规范公章使用管理制度

PAGE规范公章使用管理制度一、总则（一）目的为加强公司公章的管理，规范公章的使用流程，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在处理与公司相关事务时涉及公章使用的情况。（三）定义1.公章：本制度所指公章为公司正式对外使用的具有法律效力的印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章等。2.使用审批：指对公章使用申请进行审核、批准的过程，以确保公章使用符合公司规定和相关法律法规。（四）基本原则1.依法依规原则：公章的使用必须严格遵守国家法律法规及公司的各项规章制度。2.审批备案原则：公章使用前必须经过严格的审批流程，并进行相应的备案登记。3.专人保管原则：指定专人负责公章的保管，确保公章存放安全。4.用章登记原则：对每一次公章使用情况进行详细登记，以备查询和追溯。二、公章的种类及用途（一）公司公章1.用途：代表公司行使权利和履行义务，具有最高法律效力。用于各类重要文件、合同、协议、信函等的签署，以及对外报送的各类报表、证明等。2.示例：公司与外部单位签订的战略合作协议、向政府部门提交的项目申报文件等。（二）合同专用章1.用途：专门用于公司签订各类合同。在签订合同过程中，加盖合同专用章即表示公司对合同条款的认可和承担相应的法律责任。2.示例：与供应商签订的采购合同、与客户签订的销售合同等。（三）财务专用章1.用途：主要用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。确保财务交易的准确性和合法性。2.示例：开具发票、支票背书、办理银行结算业务等。（四）其他专用章根据公司业务需要，可能还会设立其他专用章，如发票专用章、报关专用章等。其用途分别对应相关特定业务领域，严格按照规定使用。三、公章的保管（一）保管人员的指定1.公司公章由[具体部门]指定专人负责保管。保管人员应具备高度的责任心和保密意识，熟悉公章使用流程和相关规定。2.对于合同专用章、财务专用章等重要印章，应分别指定专人保管，不得由同一人兼任多个重要印章的保管工作。（二）保管要求1.公章应存放于安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并确保存放地点具备防火、防盗、防潮等条件。2.保管人员应妥善保管公章，不得擅自将公章转借他人或带出公司办公区域。如因特殊情况需要带出，必须经过严格的审批程序，并采取必要的安全措施。3.非工作时间，公章必须存放于保险柜内，钥匙由保管人员妥善保管，不得随意放置或交予他人代管。（三）保管人员的职责1.负责公章的日常保管，确保公章的安全和完整。2.严格按照本制度规定的使用流程审核用章申请，对不符合规定的申请有权拒绝盖章。3.对每一次公章使用情况进行详细登记，记录用章时间、用章事由、用章文件名称、批准人等信息，并妥善保管用章登记记录，以备查阅。4.定期检查公章的使用情况，如发现异常情况应及时向上级报告，并协助进行调查处理。5.如因保管不善导致公章丢失、被盗或损坏，应立即向上级报告，并采取相应的补救措施，如登报声明作废、向公安机关报案等，同时承担相应的责任。四、公章的使用审批流程（一）用章申请1.各部门或员工因工作需要使用公章时，应填写《公章使用申请表》，详细注明用章事由、用章文件名称、用章时间、用章份数等信息。2.用章申请必须由部门负责人或项目负责人签字确认，确保申请内容真实、准确、合法。（二）审批权限1.一般性文件、信函等的盖章，由部门负责人审批。2.涉及合同签订、重要协议等重大事项的盖章，需经公司分管领导审批。3.超过公司分管领导审批权限的事项，需经公司总经理审批。（三）审核要点1.审核用章事由是否符合公司业务范围和相关规定，是否与公司利益相符。2.检查用章文件的内容是否完整、准确，是否存在法律风险或其他问题。3.核对用章申请的审批流程是否符合规定，审批人签字是否齐全。（四）审批流程示例1.申请人填写《公章使用申请表》，提交部门负责人签字。2.部门负责人审核通过后，将申请表提交至相应的审批领导。3.审批领导对申请进行审核，如同意盖章，则在申请表上签字批准。4.申请人持批准后的申请表到公章保管人员处办理盖章手续。五、公章的使用登记与备案（一）使用登记1.公章保管人员在盖章前，必须对每一次用章情况进行详细登记。登记内容包括用章时间、用章事由、用章文件名称、批准人、盖章人等信息。2.登记记录应使用专门的登记簿或电子表格进行记录，确保记录清晰、准确、完整。登记簿应妥善保管，保存期限不少于[X]年。（二）备案要求1.对于涉及重要合同、协议等文件的盖章，在盖章后应及时将相关文件复印件报送公司档案室备案。备案内容包括文件名称、合同编号、签订时间、双方当事人等信息。2.档案室应建立专门的备案档案，对备案文件进行分类整理、编号存储，以便于查询和查阅。六、公章的使用规范（一）盖章位置1.公章应盖在文件规定的盖章位置上，确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重叠加盖。2.如果文件有多页，应在骑缝处加盖公章，以确保各页之间的关联性和完整性。（二）盖章数量1.根据文件内容和实际需要，合理确定盖章数量。原则上每份文件只需加盖一枚公章，如有特殊情况需要加盖多枚公章，应在申请表中注明原因，并经审批领导同意。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。如因工作需要确需提前盖章预留，必须经过严格的审批程序，并对盖章后的空白文件进行妥善保管和跟踪使用。（三）盖章后的文件管理1.盖章后的文件应及时返回申请人，并按照公司文件管理规定进行妥善保管。涉及重要合同、协议的文件，应按照合同履行情况进行跟踪管理，确保文件的执行和归档。2.如发现盖章后的文件存在问题或需要变更，应及时与相关部门或人员沟通协调，并按照规定的程序进行处理。如需重新盖章，必须重新填写申请表，经过审批后再行盖章。七、公章的停用与销毁（一）停用情形1.公司名称变更、机构调整等原因导致原公章不再适用。2.公章损坏、遗失或被盗，经采取补救措施后，原公章已失去法律效力。3.根据公司规定或法律法规要求，需要停用公章的其他情形。（二）停用程序1.由[具体部门]提出公章停用申请，说明停用原因、停用时间等信息，并附上相关证明材料。2.申请经公司领导审批同意后，发布公章停用通知，告知公司各部门及相关外部单位。3.公章保管人员在收到停用通知后，立即停止使用该公章，并将公章妥善保管。（三）销毁程序1.对于停用的公章，由[具体部门]负责组织销毁。销毁前应填写《公章销毁申请表》详细记录公章名称、编号、停用时间、销毁原因等信息，并经公司领导审批。2.销毁过程应进行现场监督，确保公章被彻底销毁。销毁方式可采用粉碎、熔化等方法，确保无法恢复使用。3.销毁完成后，由参与销毁的人员在《公章销毁申请表》上签字确认，并将申请表存档保管。八、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门定期对公章使用情况进行审计检查，重点检查用章审批流程是否规范、用章登记记录是否完整、公章保管是否安全等方面。2.公司纪检监察部门对公章使用过程中的违规行为进行监督，对发现的问题及时进行调查处理，并追究相关人员的责任。（二）外部监督1.接受政府相关部门、行业监管机构等的监督检查，积极配合提供有关公章使用管理的资料和信息。2.对于涉及重大合同、重要项目等事项的公章使用情况，主动接受外部审计、律师事务所等专业机构的监督和审查，确保公司公章使用合法合规。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用公章的行为，视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因违规使用公章给公司造成经济损失或其他不良影响的，违规人员应承担相应的赔偿责任，并依法追究其法律责任。九、附则（一）解释权本制度由公司[具体部门]负责解释。在执行过程中，如