规范员工离职手续制度

PAGE规范员工离职手续制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司员工离职手续的办理流程，确保员工离职过程合法合规、有序进行，保护公司和员工双方的合法权益，维护公司正常的运营秩序。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工等。（三）基本原则1.依法依规原则：离职手续的办理必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准的规定。2.公平公正原则：对待每一位离职员工，确保手续办理过程公平公正，不偏袒、不歧视。3.高效有序原则：优化离职手续办理流程，提高办理效率，确保各项工作有序衔接。4.信息保密原则：在离职手续办理过程中，涉及到的公司商业秘密、员工个人隐私等信息应严格保密。二、离职类型及流程概述（一）离职类型1.辞职：员工因个人原因主动向公司提出解除劳动合同。2.辞退：公司因员工违反公司规章制度、不能胜任工作等原因，依法解除与员工的劳动合同。3.合同期满终止：劳动合同到期，公司与员工不再续签劳动合同。4.退休：员工达到法定退休年龄，办理退休手续。5.其他：因不可抗力、公司业务调整等其他特殊原因导致员工离职。（二）离职流程概述员工提出离职申请后，需依次经过离职面谈、工作交接、物品归还、财务结算、离职手续审批等环节，最终完成离职手续的办理。具体流程如下：1.离职申请：员工应提前[X]天以书面形式向所在部门负责人提交离职申请，说明离职原因、预计离职日期等信息。2.离职面谈：部门负责人收到离职申请后，应与员工进行离职面谈，了解员工离职原因，解答员工疑问，并对员工在公司的工作表现进行评价。3.工作交接：离职员工应在规定时间内完成工作交接，将工作任务、文件资料、客户信息等移交给接手人员，并填写工作交接清单。工作交接清单应由交接双方及监交人签字确认。4.物品归还：离职员工应归还公司配备的办公用品、工作设备、门禁卡、钥匙等物品，并填写物品归还清单。物品归还清单应由相关部门负责人签字确认。5.财务结算：财务部门负责对离职员工的工资、奖金、福利、借款等进行结算，并办理相关财务手续。离职员工应在规定时间内到财务部门办理财务结算。6.离职手续审批：离职员工完成上述各项手续后，将离职申请及相关材料提交至人力资源部门进行离职手续审批。人力资源部门应在规定时间内完成审批，并出具离职证明。7.离职证明：人力资源部门根据审批结果，为离职员工出具离职证明。离职证明应注明员工姓名、身份证号码、入职日期、离职日期、工作岗位等信息。三、辞职手续办理（一）辞职申请员工应提前[X]天向所在部门负责人提交书面辞职申请，辞职申请应包括以下内容：1.员工姓名、身份证号码、工作岗位、入职日期、联系方式等基本信息。2.辞职原因。3.预计离职日期。（二）离职面谈部门负责人收到辞职申请后，应在[X]个工作日内与员工进行离职面谈。离职面谈应重点了解以下内容：1.员工辞职的真实原因，是否存在误解或困难。2.员工对公司的意见和建议。3.员工离职后的去向和职业规划。（三）工作交接1.离职员工应在离职面谈后[X]个工作日内开始工作交接。工作交接应包括以下内容：工作任务交接：将未完成的工作任务、项目进展情况、待办事项等详细信息告知接手人员，并协助接手人员熟悉工作流程和业务要求。文件资料交接：将涉及工作的文件、资料、档案、图纸等移交给接手人员，并填写文件资料交接清单。文件资料交接清单应注明文件名称、编号、数量、存放位置等信息。客户信息交接：将客户名单、联系方式、合作项目情况等客户信息移交给接手人员，并填写客户信息交接清单。客户信息交接清单应注明客户名称、联系人、联系电话、合作项目内容等信息。