汕头企业合同规范制度

PAGE汕头企业合同规范制度一、总则1.目的本合同规范制度旨在加强汕头企业合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护企业合法权益，促进企业依法经营和健康发展。2.适用范围本制度适用于汕头企业及其所属各部门、分支机构在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。3.基本原则依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规和相关政策规定。平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方合法权益。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理机构及职责1.合同管理委员会组成：由企业高层管理人员、法务部门负责人、财务部门负责人等组成。职责：审议合同管理制度、重大合同及合同管理中的重大事项。协调解决合同管理中的重大问题。监督合同管理制度的执行情况。2.法务部门职责：负责合同文本的起草、审核、修订等工作。参与合同谈判，提供法律意见和建议。对合同履行情况进行监督检查，及时发现和处理合同纠纷。负责合同管理相关法律知识的培训和宣传。3.业务部门职责：负责合同的发起、谈判、签订等工作。按照合同约定履行义务，及时向法务部门通报合同履行情况。负责合同相关资料的收集、整理和归档。4.财务部门职责：参与合同条款的审核，对合同中的财务条款进行把关。负责合同款项收付情况的审核和监督。协助处理合同纠纷中的财务问题。三、合同签订管理1.合同相对方选择资质审查：业务部门在选择合同相对方时，应首先对其资质进行审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明等，确保其具有合法经营资格。信用评估：通过查询信用信息公示系统、第三方信用评级机构等方式，对合同相对方的信用状况进行评估，选择信用良好的相对方签订合同。对于信用状况不佳的相对方，应谨慎签订合同或采取必要的风险防范措施。2.合同谈判谈判人员组成：合同谈判由业务部门牵头，法务部门、财务部门等相关人员参与。谈判人员应具备相应的业务知识、法律知识和谈判技巧，确保谈判工作顺利进行。谈判内容：谈判应围绕合同标的、数量、质量、价格、履行期限、履行地点、履行方式、违约责任等条款进行，明确双方的权利和义务。谈判过程中应充分沟通，协商一致，避免出现模糊不清或歧义的条款。3.合同文本起草起草原则：合同文本应符合法律法规和行业标准的要求，语言严谨规范，条款完整准确，避免出现漏洞和风险。起草主体：合同文本一般由业务部门起草，法务部门进行审核和修订。对于重大合同或复杂合同，可委托专业律师事务所起草。4.合同审核审核流程：合同文本起草完成后，应按照以下流程进行审核：业务部门负责人初审，重点审核合同条款是否符合业务需求和实际情况。法务部门审核，重点审核合同条款的合法性、合规性和风险防范措施。财务部门审核，重点审核合同中的财务条款，如价格、付款方式、结算方式等是否合理。合同管理委员会审议，对于重大合同或涉及企业重大利益的合同，需提交合同管理委员会审议。审核意见反馈：审核部门应在规定时间内将审核意见反馈给起草部门，起草部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善。如双方对审核意见存在分歧，应充分沟通协商，达成一致意见。5.合同签订签订主体：合同应由企业法定代表人或经法定代表人授权的代理人签订。签订合同前，应确保签订人具有合法的授权委托书。签订方式：合同一般应采用书面形式签订，一式多份，双方各执一份，必要时可办理公证或鉴证手续。签订合同时，应加盖企业公章或合同专用章，并由双方签字或盖章确认。四、合同履行管理1.履行计划制定业务部门职责：合同签订后，业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人，确保合同按时、按质、按量履行。计划调整：在合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要调整履行计划，业务部门应及时与对方协商，并报法务部门备案。2.履行情况跟踪业务部门跟踪：业务部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时解决。对于重要合同，应建立专门的台账，记录合同履行情况。法务部门监督：法务部门应对合同履行情况进行监督检查，重点关注合同履行过程中的法律风险，及时提出法律意见和建议。3.款项收付管理财务部门审核：财务部门应按照合同约定和财务管理制度，对合同款项的收付进行审核，确保款项收付的准确性和合法性。收付流程：合同款项的收付应严格按照规定的流程进行，业务部门应及时向财务部门提供相关凭证和资料，财务部门审核无误后办理款项收付手续。