标准规范档案管理制度

PAGE标准规范档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实性原则档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则全面收集、整理公司/组织在各个工作环节形成的档案，保证档案的齐全完整，避免重要信息的遗漏。4.保密性原则根据档案内容的机密程度，采取相应的保密措施，确保档案信息不被泄露，维护公司/组织的利益和安全。5.便于利用原则档案管理应遵循方便查阅、高效利用的原则，合理分类、编号和存储档案，提高档案的检索和利用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司/组织设立档案管理部门，负责统筹规划、组织协调和监督指导全公司/组织的档案管理工作。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理负责收集、整理公司/组织各部门移交的档案资料，按照档案分类标准进行分类、编号、编目等工作，确保档案的系统性和完整性。2.档案保管妥善保管档案，维护档案的安全，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。3.档案利用服务为公司/组织内部各部门及员工提供档案查阅、借阅服务，根据规定办理档案查阅、借阅手续，做好登记和跟踪管理工作，确保档案的合理使用和按时归还。4.档案鉴定与销毁按照档案鉴定标准，定期对档案进行鉴定，提出档案存毁意见，经批准后对失去保存价值的档案进行销毁处理，并做好销毁记录。5.档案信息化管理负责档案管理信息化系统的建设、维护和管理，将档案信息录入系统，实现档案的数字化存储和检索利用，提高档案管理工作的效率和水平。6.档案统计与分析定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为公司/组织的决策提供数据支持和参考依据。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类档案包括公司/组织的行政公文、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案、审计档案等。2.业务管理类档案根据公司/组织的业务范围，分为市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案、物资采购档案、客户服务档案等。3.项目档案针对公司/组织开展的各类项目，建立项目档案，包括项目立项文件、可行性研究报告、项目合同、项目计划、项目实施过程中的各类文件资料、项目验收文件等。4.基本建设类档案涉及公司/组织基本建设项目的档案，如工程规划文件、设计图纸、施工文件、竣工验收文件等。5.声像档案包括公司/组织在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。6.电子档案以电子数据形式存在的各类文件资料，如办公自动化系统生成的文件、电子邮件、电子报表等。（二）档案编号1.编号规则档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，采用层次编码法进行编号。编号由全宗号、分类号、年度号、保管期限号、件号或卷号等组成。2.具体编号方法全宗号：本公司/组织的全宗号由上级档案管理部门统一给定。分类号：根据档案分类方案，对各类档案赋予相应的分类代码。例如，行政管理类档案分类号为XZ，业务管理类档案分类号为YW，项目档案分类号为XM，基本建设类档案分类号为JS，声像档案分类号为SX，电子档案分类号为DZ。年度号：采用公元纪年，以四位数字表示，如2023年表示为“2023”。保管期限号：根据档案的保管期限，分别用“永久”“长期”“短期”表示，对应的代码为“Y”“C”“D”。件号或卷号：按照档案整理顺序，对每份文件或每卷档案赋予唯一的顺序号。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.收集范围各部门应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案资料，包括纸质文件、电子文件、声像资料等。2.收集要求档案资料应真实、完整、准确，字迹清晰，签署完备。电子文件应采用通用格式存储，并确保其可读性和可利用性。声像资料应注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。3.收集时间各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案资料整理后移交档案管理部门。对于重要项目或特殊事件形成的档案，应在项目结束或事件处理完毕后及时移交。（二）档案整理1.整理原则遵循档案形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法纸质档案整理：按照分类方案，对纸质文件进行分类、装订、编页、编号、编目等工作。电子档案整理：对电子文件进行分类存储，建立电子文件目录数据库，确保电子文件的准确分类和快速检索。声像档案整理：对声像资料进行分类、编号、编目，并配以文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。五、档案的保管（一）档案库房建设1.选址要求档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源和污染源。2.建筑要求档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，采用坚固耐用的建筑材料，确保库房的安全性和稳定性。3.内部布局档案库房应合理划分档案存储区、整理区、查阅区等功能区域，配备必要的办公设备和档案装具，如档案柜、密集架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）档案保管措施1.温湿度控制档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。定期对库房温湿度进行监测和记录，采取相应的调控措施，确保档案的安全保管。2.防火防盗档案库房应安装防火、防盗报警装置，配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护。严禁在库房内吸烟和使用明火，严禁无关人员进入库房。3.防虫防霉定期对档案进行检查，发现虫害和霉变迹象时，应及时采取措施进行处理。可采用物理方法（如紫外线照射、高温消毒等）或化学方法（如使用防虫药品、防霉剂等）进行防治，但应注意避免对档案造成损害。4.档案装具管理档案装具应定期进行检查和维护，确保其完好无损。对损坏的档案装具应及时进行更换，以保证档案的安全存放。（三）档案存储方式1.纸质档案存储纸质档案应按照分类顺序存放在档案柜或密集架上，排列整齐，便于查找。对于重要档案和利用率较高的档案，可采用专柜存放或数字化备份存储。2.电子档案存储电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，进行定期备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。同时，应建立电子档案存储管理制度，确保电子档案的安全存储和有效利用。3.声像档案存储声像档案应采用光盘、磁带等存储介质进行存储，并按照分类编号顺序进行排列，注明存储介质的编号、内容、存储时间等信息。六、档案的利用（一）利用范围本公司/组织内部各部门及员工因工作需要，可查阅、借阅本公司/组织的档案资料。外部单位因特殊原因需要查阅、借阅本公司/组织档案的，须经公司/组织主管领导批准，并按照规定办理相关手续后，方可查阅、借阅。（二）利用手续1.查阅手续内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员根据申请表提供的信息，为查阅人员提供相应的档案资料，并在查阅过程中进行监督。2.借阅手续借阅档案时，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅人员应按照规定的期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。（三）利用限制1.查阅限制涉及公司/组织机密、商业秘密等重要信息的档案，未经批准，不得查阅。查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出查阅地点。2.借阅限制借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需要延长借阅期限的，须经档案管理部门负责人批准。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自拆封、涂改、损坏档案内容。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析档案价值的原则，准确判定档案的保存价值，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出档案存毁意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。2.分析档案的形成过程了解档案在公司/组织各项工作中的作用和地位，分析其与其他档案之间的联系，从而确定档案的保存价值。（四）销毁程序1.编制销毁清册经鉴定需要销毁的档案，档案管理部门应编制《档案销毁清册》详细列出档案的名称、文号、日期、保管期限、数量等信息。2.审批《档案销毁清册》经档案鉴定小组审核后，报公司/组织主管领导批准。3.销毁实施批准后的《档案销毁清册》由档案管理部门组织实施销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁记录销毁工作完成后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将销毁情况记录存档。八、档案的统计与移交（一）档案统计档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，填写档案统计报表，向上级档案管理部门和公司/组织领导报告档案管理工作情况。（二）档案移交1.内部移交公司/组织内部各部门之间因工作需要进行档案移交时，应