其他交接：如有公司配备的办公用品、工作设备、门禁卡、钥匙等物品，应一并进行交接，并填写物品交接清单。物品交接清单应注明物品名称、数量、型号、状态等信息。2.工作交接完成后，交接双方应填写工作交接清单，并签字确认。工作交接清单应由监交人签字见证。监交人一般由部门负责人或指定的其他人员担任。（四）物品归还离职员工应在工作交接完成后[X]个工作日内归还公司配备的办公用品、工作设备、门禁卡、钥匙等物品，并填写物品归还清单。物品归还清单应由相关部门负责人签字确认。（五）财务结算1.财务部门应在离职员工工作交接完成后[X]个工作日内对其工资、奖金、福利、借款等进行结算。2.离职员工应在规定时间内到财务部门办理财务结算手续。财务结算手续包括但不限于工资核算、奖金发放、福利清算、借款归还等。3.如离职员工存在未结清的借款、罚款等情况，财务部门应在结算时予以扣除。（六）离职手续审批1.离职员工完成工作交接、物品归还、财务结算等手续后，应将离职申请及相关材料提交至人力资源部门进行离职手续审批。2.人力资源部门应在收到离职申请及相关材料后[X]个工作日内完成审批。审批通过后，人力资源部门为离职员工出具离职证明。3.如离职申请未获批准，人力资源部门应及时与离职员工沟通，说明原因，并要求其继续履行劳动合同。四、辞退手续办理（一）辞退通知公司因员工违反公司规章制度、不能胜任工作等原因决定辞退员工时，应提前[X]天向员工发出书面辞退通知。辞退通知应包括以下内容：1.员工姓名、身份证号码、工作岗位、入职日期、联系方式等基本信息。2.辞退原因及依据。3.辞退生效日期。（二）离职面谈公司发出辞退通知后，应在[X]个工作日内与员工进行离职面谈。离职面谈应重点向员工说明辞退原因及依据，听取员工的意见和申诉，并告知员工相关权益和义务。（三）工作交接辞退员工的工作交接要求与辞职员工相同，应按照本制度第三章第三节的规定进行工作交接。（四）物品归还辞退员工的物品归还要求与辞职员工相同，应按照本制度第三章第四节的规定归还公司配备的物品。（五）财务结算1.财务部门应在辞退员工工作交接完成后[X]个工作日内对其工资、奖金、福利、借款等进行结算。2.辞退员工应在规定时间内到财务部门办理财务结算手续。财务结算手续包括但不限于工资核算、奖金发放、福利清算、借款归还等。3.如辞退员工存在未结清的借款、罚款等情况，财务部门应在结算时予以扣除。（六）离职手续审批1.辞退员工完成工作交接、物品归还、财务结算等手续后，应将辞退通知及相关材料提交至人力资源部门进行离职手续审批。2.人力资源部门应在收到辞退通知及相关材料后[X]个工作日内完成审批。审批通过后，人力资源部门为辞退员工出具离职证明。3.如辞退员工对辞退决定有异议，可在收到辞退通知后[X]个工作日内提出申诉。公司应在收到申诉后[X]个工作日内进行调查处理，并将处理结果通知员工。五、合同期满终止手续办理（一）合同期满通知劳动合同期满前[X]天，公司人力资源部门应向员工发出合同期满通知，告知员工劳动合同即将到期，并询问员工是否愿意续签劳动合同。（二）续签意向沟通1.如员工愿意续签劳动合同，人力资源部门应与员工进行续签意向沟通，协商续签劳动合同的相关条款，如工作岗位、薪酬待遇、工作地点、工作时间等。2.如员工不愿意续签劳动合同，应提前[X]天向公司提交书面不续签通知。不续签通知应包括员工姓名、身份证号码、工作岗位、入职日期、劳动合同到期日期、不续签原因等信息。（三）工作交接合同期满终止员工的工作交接要求与辞职员工相同，应按照本制度第三章第三节的规定进行工作交接。（四）物品归还合同期满终止员工的物品归还要求与辞职员工相同，应按照本制度第三章第四节的规定归还公司配备的物品。（五）财务结算1.财务部门应在合同期满终止员工工作交接完成后[X]个工作日内对其工资、奖金、福利、借款等进行结算。