物品使用规范管理制度

PAGE物品使用规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司物品管理，规范物品使用行为，提高物品使用效率，保障公司正常运营，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及因工作需要进入公司场所的外部人员。（三）基本原则1.节约原则：倡导全体员工节约使用物品，避免浪费。2.规范原则：明确物品使用流程和标准，确保使用规范、有序。3.责任原则：明确物品使用各环节的责任，做到责任到人。二、物品分类及管理职责（一）物品分类1.办公设备：电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪等。2.办公家具：办公桌、办公椅、文件柜、沙发等。3.办公用品：文具、纸张、墨盒、硒鼓、文件夹、笔记本等。4.通讯设备：手机、固定电话等。5.其他物品：绿植、清洁用品、消防器材等。（二）管理职责1.行政部门负责制定物品采购计划，根据公司需求合理采购各类物品。建立物品台账，详细记录物品的采购、入库、发放、使用、维修、报废等情况。定期对公司物品进行盘点，确保账物相符。负责办公设备、家具等的日常维护和维修管理。制定清洁用品、消防器材等的使用规范和管理办法。2.使用部门负责本部门物品的领用、保管和使用，并指定专人负责物品管理。监督本部门员工正确使用物品，发现问题及时向行政部门反馈。协助行政部门做好物品盘点工作。3.财务部门负责审核物品采购费用的报销，确保费用支出合理合规。对物品的成本核算和预算控制进行监督。4.员工个人严格按照本制度规定使用公司物品，爱护物品，不得随意损坏或丢失。妥善保管个人领用的物品，如有丢失或损坏应及时报告并承担相应责任。三、物品采购与入库（一）采购申请1.各部门根据工作需要，提前填写物品采购申请表，详细注明所需物品的名称、规格、数量、用途等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。（二）采购审批1.行政部门对各部门提交的采购申请表进行汇总整理，根据库存情况和实际需求进行初审。2.将初审后的采购申请表提交至公司领导审批，审批通过后方可进行采购。（三）采购实施1.行政部门根据审批后的采购申请表，选择合适的供应商进行采购。2.在采购过程中，应严格按照公司相关规定和采购流程进行操作，确保采购物品的质量和价格合理。3.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物品规格、数量、价格、交货时间、售后服务等条款。（四）物品入库1.采购的物品到货后，行政部门仓库管理人员应及时进行验收。2.验收内容包括物品的数量、规格、质量、外观等，确保与采购合同一致。3.验收合格的物品应及时办理入库手续，填写入库单，注明物品名称、规格、数量、供应商等信息，并由仓库管理人员和送货人员签字确认。4.对于验收不合格的物品，应及时与供应商联系，要求其更换或处理。四、物品领用与发放（一）领用申请1.员工因工作需要领用物品时，应填写物品领用申请表，注明所需物品的名称、规格、数量、用途等信息。2.物品领用申请表经部门负责人审核签字后，提交至行政部门仓库。（二）发放审批1.行政部门仓库管理人员对员工提交的物品领用申请表进行审核，核实库存情况和领用需求。2.对于符合领用规定的申请，仓库管理人员予以发放，并在物品领用申请表上签字确认。3.对于领用数量较大或价值较高的物品，需经行政部门负责人审批后方可发放。（三）物品发放1.仓库管理人员根据审批后的物品领用申请表，按照规定的标准和数量发放物品。2.发放物品时，应向领用人员详细说明物品的使用方法和注意事项。3.领用人员应在物品发放登记表上签字确认，领取物品后妥善保管。五、物品使用与保管（一）使用规范1.员工应按照物品的使用说明书和操作规程正确使用公司物品，不得擅自更改或拆卸。2.办公设备应定期进行维护和保养，确保其正常运行。如发现设备故障，应及时向行政部门报告，不得自行维修。3.办公用品应节约使用，避免浪费。如纸张应双面使用，墨盒、硒鼓等应合理更换。4.通讯设备应按照公司规定使用，不得用于私人事务。（二）保管责任1.各部门应指定专人负责本部门物品的保管，确保物品存放安全、有序。2.员工个人领用的物品由本人负责保管，不得随意转借他人。如因工作需要转借，应经部门负责人同意，并办理相关手续。3.对于贵重物品或易损物品，应采取特殊的保管措施，如单独存放、加锁保管等。（三）定期检查1.行政部门应定期对公司物品进行检查，包括物品的使用情况、保管状况、设备运行情况等。2.检查发现问题应及时通知相关部门或人员进行整改，确保物品的正常使用和安全保管。六、物品维修与报废（一）维修申请1.当物品出现故障或损坏时，使用部门应及时填写物品维修申请表，注明物品名称、规格、故障现象、维修要求等信息。2.物品维修申请表经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。（二）维修审批1.行政部门对物品维修申请表进行审核，根据维修情况和预算安排进行审批。2.对于维修费用较高或涉及重要设备的维修申请，需经公司领导审批后方可进行维修。（三）维修实施1.行政部门根据审批后的物品维修申请表，联系专业维修人员或供应商进行维修。2.在维修过程中，应要求维修人员做好维修记录，包括维修时间、维修内容、更换部件等信息。3.维修完成后，由行政部门组织相关人员进行验收，验收合格后方可交付使用部门。（四）报废鉴定1.对于无法维修或维修成本过高的物品，行政部门应组织相关人员进行报废鉴定。2.报废鉴定应根据物品的使用年限、技术状况、损坏程度等因素进行综合评估。（五）报废审批1.经报废鉴定的物品，由行政部门填写物品报废申请表，注明物品名称、规格、数量、报废原因等信息。2.物品报废申请表经部门负责人审核签字后，提交至公司领导审批。3.审批通过后的物品方可进行报废处理。（六）报废处理1.行政部门负责对报废物品进行处理，可采取变卖、捐赠、回收等方式。2.在报废物品处理过程中，应做好记录，包括处理时间、处理方式、处理价格等信息。3.报废物品处理所得收入应及时上缴公司财务。七、物品盘点与清查（一）盘点计划1.行政部门应制定年度物品盘点计划，明确盘点范围、时间、人员等信息。2.盘点计划应提前通知各部门，以便做好准备工作。（二）盘点实施1.按照盘点计划，由行政部门组织相关人员对公司物品进行全面盘点。2.盘点过程中，应如实记录物品的实际数量、规格、状态等信息，并与物品台账进行核对。3.对于盘点中发现的账物不符情况，应及时查明原因，并进行调整。（三）清查报告1.盘点结束后，行政部门应编制物品盘点清查报告，详细说明盘点情况、账物不符原因及处理结果等。2.物品盘点清查报告经行政部门负责人审核签字后，提交至公司领导。八、违规处理（一）违规行为1.未经批准擅自采购物品。2.虚报物品采购数量或价格。3.擅自挪用、转借公司物品。4.故意损坏公司物品。5.未按规定使用物品，造成浪费或安全事故。6.未按规定进行物品保管，导致物品丢失或损坏。7.其他违反本制度规定的行为。（二）处理措施1.对于违规行为较轻的，给予警告处分，并责令其改正。2.对于违规行为较重的，给予