民航会议管理制度规范

PAGE民航会议管理制度规范一、总则（一）目的为了规范民航会议管理，提高会议效率和质量，确保会议决策的科学性、准确性和有效性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类民航相关会议，包括但不限于安全生产会议、运营协调会议、市场分析会议、战略规划会议等。（三）基本原则1.精简高效原则严格控制会议数量、规模和时间，提高会议效率，避免形式主义。2.规范有序原则明确会议组织流程、参会人员职责和会议纪律，确保会议有序进行。3.科学决策原则充分准备会议议题，广泛征求意见，进行深入分析和讨论，为决策提供科学依据。二、会议分类及组织（一）安全生产会议1.定期会议频次：每周[X]次，固定时间为[具体时间]。参会人员：安全管理部门全体人员、各运行保障部门负责人及相关安全岗位人员。会议内容：通报上周安全生产情况，分析安全隐患，研究整改措施，部署本周安全生产工作重点。组织流程：安全管理部门提前收集各部门安全生产情况报告，整理形成会议资料。会议由安全管理部门负责人主持，按照议程依次进行各项内容汇报和讨论。记录员负责记录会议内容，形成会议纪要，会后及时发送给参会人员。2.不定期会议召开时机：当发生重大安全事件、安全形势严峻或需要紧急研究安全问题时召开。参会人员：根据事件涉及范围确定，包括公司高层领导、相关部门负责人及专家等。会议内容：深入分析安全事件原因，制定针对性的解决方案和防范措施，明确责任人和时间节点。组织流程：由安全管理部门或相关部门提出召开会议申请，经公司领导批准后组织。提前准备详细的事件报告和分析资料，供参会人员参考。会议由公司领导主持，充分听取各方意见，形成决策并明确落实要求。会议纪要由安全管理部门负责整理，经领导审核后及时发布并跟踪落实情况。（二）运营协调会议1.定期会议频次：每周[X]次，固定时间为[具体时间]。参会人员：运行控制中心人员、各飞行部门、机务部门、客舱服务部门、地面服务部门等负责人。会议内容：协调航班运行保障工作，沟通航班动态信息，解决运行中出现的问题，优化航班计划。组织流程：运行控制中心提前收集各部门航班运行情况反馈，汇总形成会议资料。会议由运行控制中心负责人主持，各部门依次汇报航班运行情况、存在的问题及需要协调解决的事项。针对问题进行讨论，明确责任部门和解决措施，形成会议决议。记录员记录会议内容，会后及时整理会议纪要，发送给参会人员，并跟踪决议执行情况。2.不定期会议召开时机：当出现航班大面积延误、重要航线调整或运行保障重大协调事项时召开。参会人员：根据具体情况确定，可能包括公司高层领导、相关部门负责人及外部合作单位代表等。会议内容：全面协调解决航班运行中的复杂问题，制定应急处置方案，确保航班运行顺畅。组织流程：由运行控制中心或相关部门提出会议申请，经公司领导批准后组织。提前准备详细的运行情况分析报告和相关数据资料，供参会人员了解情况。会议由公司领导或指定人员主持，各方充分沟通协商，形成统一决策和工作安排。会议纪要由运行控制中心负责整理，经审核后及时传达并监督执行。（三）市场分析会议1.定期会议频次：每月[X]次，固定时间为[具体时间]。参会人员：市场营销部门全体人员、市场调研人员、财务部门相关人员、运营部门负责人等。会议内容：分析民航市场动态、竞争对手情况、旅客需求变化，评估市场趋势，制定营销策略。组织流程：市场营销部门提前收集市场数据、行业报告、竞争对手信息等资料，进行整理分析。会议由市场营销部门负责人主持，各相关人员依次汇报市场分析情况、业务进展及存在的问题。共同讨论市场趋势和应对策略，结合公司实际情况制定市场营销计划。记录员记录会议内容，会后形成会议纪要，发送给参会人员，并跟踪营销策略执行效果。2.不定期会议召开时机：当市场出现重大变化（如政策调整、新竞争对手进入、市场需求突变等）时召开。参会人员：根据市场变化涉及范围确定，可能包括公司高层领导、市场营销专家、行业分析师等。会议内容：深入研究市场变化对公司的影响，调整营销策略，制定应对方案。组织流程：由市场营销部门提出会议申请，经公司领导批准后组织。提前准备充分的市场变化情况分析报告和相关研究资料，供参会人员参考。会议由公司领导或相关负责人主持，广泛听取意见，形成针对性的市场应对策略和决策。会议纪要由市场营销部门负责整理，经审核后及时传达并监督执行。（四）战略规划会议1.定期会议频次：每年[X]次，根据公司战略规划周期安排时间。参会人员：公司高层领导、各部门负责人、战略规划部门人员等。会议内容：回顾公司战略执行情况，分析内外部环境变化，制定公司未来发展战略和目标，明确战略重点和实施路径。组织流程：战略规划部门提前收集公司运营数据、市场环境信息、行业发展趋势等资料，进行综合分析。会议由公司高层领导主持，各部门负责人汇报本部门战略执行情况及对公司战略的建议。战略规划部门汇报战略规划草案，进行详细解读和分析。参会人员共同讨论，对战略规划进行修订和完善，形成公司正式的战略规划文件。记录员记录会议内容，会后整理会议纪要，发送给参会人员，并跟踪战略规划实施情况。2.不定期会议召开时机：当公司面临重大战略转型、市场环境发生颠覆性变化或需要对战略规划进行重大调整时召开。参会人员：与定期会议参会人员类似，但可能根据具体情况邀请外部专家参与。