对于大额款项的收付，应实行集体决策或审批制度。五、合同变更与解除管理1.变更条件协商一致：合同双方经协商一致，可以变更合同内容。变更合同应签订书面协议，并按照合同签订的程序进行审核和签订。不可抗力等原因：因不可抗力、政策调整等原因导致合同无法履行或需要变更合同内容的，合同双方应及时协商解决，并按照相关法律法规的规定办理变更手续。2.变更程序提出变更申请：合同一方如需变更合同内容，应向对方提出书面变更申请，并说明变更的原因和内容。协商变更：对方收到变更申请后，应及时进行协商，达成一致意见后签订变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。审核与备案：变更协议签订后，应按照合同审核流程进行审核，并报法务部门备案。3.解除条件协商一致：合同双方经协商一致，可以解除合同。解除合同应签订书面协议，并按照合同签订的程序进行审核和签订。法定解除：根据法律法规的规定，出现下列情形之一的，合同一方可以解除合同：因不可抗力致使不能实现合同目的；在履行期限届满之前，当事人一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；当事人一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；当事人一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的；法律规定的其他情形。4.解除程序提出解除申请：合同一方如需解除合同，应向对方提出书面解除申请，并说明解除的原因和依据。协商解除：对方收到解除申请后，应及时进行协商。如协商一致，应签订解除协议。解除协议应明确双方的权利和义务，以及合同解除后的善后事宜。审核与备案：解除协议签订后，应按照合同审核流程进行审核，并报法务部门备案。对于因解除合同给对方造成损失的，应按照合同约定或法律法规的规定承担相应的赔偿责任。六、合同纠纷处理1.纠纷预防加强合同管理：严格按照合同规范制度签订、履行合同，加强对合同履行情况的跟踪检查，及时发现和解决问题，预防合同纠纷的发生。提高法律意识：加强对员工的法律知识培训，提高员工的法律意识和风险防范意识，避免因员工法律意识淡薄而引发合同纠纷。2.纠纷处理流程协商解决：合同发生纠纷后，业务部门应首先与对方进行协商，争取通过友好协商解决纠纷。协商过程中应保持冷静、理智，充分沟通，寻求双方都能接受的解决方案。第三方调解：如协商不成，可根据合同约定或双方协商一致，选择由第三方调解机构进行调解。调解机构应具备专业的调解能力和经验，并按照调解程序进行调解。仲裁或诉讼：如调解不成，合同双方可根据合同约定或法律法规的规定，选择通过仲裁或诉讼方式解决纠纷。选择仲裁方式的，应按照仲裁程序进行仲裁；选择诉讼方式的，应向有管辖权的人民法院提起诉讼。3.纠纷处理措施收集证据：在合同纠纷处理过程中，双方应及时收集相关证据，如合同文本、履行凭证、往来函件、视听资料等，以支持自己的主张。委托代理人：如需要，双方可委托专业律师或代理人参与合同纠纷处理，确保纠纷处理工作的专业性和合法性。积极应对：在纠纷处理过程中，双方应积极应对，按照法律法规的规定和纠纷处理程序，及时提交相关材料，参加庭审或仲裁等活动，维护自己的合法权益。七、合同档案管理1.档案收集业务部门负责：合同签订、履行、变更、解除等过程中形成的各类文件、资料，由业务部门负责收集整理。收集的资料应包括合同文本、谈判记录、往来函件、履行凭证、变更协议、解除协议等。定期归档：业务部门应定期将收集整理的合同资料归档，确保档案资料的完整性和准确性。归档时间一般为合同履行完毕或纠纷处理终结后一个月内。2.档案整理分类整理：法务部门应按照合同类别、时间顺序等对归档的合同资料进行分类整理，建立合同档案目录，便于查找和管理。编号装订：对整理好的合同资料进行编号，并按照编号顺序装订成册。装订应整齐、牢固，确保档案资料的安全和完整。3.档案保管保管期限：合同档案的保管期限应根据法律法规的规定和企业实际情况确定，一般为[X]年。对于涉及企业重大利益、重要知识产权等的合同档案，应适当延长保管期限。保管方式：合同档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列；电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储设备中。档案保管地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案资料的安全。4.档案查阅查阅权限：企业内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到法务部门查阅。涉及企业重大利益、重要知识产权等的合同档案，查阅申请需经合同管理委员会批准。外部单位