规范出行主动报备制度

PAGE规范出行主动报备制度一、总则（一）目的为加强公司/组织人员出行管理，有效防控各类风险，保障公司/组织正常运营秩序，维护全体人员的生命健康安全，特制定本规范出行主动报备制度（以下简称“本制度”）。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工、合作方人员、临时来访人员等所有与公司/组织有业务往来或联系的人员。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保制度的合法性和合规性。2.主动报备原则出行人员应主动、及时向相关部门或负责人报备出行信息，不得隐瞒或迟报。3.全面覆盖原则涵盖各类出行情况，包括因公出差、因私外出、跨地区流动等，确保无遗漏。4.动态管理原则根据实际情况和外部形势变化，适时调整和完善制度内容，确保制度的有效性和适应性。二、报备内容及要求（一）出行时间明确出发时间和预计返回时间，精确到具体日期和时间段。如有行程变更，应及时更新。（二）出行地点详细填写前往的具体城市、地区、场所等信息。对于境外出行，需明确国家、城市及具体活动地点。（三）出行事由区分因公出行和因私出行。因公出行需说明出差任务、会议安排、业务洽谈等具体工作事项；因私出行需简要说明出行目的，如探亲、旅游等。（四）交通方式注明乘坐的交通工具，如飞机、火车、汽车、轮船等，以及航班号、车次、车牌号等具体信息。（五）同行人员列出一同出行的人员姓名、部门、与本人关系等信息。（六）健康状况如实报告出行前本人及同行人员的健康状况，包括是否有发热、咳嗽、乏力等症状，是否接触过确诊或疑似病例等。（七）其他信息如有特殊情况或需要特别说明的事项，应详细阐述，如出行期间的住宿安排、当地的疫情防控政策要求等。（八）报备要求1.出行人员应在出行前[X]个工作日内完成报备，通过指定的报备渠道提交相关信息。2.报备信息应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。如有虚假信息，将按照公司/组织相关规定严肃处理。3.对于多次出行或长期在外的人员，应根据行程变化及时更新报备信息。三、报备流程（一）因公出行报备流程1.出差人员填写《因公出行报备表》，详细填写各项报备内容。2.将报备表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应重点审核出差任务的必要性、行程安排的合理性等。3.部门负责人审核通过后，报分管领导审批。分管领导根据公司/组织整体工作安排和出差事项的重要性进行审批。4.审批通过后，出差人员将报备表交至公司/组织综合管理部门备案。综合管理部门负责汇总和整理因公出行人员信息，建立出行台账。（二）因私出行报备流程1.因私出行人员填写《因私出行报备表》，按照要求填写相关内容。2.将报备表提交至所在部门负责人备案。部门负责人可根据实际情况进行必要的了解和提醒。3.对于涉及请假的因私出行，按照公司/组织请假制度相关流程办理请假手续，同时完成出行报备。（三）临时来访人员报备流程1.接待部门或个人提前了解来访人员的出行信息，包括来访时间、出行地点、事由、交通方式、同行人员等。2.填写《临时来访人员出行报备表》，提交至公司/组织综合管理部门报备。3.综合管理部门审核通过后，将来访人员信息通知相关部门和人员，做好接待准备工作。（四）特殊情况报备流程1.对于紧急出行或突发情况导致无法提前按要求报备的，出行人员应在出发前尽快通过电话、短信等方式向相关负责人说明情况，并在返回后[X]个工作日内补齐报备手续。2.涉及境外疫情高风险地区出行等特殊情况，应严格按照国家和当地政府的疫情防控要求，及时向公司/组织报告，并配合做好相关防控措施。四、信息管理与保密（一）信息管理1.公司/组织综合管理部门负责出行报备信息的收集、整理、归档和保管工作。建立完善的出行信息数据库，确保信息的完整性和可追溯性。2.定期对出行报备信息进行统计分析，为公司/组织决策提供参考依据，如出行趋势分析、风险评估等。（二）保密要求1.所有参与出行报备信息管理的人员应严格遵守保密规定，不得泄露出行人员的个人隐私信息和敏感业务信息。2.出行报备信息仅用于公司/组织内部管理和疫情防控等相关工作，未经授权不得对外披露。五、监督与检查（一）监督机制1.公司/组织设立专门的监督小组，负责对出行报备制度的执行情况进行监督检查。监督小组由综合管理部门、纪检部门等相关人员组成。2.定期对各部门出行报备工作进行抽查，检查报备信息的真实性、完整性和及时性，以及部门负责人的审核把关情况。（二）检查方式1.查阅报备记录，核对出行人员提交的报备表与实际出行情况是否相符。2.与出行人员进行核实，了解其出行报备的过程和相关信息。3.检查部门负责人的审核意见和审批流程是否合规。（三）违规处理1.对于未按规定进行出行报备的人员，首次发现给予警告，并责令其立即补齐报备手续；再次发现将视情节轻重给予相应的纪律处分，如扣发绩效奖金、降职降薪等。2.对于虚报、瞒报、漏报出行信息的人员，按照公司/组织相关规定严肃处理，情节严重的将依法依规追究其责任。3.对在出行报备工作中敷衍塞责、审核把关不严的部门负责人和相关工作人员，进行批评教育，并责令其整改；造成严重后果的，给予相应的纪律处分。六、应急处置（一）疫情防控应急处置1.如出行人员在目的地出现发热、咳嗽等疑似症状或被确诊为新冠肺炎病例，应立即向公司/组织报告，并配合当地疫情防控部门做好隔离、治疗等相关工作。2.公司/组织迅速启动应急响应机制，对与该出行人员有密切接触的人员进行排查和管控，按照疫情防控要求落实核酸检测、隔离观察等措施。3.及时了解出行人员的治疗情况和病情进展，根据实际情况调整公司/组织内部的防控策略和工作安排，确保不发生疫情传播扩散。（二）其他突发事件应急处置1.出行人员在途中遇到自然灾害、交通事故等突发事件，应及时向公司/组织报告事件情况、自身安全状况及预计影响。2.公司/组织根据事件严重程度和实际需求，协调相关资源提供必要的支持和援助，如协助联系家属、提供应急物资等。同时，关注事件发展动态，做好后续工作安排的调整。七、培训与宣传（一）培训计划1.定期组织出行报备制度培训，确保全体人员熟悉制度内容和报备流程。培训对象包括新入职员工、因公出差频繁的员工以及涉及接待临时来访人员的工作人员等。2.根据不同岗位和人员需求，制定有针对性的培训方案，采用集中授课、线上学习、案例分析等多种形式进行培训，提高培训效果。（二）宣传工作1.通过公司/组织内部公告、微信群、电子邮件等多种渠道，广泛宣传出行报备制度的重要性和具体要求，提高全体人员的知晓率和遵守制度的自觉性。2.制作宣传海报、宣传手册等资料，在公司/组织办公区域、会议室等场所张贴和发放，方便人员随