邮箱安全。第四章电子邮箱的权限与责任第九条电子邮箱权限：1.用户有权使用自己的电子邮箱进行工作交流、信息查询等。2.部门负责人有权管理本部门电子邮箱的使用情况。3.信息管理部门有权对电子邮箱进行技术维护和安全监控。第十条电子邮箱责任：1.用户应对自己的电子邮箱使用行为负责，如因个人原因导致信息泄露或损失，由用户自行承担相应责任。2.部门负责人对本部门电子邮箱使用情况进行监督，如发现违规行为，应及时制止并上报信息管理部门。3.信息管理部门负责电子邮箱的技术维护和安全监控，确保电子邮箱正常运行。第五章电子邮箱的监督