会议内容：全面评估公司战略现状，重新审视战略方向，制定新的战略规划或对现有战略进行重大调整。组织流程：由公司高层领导或战略规划部门提出会议申请，经批准后组织。提前准备详细的内外部环境分析报告、战略评估报告等资料，供参会人员研究。通过专家咨询、头脑风暴等方式，广泛征求意见，形成新的战略思路和规划框架。会议由公司领导主持，确定最终的战略规划方案，并明确实施步骤和责任分工。会议纪要由战略规划部门负责整理，经审核后及时发布并监督战略实施过程。三、会议准备（一）议题确定1.各部门根据工作需要和公司整体安排，提前向会议组织部门提交会议议题申请。2.会议组织部门对议题进行汇总、筛选和审核，确保议题具有针对性、重要性和时效性。3.对于涉及多个部门的议题，提前进行沟通协调，明确议题的核心内容和讨论重点。（二）资料准备1.根据会议议题，相关部门负责准备详细的资料，包括但不限于工作汇报、数据分析、案例研究、政策法规文件等。2.资料应真实、准确、完整，数据和信息要经过核实和分析，能够为会议讨论提供充分的依据。3.提前将资料整理成册或制作电子文档，按照会议要求的份数和格式准备好，在会议前分发给参会人员。（三）会议通知1.会议组织部门根据会议安排，提前[X]天向参会人员发送会议通知。2.会议通知应明确会议的时间、地点、议题、参会人员、会议要求等信息。3.对于重要会议，可采用多种通知方式（如邮件、短信、电话等）进行确认，确保参会人员收到通知并知晓会议相关信息。（四）场地安排1.根据会议规模和性质，选择合适的会议场地。2.确保会议场地设施齐全、环境舒适，能够满足会议的各项需求，如音响设备、投影仪、麦克风、桌椅摆放等。3.提前对会议场地进行检查和布置，保证会议能够顺利进行。四、会议组织与实施（一）会议签到1.在会议开始前[X]分钟，安排专人负责会议签到工作。2.参会人员应按时签到，签到表应记录参会人员姓名、部门、职务等信息。3.对于未按时签到的人员，及时进行联系和提醒，确保参会人员按时参加会议。（二）会议主持1.会议主持人应具备良好的组织协调能力和沟通能力，熟悉会议议题和参会人员情况。2.主持人负责宣布会议开始，介绍会议目的、议程和参会人员，引导会议按照预定流程进行。3.在会议过程中，主持人要把控会议节奏，鼓励参会人员充分发表意见，避免出现跑题、争论不休等情况。对于偏离主题的发言，及时进行引导和纠正。4.主持人要对会议讨论的重点问题进行总结和归纳，确保会议形成明确的结论和决议。（三）会议发言1.参会人员应围绕会议议题，积极发言，表达自己的观点和意见。2.发言要简洁明了、重点突出，避免冗长和无关的叙述。在发言前，可简要介绍发言的主要内容和观点。3.尊重他人的发言权利，认真倾听他人意见，不得打断他人发言。如有不同意见，应在他人发言结束后，礼貌地进行回应和讨论。4.对于重要发言，可提前准备好发言稿，确保发言内容准确、有条理。（四）会议记录1.安排专业的记录员负责会议记录工作。记录员应熟悉会议内容和流程，具备良好的文字记录能力。2.会议记录应准确、完整地记录会议讨论的内容、发言要点、形成的决议等信息。3.记录方式可采用手写记录或电子记录，记录完成后应及时进行整理和核对，确保记录内容准确无误。4.会议记录应在会议结束后[X]个工作日内整理形成会议纪要，并发送给参会人员。（五）会议讨论与决策1.会议主持人引导参会人员对议题进行充分讨论，鼓励不同观点的碰撞和交流。2.在讨论过程中，要注重事实依据和数据支持，对各种观点进行客观分析和评估。3.根据讨论情况，主持人组织参会人员进行决策，决策方式可采用投票表决、举手表决、协商一致等方式。4.对于重大决策事项，应进行充分的论证和风险评估，确保决策的科学性和可行性。五、会议纪要与决议执行（一）会议纪要1.会议纪要应准确概括会议主要内容、讨论要点、形成的决议和工作要求等。2.会议纪要的格式应规范统一，包括标题、文号、日期、参会人员、会议内容、决议事项、责任部门和责任人及完成时间等要素。3.会议纪要语言要简洁明了、逻辑清晰，避免使用模糊或歧义性的表述。4.会议纪要经会议主持人审核后，及时发送给参会人员，并在公司内部进行存档。（二）决议执行1.会议决议明确了责任部门和责任人，各责任部门和责任人应按照决议要求认真组织实施。2.责任部门应制定具体的执行计划，明确工作步骤、时间节点和质量标准，确保决议能够得到有效落实。3.在决议执行过程中，责任部门应及时向会议组织部门反馈执行情况，对于执行过程中出现的问题或困难，及时提出解决方案，共同协商解决。4.会议组织部门负责对决议执行情况进行跟踪和监督，定期检查执行进度和效果，对执行不力的部门进行督促和问责。六、会议纪律与保密（一）会议纪律1.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退或无故缺席。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议组织部门请假。2.会议期间，参会人员应将手机调至静音或关机状态，不得在会议室内接听电话或处理与会议无关的事务。3.保持会议室内安静，不得随意走动、交头接耳或大声喧哗，尊重他人的发言和讨论。4.严格遵守会议议程和时间安排，不得擅自更改会议内容或延长会议时间。（二）保密规定1.对于会议中涉及的公司机密信息、商业秘密、敏感数据等，参