规范打印纸张管理制度

PAGE规范打印纸张管理制度一、总则（一）目的为了加强公司打印纸张的管理，规范打印行为，提高纸张使用效率，减少浪费，降低办公成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.节约原则：倡导节约用纸，鼓励双面打印、复印，减少纸张浪费。2.规范原则：规范打印、复印流程，确保纸张使用合理、有序。3.责任原则：明确各部门及员工在纸张管理中的责任，做到责任到人。二、纸张采购与库存管理（一）采购1.需求评估各部门应根据工作实际需求，定期评估纸张使用量，提前向行政部门提交采购申请。行政部门综合考虑各部门需求及库存情况，制定合理的纸张采购计划。2.供应商选择行政部门负责选择具有良好信誉、产品质量可靠且价格合理的纸张供应商。对新供应商进行资质审核，确保其符合相关法律法规及行业标准要求。3.采购流程采购申请经部门负责人审批后，行政部门按照公司采购流程进行采购。采购过程中应严格把控质量，确保所采购纸张符合办公需求。（二）库存管理1.入库管理纸张到货后，行政部门仓库管理人员应及时进行验收，核对数量、规格、质量等信息。验收合格后，办理入库手续，填写入库单，注明纸张名称、规格、数量、入库日期等，并将纸张存放于指定仓库区域。2.库存盘点行政部门定期对纸张库存进行盘点，确保账实相符。盘点周期为每月一次，盘点结果应形成报告，如有差异需及时查明原因并进行处理。3.库存安全仓库应保持干燥、通风，做好防火、防潮、防虫等措施，确保纸张质量不受影响。对库存纸张进行分类存放，标识清晰，便于查找和管理。三、打印与复印管理（一）打印管理1.打印申请员工因工作需要打印文件，应填写打印申请表，注明文件名称、页数、份数、打印用途等信息。打印申请表经部门负责人审批后，提交至行政部门打印室。2.打印审核行政部门打印室工作人员收到打印申请表后，应进行审核。审核内容包括申请表填写是否完整、审批手续是否齐全、打印需求是否合理等。对于不必要的打印申请，应与申请人沟通，建议采取电子文档形式保存或通过其他方式处理。3.打印操作审核通过后，打印室工作人员按照申请表要求进行打印。优先采用双面打印方式，以减少纸张消耗。打印过程中应注意节约纸张，避免浪费。打印完成后，及时整理文件，并通知申请人领取。（二）复印管理1.复印申请员工如需复印文件，参照打印申请流程填写复印申请表。申请表应注明复印文件名称、页数、份数、复印用途等。2.复印审核行政部门复印室对复印申请表进行审核，审核要点同打印审核。根据审核情况，决定是否进行复印操作。3.复印操作审核通过后，复印室工作人员按照要求进行复印。严格控制复印份数，避免过度复印。对于可双面复印的文件，应采用双面复印方式。复印完成后，整理好复印件，通知申请人领取。四、电子文档管理（一）电子文档存储1.建立电子文档库公司设立统一的电子文档库，用于存储各类重要文件、资料等。各部门应指定专人负责本部门电子文档的整理、上传和维护工作。2.分类存储电子文档应按照类别进行分类存储，如合同文件、规章制度、业务报告等。每个类别下可根据具体内容进一步细分文件夹，便于查找和管理。3.备份管理定期对电子文档进行备份，备份方式可采用本地硬盘备份、外部存储设备备份或云存储备份等。备份周期为每周一次，确保电子文档数据的安全性和完整性。（二）电子文档共享与使用1.共享权限设置根据工作需要，对电子文档设置不同的共享权限。对于涉及公司机密的文件，应严格限制访问权限，只有经过授权的人员才能查看和使用。2.电子文档使用规范员工应妥善保管自己的电子文档访问账号和密码，不得泄露给他人。在使用电子文档过程中，应遵守相关法律法规，不得擅自传播、篡改或用于非法目的。鼓励员工通过电子文档共享平台进行文件交流和协作，减少纸张打印和传递。五、监督与考核（一）监督机制1.行政部门监督行政部门负责对公司打印纸张使用情况进行日常监督检查。定期检查各部门打印申请表填写情况、审批流程执行情况、纸张使用数量及浪费情况等。2.内部审计监督公司内部审计部门定期对纸张采购、库存管理、使用情况等进行审计。审计内容包括采购流程合规性、库存管理准确性、费用支出合理性等，确保纸张管理制度的有效执行。（二）考核办法1.考核指标设立纸张节约率、打印复印申请审批合规率、电子文档使用率等考核指标。纸张节约率=（上期纸张使用量本期纸张使用量）/上期纸张使用量×100%。打印复印申请审批合规率=合规的打印复印申请数量/总打印复印申请数量×100%。电子文档使用率=电子文档处理的业务量/（电子文档处理业务量+纸张文档处理业务量）×100%。2.考核周期考核周期为季度考核和年度考核相结合。3.考核结果应用季度考核结果与部门绩效挂钩，对纸张节约率高、申请审批合规率高、电子文档使用率高的部门给予一定奖励。年度考核结果作为员工个人绩效评定、晋升、奖励的重要依据之一。对在纸张管理工作中表现优秀的员工给予表彰和奖励，对违反制度、浪费纸张的员工进行批评教育，并视情节轻重给予相应处罚。六、培训与宣传（一）培训1.新员工培训在新员工入职培训中，加入纸张管理制度相关内容，使新员工了解公司纸张管理要求和流程。2.定期培训行政部门定期组织全体员工进行纸张管理制度培训，培训内容包括节约用纸技巧、打印复印规范、电子文档管理等。通过培训，提高员工的节约意识和规范操作能力。（二）宣传1.内部宣传在公司内部宣传栏、办公区域张贴节约用纸宣传海报，宣传节约用纸的重要性和相关知识。利用公司内部办公系统、邮件等渠道发布纸张管理制度及节约用纸小贴士，营造良好的节约氛围。2.活动宣传组织开展节约用纸主题活动，如“无纸办公周”等，鼓励员工积极参与，减少纸张使用。通过活动宣传，增强员工的节约意识和责任