私企电子签章制度规范

PAGE私企电子签章制度规范一、总则（一）目的为规范公司电子签章的使用，确保电子文件的真实性、完整性和法律效力，提高工作效率，防范风险，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工在处理各类业务活动中涉及电子签章的使用场景。（三）基本原则1.合法合规原则：电子签章的使用必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求，确保其法律效力。2.安全可靠原则：采用安全可靠的技术手段保障电子签章的存储、传输和使用安全，防止签章被盗用、篡改等风险。3.真实有效原则：电子签章应与实际使用人身份真实关联，确保签署文件的真实性和有效性。4.规范统一原则：明确电子签章的使用流程、审批权限等，确保全公司范围内使用的规范统一。二、电子签章定义与类型（一）定义电子签章是指基于电子技术生成、以电子形式表现、附着于电子文件并与其逻辑关联，可用于识别电子文件签署人身份、保证文件内容完整性，并表示签署人对文件内容认可的电子数据。（二）类型1.数字证书签章：通过数字证书认证机构颁发的数字证书，结合密码学技术实现的电子签章。数字证书包含了用户的身份信息和公钥，用于验证用户身份和对文件进行加密签名。2.生物识别签章：利用指纹识别、面部识别、虹膜识别等生物识别技术生成的电子签章。生物识别信息作为用户身份的唯一标识，用于签署电子文件。3.其他符合法律法规要求的电子签章形式：如基于可信时间戳的电子签章等，只要符合相关法律法规规定，均可在本公司使用。三、电子签章管理机构与职责（一）管理机构公司设立电子签章管理小组，由公司高层领导担任组长，成员包括信息技术部门负责人、法务部门负责人、财务部门负责人等。（二）职责1.管理小组职责负责制定和修订公司电子签章制度规范，确保制度符合法律法规和公司实际情况。审批电子签章的使用申请，协调各部门之间的电子签章使用事宜。监督电子签章的使用情况，对违规行为进行调查和处理。定期评估电子签章系统的安全性和有效性，提出改进建议。2.信息技术部门职责负责电子签章系统的建设、维护和升级，确保系统的稳定运行和数据安全。为员工提供电子签章使用培训和技术支持，解答员工在使用过程中遇到的问题。对电子签章系统的操作日志进行记录和保存，以便审计和查询。3.法务部门职责审核电子签章制度规范及相关合同协议，确保其合法合规性。为电子签章使用过程中的法律问题提供咨询和指导，处理涉及电子签章的法律纠纷。协助管理小组对电子签章使用情况进行合规检查，防范法律风险。4.财务部门职责负责电子签章系统建设及相关设备采购、维护等费用的预算编制和资金管理。对电子签章使用过程中的费用支出进行审核和核算，确保费用合理合规。四、电子签章申请与审批（一）申请流程1.员工因工作需要使用电子签章的，应填写《电子签章使用申请表》，详细说明申请使用的电子签章类型、使用范围、预计签署文件数量等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际情况，对申请的必要性和合理性进行审查，并签署意见。3.经部门负责人审核通过后，申请表流转至电子签章管理小组进行审批。管理小组根据公司规定和实际情况，对申请进行最终审批。（二）审批标准1.申请使用电子签章的业务活动必须符合公司业务流程和相关规定，具有明确的业务需求和签署文件的必要性。2.申请人应具备相应的权限和资质，能够独立承担因使用电子签章而产生的法律责任。3.电子签章的使用范围应明确、合理，不得超出业务需要擅自扩大使用范围。4.对于涉及重要合同、财务文件等关键业务的电子签章申请，应进行严格审查，确保签署过程的安全性和可靠性。（三）审批结果通知电子签章管理小组审批通过后，由信息技术部门负责将审批结果通知申请人。如审批未通过，应向申请人说明原因，并要求其补充或修改申请材料后重新提交。五、电子签章使用规范（一）使用流程1.申请人在获得电子签章使用权限后，应按照公司规定的电子签章使用流程进行操作。2.在使用电子签章签署电子文件前，应确保文件内容准确无误，并对文件进行必要的审核和批准。