2.合同期满终止员工应在规定时间内到财务部门办理财务结算手续。财务结算手续包括但不限于工资核算、奖金发放、福利清算、借款归还等。3.如合同期满终止员工存在未结清的借款、罚款等情况，财务部门应在结算时予以扣除。（六）离职手续审批1.合同期满终止员工完成工作交接、物品归还、财务结算等手续后，应将合同期满通知、不续签通知及相关材料提交至人力资源部门进行离职手续审批。2.人力资源部门应在收到合同期满通知、不续签通知及相关材料后[X]个工作日内完成审批。审批通过后，人力资源部门为合同期满终止员工出具离职证明。六、退休手续办理（一）退休申请员工达到法定退休年龄前[X]个月，应向公司人力资源部门提交退休申请。退休申请应包括员工姓名、身份证号码、工作岗位、入职日期、预计退休日期等信息。（二）退休审核1.人力资源部门收到退休申请后，应在[X]个工作日内对员工的退休资格进行审核。审核内容包括员工的年龄、工作年限、社保缴纳情况等。2.如员工退休资格审核通过，人力资源部门应通知员工办理退休手续，并告知其相关流程和要求。（三）工作交接退休员工的工作交接要求与辞职员工相同，应按照本制度第三章第三节的规定进行工作交接。（四）物品归还退休员工的物品归还要求与辞职员工相同，应按照本制度第三章第四节的规定归还公司配备的物品。（五）财务结算1.财务部门应在退休员工工作交接完成后[X]个工作日内对其工资、奖金、福利、借款等进行结算。2.退休员工应在规定时间内到财务部门办理财务结算手续。财务结算手续包括但不限于工资核算、奖金发放、福利清算、借款归还等。3.如退休员工存在未结清的借款、罚款等情况，财务部门应在结算时予以扣除。（六）退休手续办理1.退休员工完成工作交接、物品归还、财务结算等手续后，应将退休申请及相关材料提交至人力资源部门。2.人力资源部门应在收到退休申请及相关材料后[X]个工作日内，协助退休员工办理退休手续，包括填写退休审批表、提交相关证明材料等。3.退休手续办理完成后，人力资源部门为退休员工出具退休证明，并告知其相关退休待遇和后续事项。七、其他离职手续办理（一）因不可抗力离职因不可抗力因素导致员工无法继续履行劳动合同的，如自然灾害、突发疾病、法律法规变更等，员工应及时通知公司，并提供相关证明材料。公司应根据实际情况，与员工协商办理离职手续。（二）因公司业务调整离职因公司业务调整需要员工离职的，公司应提前[X]天向员工发出书面通知，说明业务调整情况及离职原因，并与员工协商制定离职方案。离职方案应包括工作交接安排、补偿方式、离职手续办理流程等内容。员工应按照离职方案的要求办理离职手续。八、离职手续办理的时间要求（一）一般规定员工应在离职申请获批后[X]个工作日内完成工作交接、物品归还等手续，并到财务部门办理财务结算手续。人力资源部门应在收到员工提交的完整离职手续材料后[X]个工作日内完成离职手续审批，并出具离职证明。（二）特殊情况处理1.如因员工个人原因或不可抗力因素导致无法按时完成工作交接的，应提前向所在部门负责人说明情况，并经批准后适当延长工作交接时间，但最长不得超过[X]个工作日。2.如因公司原因导致离职手续办理延误的，人力资源部门应及时向员工说明情况，并尽快完成离职手续审批和离职证明出具工作。九、离职手续办理的监督与检查（一）监督部门公司人力资源部门负责对员工离职手续办理情况进行监督与检查。（二）检查内容1.工作交接是否完整、准确，交接双方及监交人是否签字确认。2.物品归还是否齐全、完好，物品归还清单是否签字确认。3.财务结算是否准确、及时，是否存在未结清的借款、罚款等情况。4.离职手续审批是否符合规定流程，审批结果是否及时通知员工。（三）检查方式1.定期检查：人力资源部门定期对离职手续办理情况进行抽查，检查比例不低于当月离职员工总数的[X]%。2