特殊屏风采购制度规范

PAGE特殊屏风采购制度规范一、总则（一）目的为规范公司特殊屏风采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，满足公司业务需求，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及特殊屏风采购的部门和项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，确保竞争环境公平。3.效益原则：以满足公司业务需求为前提，追求采购效益最大化，降低采购成本。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购需求确定（一）需求提出1.使用部门根据实际业务需求，填写《特殊屏风采购申请表》，详细说明屏风的规格、数量、材质、颜色、功能要求等。2.申请表需经部门负责人审核签字，确保需求真实、合理。（二）需求评估1.采购部门收到申请表后，会同相关技术部门、财务部门等对需求进行评估。2.评估内容包括需求的合理性、必要性、预算可行性等，确保采购需求与公司整体战略和业务目标相符。（三）需求变更1.在采购过程中，如因业务调整等原因需要变更采购需求，使用部门应重新填写申请表，并按上述流程进行审批。2.采购部门根据变更后的需求，及时调整采购计划和合同条款。三、供应商选择与管理（一）供应商筛选1.采购部门通过多种渠道收集特殊屏风供应商信息，建立供应商数据库。2.对供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量等方面，确定潜在供应商名单。（二）供应商评审1.组织相关部门对潜在供应商进行实地考察和评审，评审内容包括企业规模、生产工艺、质量管理体系、售后服务等。2.根据评审结果，确定合格供应商名单，并与其签订《供应商合作协议》，明确双方权利义务。（三）供应商管理1.定期对供应商进行评估和考核，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等。2.根据评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行警告、整改或淘汰。四、采购流程（一）采购计划制定1.采购部门根据需求评估结果和供应商情况，制定特殊屏风采购计划，明确采购方式、采购时间、采购预算等。2.采购计划需经相关领导审批后实施。（二）采购方式选择1.根据采购金额、采购物品特性等因素，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等。2.采用公开招标方式的，应按照相关法律法规和招标程序进行操作；采用邀请招标方式的，应向不少于三家符合条件的供应商发出邀请；采用竞争性谈判方式的，应与不少于三家供应商进行谈判；采用单一来源采购方式的，应符合相关规定的情形，并履行相应审批手续。（三）采购文件编制1.根据采购方式和需求，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购要求、技术规格、评标标准、合同条款等内容，确保采购活动的规范化和标准化。（四）采购实施1.按照采购文件要求，组织供应商参与采购活动，如开标、评标、谈判、询价等。2.采购人员应在采购过程中严格遵守相关法律法规和公司制度，确保采购活动公正、公平、公开。（五）合同签订1.确定中标或成交供应商后，采购部门应与其签订采购合同，明确双方权利义务。2.合同内容应包括采购物品的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保合同的完整性和有效性。（六）合同执行与验收1.采购部门负责跟踪合同执行情况，督促供应商按时、按质、按量交货。2.货物到货后，使用部门应组织相关人员进行验收，验收合格后方可办理入库手续。验收内容包括货物的规格、数量、质量、外观等是否符合合同要求。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门会同财务部门等根据采购需求和市场价格情况，编制特殊屏风采购预算。2.预算编制应充分考虑各种因素，确保预算的准确性和合理性。（二）预算执行1.采购活动应严格按照预算执行，不得超预算采购。2.如因特殊原因需要调整预算，应按照公司预算管理制度的规定履行审批手续。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算执行情况进行监督和检查，确保预算的严格执行。2.对违反预算规定的行为，应及时进行纠正，并追究相关人员的责任。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应识别特殊屏风采购过程中可能存在的风险，如供应商违约、质量风险、价格波动风险、法律风险等。2.对识别出的风险进行分析和评估，确定风险等级。（二）风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，如选择多家供应商、签订质量保证协议、建立价格调整机制、加强合同管理等。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整应对策略。七、信息管理（一）采购档案管理1.采购部门负责建立和管理特殊屏风采购档案，包括采购申请表、采购计划、采购文件、合同、验收报告等。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照公司档案管理制度的规定执行。（二）信息沟通与共享1.建立采购信息沟通平台，加强采购部门与使用部门、供应商、财务部门等之间的信息沟通与共享。2.及时发布采购信息、合同执行情况、供应商评价结果等，提高采购工作的透明度和效率。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对特殊屏风采购活动进行定期审计和监督，检查采购行为是否符合法律法规和公司制度的规定。2.对发现的问题及时提出整