3.使用电子签章系统进行文件签署时，应按照系统提示输入正确的身份验证信息，如数字证书密码、生物识别信息等。4.电子签章系统对文件进行加密签名后，生成带有电子签章的电子文件。签署后的电子文件应妥善保存，以备后续查询和使用。（二）使用范围1.公司内部各类业务文件、合同协议、报告报表等，在符合法律法规和公司规定的情况下，可以使用电子签章进行签署。2.与外部合作伙伴进行业务往来时，涉及电子文件签署的，应优先使用符合双方约定和法律法规要求的电子签章方式。（三）使用限制1.严禁使用电子签章签署未经授权或审核的文件。2.不得将电子签章转借他人使用，不得擅自修改、删除电子签章系统中的任何数据和信息。3.在使用电子签章签署涉及公司机密信息、商业秘密等重要文件时，应采取额外的安全措施，确保信息安全。六、电子签章安全管理（一）存储安全1.电子签章相关的数字证书、生物识别信息等应存储在安全可靠的设备或系统中，采用加密存储方式，防止信息泄露。2.定期对存储设备进行备份，确保数据的可恢复性。备份数据应存储在异地，以防止本地灾害等原因导致数据丢失。（二）传输安全1.在电子签章数据传输过程中，应采用加密传输协议，确保数据在传输过程中不被窃取或篡改。2.对传输网络进行安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等，防止外部网络攻击。（三）使用安全1.员工应妥善保管自己的电子签章使用密码、生物识别信息等，不得将其透露给他人。2.在使用电子签章系统时，应注意防范网络诈骗、恶意软件等风险，避免在不安全的网络环境下使用电子签章。3.定期对电子签章系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。（四）应急处理1.制定电子签章安全应急预案，明确在电子签章系统出现故障、数据泄露、被盗用等紧急情况下的应急处理措施。2.定期对应急预案进行演练，确保相关人员熟悉应急处理流程，能够在紧急情况下迅速响应，降低损失。七、电子签章的法律效力（一）法律法规依据根据《中华人民共和国民法典》《电子签名法》等相关法律法规规定，可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。本公司使用的电子签章符合法律法规规定的可靠电子签名条件，具有相应的法律效力。（二）法律效力保障措施1.采用符合国家相关标准的电子签章技术和系统，确保电子签章的生成、存储、传输和使用符合法律法规要求。2.对电子签章的使用过程进行详细记录，包括签署时间、签署人身份信息、文件内容等，以备在需要时作为证据使用。3.积极配合司法机关等相关部门对涉及电子签章的法律纠纷进行调查和处理，提供必要的证据和信息。八、监督与检查（一）内部监督1.电子签章管理小组定期对公司电子签章的使用情况进行检查，包括申请审批记录、使用流程执行情况、安全管理措施落实情况等。2.信息技术部门负责对电子签章系统的运行情况进行监控，及时发现并处理系统异常情况。3.各部门应定期对本部门员工的电子签章使用情况进行自查，发现问题及时整改，并向电子签章管理小组报告。（二）违规处理1.对于违反本制度规范使用电子签章的行为，视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、暂停使用电子签章权限、解除劳动合同等。2.如因违规使用电子签章给公司造成损失的，违规人员应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，依法追究刑事责任。九、培训与宣传（一）培训1.信息技术部门定期组织电子签章使用培训，向员工介绍电子签章的基本概念、使用方法和安全注意事项等。2.根据员工岗位需求和业务特点，提供针对性的电子签章使用培训，确保员工能够熟练掌握电子签章在实际工作中的应用。3.培训方式可采用集中授课、在线学习、操作演示等多种形式，提高培训效果。（二）宣传1.通过公司内部宣传栏、邮件、即时通讯工具等渠道，宣传电子签章制度规范及相关法律法规知识，提高员工对电子签章的认识